Dimensioner på lokationer og overflytninger

Mange vil gerne se lageret opdelt efter afdeling eller projekt, og så er lokationen det oplagte sted at sætte en dimension. Virkeligheden i BC er nuanceret: Dimensioner kan arves fra lokationen, men en overflytning har to lokationer, og derfor opstår der spørgsmål om, hvilken dimension der gælder. Artiklen forklarer standardens regler. Det er et område, hvor små valg giver store forskelle.

Standarddimensioner på lokationen

Ifølge Microsoft Learn kan man oprette standarddimensioner på lokationskortet via handlingen Dimensioner. Man kan også kræve, at dimensioner er udfyldt, før man bogfører. Når man vælger lokationen på en linje i en overflytningsordre, kopieres lokationens standarddimensioner til dokumentet.

Det samme gælder lagerdokumenter og kladder. Det er altså ikke rigtigt, at en lokation helt mangler dimensioner.

Rækkefølgen på overflytningsordrer

En overflytningsordre berører flere lokationer: fra-lokation, til-lokation og transitlokation. Learn skriver, at rækkefølgen, du indtaster data i, er vigtig. Standarddimensioner kopieres fra det sidste lokationsfelt, du udfylder, og transitlokationen ignoreres.

Det er en praktisk detalje med store konsekvenser. Udfylder du først til-lokationen og bagefter fra-lokationen, får dokumentet fra-lokationens dimension. Udfylder du dem i den modsatte rækkefølge, får det til-lokationens. Det kan være svært at opdage, og det bliver kun synligt, hvis man tjekker dimensionerne bagefter.

Hvad dokumentationen ikke fortæller

Vi har ikke kunnet bekræfte, at en overflytningsordre kan bære to sæt dimensioner, én fra afsender og én fra modtager, som poster hver for sig. Overflytningshovedet har genvejsdimensioner, som er de to globale dimensioner, men det er ét sæt for dokumentet.

Idéerne hos Microsoft er ældre end funktionen med standarddimensioner på lokationer. Det er derfor muligt, at en del af ønsket er opfyldt. Hvilken del der mangler, har vi ikke kunnet afgøre ud fra dokumentationen.

Sådan bruger I det i praksis

Sæt standarddimension på hver lokation, hvis lokationen svarer til en afdeling eller et projekt.
Aftal en fast rækkefølge ved oprettelse af overflytninger, fx altid fra-lokation først.
Kræv dimensioner ved bogføring, så en tom dimension stoppes.
Tjek en prøveoverflytning: Se på dimensionerne på varepostene for både afgang og ankomst.
Brug omklassificeringskladden, hvis dimensionen på varepostene skal rettes. Learn nævner dimensioner som typisk ting, man omklassificerer.

Når to dimensioner er nødvendige

Hvis regnskabet skal vise omkostninger pr. afdeling også ved flytninger mellem afdelinger, kan en løsning være at flytte via en mellemliggende lokation. Det er en omvej og skal afstemmes med revisor og med jeres kontoplan. Spørg jeres partner, før I ændrer opsætning.

Hvorfor det betyder noget i regnskabet

Dimensioner på lokationer bruges til at se lagerværdi, forbrug og afvigelser pr. afdeling eller projekt. Hvis dimensionen er forkert eller tom på en overflytning, havner omkostningen et forkert sted, og rapporterne for en afdeling stemmer ikke. Fejlen er svær at se, fordi hver enkelt post ser rigtig ud. Den opdages først, når man sammenligner afdelingens tal med forventningen. En enkelt kontrol efter måneden, hvor man filtrerer på transaktioner af typen overflytning, kan afsløre mønstret.

Sådan tester I opsætningen

Opret en prøveoverflytning mellem to lokationer med forskellige standarddimensioner. Gør det to gange med den modsatte rækkefølge på lokationsfelterne. Se på dimensionerne i dokumentets header og linjer, og bogfør i et testmiljø. Slå derefter op i varepostene og se, hvilken dimension afgangs- og ankomstposten fik. Resultatet fortæller, om jeres opsætning opfører sig, som I forventer.

Idéen på vores liste

Idéen Location Dimensions samler ønsker om dimension på lokation og til/fra-dimension på overflytninger. Den ene af idéerne hos Microsoft har 127 stemmer. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.