Dimensjoner på lokasjoner og overføringer

Mange vil gjerne se lageret delt opp etter avdeling eller prosjekt, og da er lokasjonen det naturlige stedet å sette en dimensjon. Virkeligheten i BC er nyansert: dimensjoner kan arves fra lokasjonen, men en overføring har to lokasjoner, og da oppstår spørsmålet om hvilken dimensjon som gjelder. Artikkelen forklarer reglene i standard. Det er et område der små valg gir store forskjeller.

Standarddimensjoner på lokasjonen

Ifølge Microsoft Learn kan man opprette standarddimensjoner på lokasjonskortet via handlingen Dimensions. Man kan også kreve at dimensjoner er utfylt før man bokfører. Når man velger lokasjonen på en linje i en overføringsordre, kopieres lokasjonens standarddimensjoner til dokumentet.

Det samme gjelder lagerdokumenter og journaler. Det stemmer altså ikke at en lokasjon helt mangler dimensjoner.

Rekkefølgen på overføringsordrer

En overføringsordre berører flere lokasjoner: fra-lokasjon, til-lokasjon og transittlokasjon. Learn skriver at rekkefølgen du legger inn data i, er viktig. Standarddimensjoner kopieres fra det siste lokasjonsfeltet du fyller ut, og transittlokasjonen ignoreres.

Det er en praktisk detalj med store konsekvenser. Fyller du først ut til-lokasjonen og deretter fra-lokasjonen, får dokumentet fra-lokasjonens dimensjon. Fyller du dem ut i motsatt rekkefølge, får det til-lokasjonens. Det kan være vanskelig å oppdage, og det blir bare synlig hvis man sjekker dimensjonene etterpå.

Hva dokumentasjonen ikke forteller

Vi har ikke kunnet bekrefte at en overføringsordre kan bære to sett med dimensjoner, ett fra avsender og ett fra mottaker, som bokfører hver for seg. Overføringshodet har snarveisdimensjoner, som er de to globale dimensjonene, men det er ett sett for dokumentet.

Ideene hos Microsoft er eldre enn funksjonen med standarddimensjoner på lokasjoner. Det er derfor mulig at en del av ønsket er oppfylt. Hvilken del som mangler, har vi ikke kunnet avgjøre ut fra dokumentasjonen.

Slik bruker dere det i praksis

Sett standarddimensjon på hver lokasjon hvis lokasjonen tilsvarer en avdeling eller et prosjekt.
Avtal en fast rekkefølge ved opprettelse av overføringer, for eksempel alltid fra-lokasjon først.
Krev dimensjoner ved bokføring, slik at en tom dimensjon stoppes.
Sjekk en prøveoverføring: se på dimensjonene på varepostene for både avgang og ankomst.
Bruk Reclassification Journal hvis dimensjonen på varepostene skal rettes. Learn nevner dimensjoner som typiske ting man omklassifiserer.

Når to dimensjoner er nødvendige

Hvis regnskapet skal vise kostnader per avdeling også ved flyttinger mellom avdelinger, kan en løsning være å flytte via en mellomliggende lokasjon. Det er en omvei og må avstemmes med revisor og med kontoplanen deres. Spør partneren deres før dere endrer oppsettet.

Hvorfor det betyr noe i regnskapet

Dimensjoner på lokasjoner brukes til å se lagerverdi, forbruk og avvik per avdeling eller prosjekt. Hvis dimensjonen er feil eller tom på en overføring, havner kostnaden på feil sted, og rapportene for en avdeling stemmer ikke. Feilen er vanskelig å se, fordi hver enkelt post ser riktig ut. Den oppdages først når man sammenligner avdelingens tall med forventningen. En enkelt kontroll etter måneden, der man filtrerer på transaksjoner av typen overføring, kan avsløre mønsteret.

Slik tester dere oppsettet

Opprett en prøveoverføring mellom to lokasjoner med ulike standarddimensjoner. Gjør det to ganger med motsatt rekkefølge på lokasjonsfeltene. Se på dimensjonene i dokumentets hode og linjer, og bokfør i et testmiljø. Slå deretter opp i varepostene og se hvilken dimensjon avgangsposten og ankomstposten fikk. Resultatet forteller om oppsettet deres oppfører seg slik dere forventer.

Ideen på listen vår

Ideen Location Dimensions samler ønsker om dimensjon på lokasjon og fra/til-dimensjon på overføringer. Den ene av ideene hos Microsoft har 127 stemmer. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.