Fra e-conomic til Business Central

Når en virksomhed vokser fra e-conomic, er det typisk fordi lager, projekter, flere selskaber eller integrationer kræver mere. Flytningen er dog ikke et knapt tryk. Du skal beslutte, hvad der flyttes, hvordan kontoplanen bruges, og hvordan åbne poster kommer korrekt med. Artiklen gennemgår de vigtigste valg og peger på, hvad du selv skal tjekke hos Microsoft. Du får også en kort liste over spørgsmål til dit eget projekt.

Værktøj og hvad der bør flyttes

Business Central har en guide til dataoverførsel, som kan hente stamdata fra Excel og fra enkelte kildesystemer. Microsoft Learn nævner blandt andet udvidelser til QuickBooks og det danske C5. Jeg kunne ikke bekræfte på Microsoft Learn, at der findes en officiel udvidelse til e-conomic. Tjek selv guiden for dataoverførsel i Business Central og AppSource, og spørg jeres leverandør, før I regner med et færdigt værktøj.

Uden værktøj er den almindelige vej en eksport fra e-conomic til Excel eller CSV, som derefter indlæses i Business Central.

Tænk i tre lag. Stamdata er kunder, leverandører, varer og kontoplan. Åbningstal er saldi på finanskonti, åbne debitor- og kreditorposter og lagerbeholdning. Historik er tidligere års poster.

Stamdata flyttes altid, efter oprydning.
Åbningstal flyttes pr. skæringsdato.
Historik kan ofte blive i e-conomic som skrivebeskyttet arkiv, hvis I beholder adgang efter bogføringslovens krav til opbevaring. Tjek de aktuelle regler hos Erhvervsstyrelsen.

Kontoplanen

e-conomic-kontoplanen kan ikke altid overtages uændret. Business Central bygger på finanskonti og dimensioner, så afdeling, projekt og lignende kan ligge som dimensioner i stedet for som mange næsten ens konti. Brug flytningen til at gøre kontoplanen kortere.

Lav en oversættelsestabel mellem gamle og nye kontonumre. Den skal bruges til åbningsbalancen, til budgetter og til sammenligning med sidste år i rapporter.

Åbne poster, skæringsdato og bank

Vælg en skæringsdato, helst ved en månedsafslutning. På den dato skal summen af de indlæste åbne debitorposter passe til debitorsaldoen på finans, og det samme gælder kreditorer. Afstem før og efter indlæsning.

Husk valuta, forfaldsdato og eventuelle betalingsaftaler på hver post, så rykkere og betalingsforslag virker fra første dag.

Opsæt momsgrupper og bogføringsgrupper, før du indlæser poster. Gennemgå bankforbindelser, betalingsformater og eventuelle integrationer til webshop eller lønsystem. Hver integration er et lille projekt for sig.

Træn brugerne i sandbox, inden I går live.

Eksport og import i praksis

Eksportér kunder, leverandører, varer og kontoplan fra e-conomic til Excel. Ret data i regnearket, og tilføj de kolonner, Business Central kræver, for eksempel bogføringsgrupper og betalingsbetingelser. Importér derefter via guiden eller en konfigurationspakke og start i et sandbox-firma.

Kontrollér altid en stikprøve manuelt. Åbn ti kunder og ti varer, og sammenlign felt for felt med e-conomic, før du indlæser resten.

Forskelle og spørgsmål til dit projekt

I e-conomic bogfører mange direkte på konti og kladder med få felter. I Business Central er der flere obligatoriske grupper og opsætninger, som sikrer, at bogføring går på de rigtige konti. Det giver mere kontrol, men også mere at lære.

Sæt tid af til at træne bogholderen i kladder, udligning af poster og bankafstemning, da det er de områder, hvor arbejdsgangen ændrer sig mest.

Brug disse spørgsmål som udgangspunkt for en intern kickoff.

Hvilke år skal ligge i Business Central, og hvilke kan blive i e-conomic?
Hvilke integrationer og eksterne tjenester hænger på e-conomic i dag?
Hvem afstemmer tal på dagen, og hvem godkender?
Hvilken dato er skæringsdato, og hvornår er den sidste e-conomic-bogføring?

Næste skridt

Addverk er et nyt Business Central-hus og tilbyder implementering til åbne, faste priser. Se vores implementeringsydelse, hvis I vil have hjælp til at planlægge flytningen.