Dimensioner på lagerställen och överföringar

Många vill se lagret uppdelat efter avdelning eller projekt, och då är lagerstället den givna platsen för en dimension. Verkligheten i BC är nyanserad: dimensioner kan ärvas från lagerstället, men en överföring har två lagerställen och därför uppstår frågan vilken dimension som gäller. Artikeln förklarar standardens regler. Det är ett område där små val ger stora skillnader.

Standarddimensioner på lagerstället

Enligt Microsoft Learn kan man skapa standarddimensioner på lagerställekortet via åtgärden Dimensions. Man kan också kräva att dimensioner är ifyllda innan man bokför. När man väljer lagerstället på en rad i en Transfer Order kopieras lagerställets standarddimensioner till dokumentet.

Samma sak gäller lagerdokument och journaler. Det stämmer alltså inte att ett lagerställe helt saknar dimensioner.

Ordningen på Transfer Order

En Transfer Order berör flera lagerställen: Transfer-from, Transfer-to och In-Transit. Learn skriver att ordningen du anger data i är viktig. Standarddimensioner kopieras från det sista lagerställefältet du fyller i, och In-Transit ignoreras.

Det är en praktisk detalj med stora konsekvenser. Fyller du först i Transfer-to och därefter Transfer-from får dokumentet Transfer-from-lagerställets dimension. Fyller du i dem i omvänd ordning får det Transfer-to-lagerställets. Det kan vara svårt att upptäcka och blir bara synligt om man kontrollerar dimensionerna efteråt.

Vad dokumentationen inte säger

Vi har inte kunnat bekräfta att en Transfer Order kan bära två uppsättningar dimensioner, en från avsändaren och en från mottagaren, som bokförs var för sig. Transfer Order-huvudet har genvägsdimensioner, som är de två globala dimensionerna, men det är en uppsättning för dokumentet.

Idéerna hos Microsoft är äldre än funktionen med standarddimensioner på lagerställen. Det är därför möjligt att en del av önskemålet redan är uppfyllt. Vilken del som saknas har vi inte kunnat avgöra utifrån dokumentationen.

Så använder ni det i praktiken

Sätt en standarddimension på varje lagerställe om lagerstället motsvarar en avdelning eller ett projekt.
Kom överens om en fast ordning när ni skapar överföringar, till exempel alltid Transfer-from först.
Kräv dimensioner vid bokföring så att en tom dimension stoppas.
Kontrollera en provöverföring: titta på dimensionerna på artikelposterna för både avgång och ankomst.
Använd Reclassification Journal om dimensionen på artikelposterna ska rättas. Learn nämner dimensioner som typiska saker man omklassificerar.

När två dimensioner behövs

Om ekonomin ska visa kostnader per avdelning även vid flyttar mellan avdelningar kan en lösning vara att flytta via ett mellanliggande lagerställe. Det är en omväg och måste stämmas av med revisorn och med er kontoplan. Fråga er partner innan ni ändrar uppsättningen.

Varför det spelar roll i bokföringen

Dimensioner på lagerställen används för att se lagervärde, förbrukning och avvikelser per avdelning eller projekt. Om dimensionen är fel eller tom på en överföring hamnar kostnaden på fel ställe och rapporterna för en avdelning stämmer inte. Felet är svårt att se eftersom varje enskild post ser rätt ut. Det upptäcks först när man jämför avdelningens siffror med det man väntade sig. En enda kontroll efter månaden, där man filtrerar på transaktioner av typen överföring, kan avslöja mönstret.

Så testar ni uppsättningen

Skapa en provöverföring mellan två lagerställen med olika standarddimensioner. Gör det två gånger med omvänd ordning på lagerställefälten. Titta på dimensionerna i dokumentets huvud och rader och bokför i en testmiljö. Slå därefter upp artikelposterna och se vilken dimension avgångs- och ankomstposten fick. Resultatet visar om er uppsättning beter sig som ni väntar er.

Idén på vår lista

Idén Location Dimensions samlar önskemål om dimension på lagerställe och från/till-dimension på överföringar. Den ena av idéerna hos Microsoft har 127 röster. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.