Von e-conomic zu Business Central

Wenn ein Unternehmen aus e-conomic herauswächst, liegt das typischerweise daran, dass Lager, Projekte, mehrere Gesellschaften oder Schnittstellen mehr verlangen. Der Wechsel ist aber kein Knopfdruck. Sie müssen entscheiden, was übertragen wird, wie der Kontenplan genutzt wird und wie offene Posten korrekt mitkommen. Der Artikel geht die wichtigsten Entscheidungen durch und zeigt, was Sie selbst bei Microsoft prüfen sollten. Sie erhalten außerdem eine kurze Liste mit Fragen für Ihr eigenes Projekt.

Werkzeug und was übertragen werden sollte

Business Central hat einen Assistenten für die Datenübernahme, der Stammdaten aus Excel und aus einzelnen Quellsystemen laden kann. Microsoft Learn nennt unter anderem Erweiterungen für QuickBooks und das dänische C5. Ich konnte auf Microsoft Learn nicht bestätigen, dass es eine offizielle Erweiterung für e-conomic gibt. Prüfen Sie den Assistenten für die Datenübernahme in Business Central und AppSource selbst und fragen Sie Ihren Anbieter, bevor Sie mit einem fertigen Werkzeug rechnen.

Ohne Werkzeug besteht der übliche Weg in einem Export aus e-conomic nach Excel oder CSV, der anschließend in Business Central eingelesen wird.

Denken Sie in drei Schichten. Stammdaten sind Debitoren, Kreditoren, Artikel und Kontenplan. Eröffnungszahlen sind Salden auf Sachkonten, offene Debitoren- und Kreditorenposten und der Lagerbestand. Historie sind die Posten früherer Jahre.

Stammdaten werden immer übertragen, nach der Bereinigung.
Eröffnungszahlen werden zum Stichtag übertragen.
Die Historie kann oft als schreibgeschütztes Archiv in e-conomic bleiben, sofern Sie den Zugriff entsprechend den für Sie geltenden Aufbewahrungsvorschriften behalten. Prüfen Sie die aktuellen Regeln Ihrer örtlichen Behörde oder Ihres Beraters.

Der Kontenplan

Der Kontenplan aus e-conomic lässt sich nicht immer unverändert übernehmen. Business Central baut auf Sachkonten und Dimensionen auf, sodass Abteilung, Projekt und Ähnliches als Dimensionen geführt werden können statt als viele fast gleiche Konten. Nutzen Sie den Wechsel, um den Kontenplan zu verkürzen.

Erstellen Sie eine Übersetzungstabelle zwischen alten und neuen Kontonummern. Sie wird für die Eröffnungsbilanz, für Budgets und für den Vorjahresvergleich in Berichten gebraucht.

Offene Posten, Stichtag und Bank

Wählen Sie einen Stichtag, am besten bei einem Monatsabschluss. An diesem Datum muss die Summe der eingelesenen offenen Debitorenposten zum Debitorensaldo in der Finanzbuchhaltung passen, und dasselbe gilt für Kreditoren. Stimmen Sie vor und nach dem Einlesen ab.

Denken Sie an Währung, Fälligkeitsdatum und eventuelle Zahlungsvereinbarungen auf jedem Posten, damit Mahnungen und Zahlungsvorschläge vom ersten Tag an funktionieren.

Richten Sie Umsatzsteuergruppen und Buchungsgruppen ein, bevor Sie Posten einlesen. Prüfen Sie Bankverbindungen, Zahlungsformate und eventuelle Schnittstellen zu Webshop oder Lohnsystem. Jede Schnittstelle ist ein kleines Projekt für sich.

Schulen Sie die Benutzer in der Sandbox, bevor Sie live gehen.

Export und Import in der Praxis

Exportieren Sie Debitoren, Kreditoren, Artikel und Kontenplan aus e-conomic nach Excel. Korrigieren Sie die Daten in der Tabelle und ergänzen Sie die Spalten, die Business Central verlangt, zum Beispiel Buchungsgruppen und Zahlungsbedingungen. Importieren Sie anschließend über den Assistenten oder ein Konfigurationspaket und beginnen Sie in einem Sandbox-Mandanten.

Kontrollieren Sie immer eine Stichprobe manuell. Öffnen Sie zehn Debitoren und zehn Artikel und vergleichen Sie Feld für Feld mit e-conomic, bevor Sie den Rest einlesen.

Unterschiede und Fragen für Ihr Projekt

In e-conomic buchen viele direkt auf Konten und in Journalen mit wenigen Feldern. In Business Central gibt es mehr obligatorische Gruppen und Einrichtungen, die sicherstellen, dass die Buchung auf den richtigen Konten landet. Das bringt mehr Kontrolle, aber auch mehr zu lernen.

Planen Sie Zeit ein, um die Buchhaltung in Buch.-Blättern, Posten-Ausgleich und Bankabstimmung zu schulen, denn in diesen Bereichen ändert sich der Arbeitsablauf am meisten.

Nutzen Sie diese Fragen als Ausgangspunkt für einen internen Kickoff.

Welche Jahre sollen in Business Central liegen, und welche können in e-conomic bleiben?
Welche Schnittstellen und externen Dienste hängen heute an e-conomic?
Wer stimmt die Zahlen am Stichtag ab, und wer genehmigt?
Welches Datum ist der Stichtag, und wann ist die letzte Buchung in e-conomic?

Nächste Schritte

Wenn Sie Hilfe bei der Planung des Wechsels möchten, schreiben Sie uns.