Dimensies op locaties en verplaatsingen

Veel bedrijven willen het magazijn opgedeeld zien per afdeling of project, en dan is de locatie de voor de hand liggende plek om een dimensie in te stellen. De werkelijkheid in BC is genuanceerd: dimensies kunnen worden overgenomen van de locatie, maar een verplaatsing heeft twee locaties, en daardoor ontstaat de vraag welke dimensie geldt. Dit artikel legt de regels van standaard uit. Het is een gebied waar kleine keuzes grote verschillen geven.

Standaarddimensies op de locatie

Volgens Microsoft Learn kunt u standaarddimensies aanmaken op de locatiekaart via de actie Dimensions. U kunt ook eisen dat dimensies zijn ingevuld voordat u boekt. Wanneer u de locatie kiest op een regel in een transferorder, worden de standaarddimensies van de locatie naar het document gekopieerd.

Hetzelfde geldt voor magazijndocumenten en journalen. Het klopt dus niet dat een locatie helemaal geen dimensies heeft.

De volgorde bij transferorders

Een transferorder raakt meerdere locaties: de van-locatie, de naar-locatie en de transitlocatie. Learn schrijft dat de volgorde waarin u gegevens invoert belangrijk is. Standaarddimensies worden gekopieerd van het laatste locatieveld dat u invult, en de transitlocatie wordt genegeerd.

Dat is een praktisch detail met grote gevolgen. Vult u eerst de naar-locatie in en daarna de van-locatie, dan krijgt het document de dimensie van de van-locatie. Vult u ze in de omgekeerde volgorde in, dan krijgt het die van de naar-locatie. Dat kan lastig te ontdekken zijn en wordt pas zichtbaar als u de dimensies achteraf controleert.

Wat de documentatie niet vertelt

Wij hebben niet kunnen bevestigen dat een transferorder twee sets dimensies kan dragen, één van de afzender en één van de ontvanger, die elk afzonderlijk boeken. De transferkop heeft shortcutdimensies, dat zijn de twee globale dimensies, maar dat is één set voor het document.

De ideeën bij Microsoft zijn ouder dan de functie met standaarddimensies op locaties. Het is dus mogelijk dat een deel van de wens al is vervuld. Welk deel er nog ontbreekt, hebben we op basis van de documentatie niet kunnen vaststellen.

Zo gebruikt u het in de praktijk

Stel een standaarddimensie in op elke locatie als de locatie overeenkomt met een afdeling of project.
Spreek een vaste volgorde af bij het aanmaken van verplaatsingen, bijvoorbeeld altijd eerst de van-locatie.
Eis dimensies bij het boeken, zodat een lege dimensie wordt tegengehouden.
Controleer een proefverplaatsing: kijk naar de dimensies op de artikelposten voor zowel vertrek als aankomst.
Gebruik het Reclassification Journal als de dimensie op de artikelposten moet worden gecorrigeerd. Learn noemt dimensies als typische dingen die u herclassificeert.

Wanneer twee dimensies nodig zijn

Als de administratie kosten per afdeling moet tonen, ook bij verplaatsingen tussen afdelingen, kan een oplossing zijn om te verplaatsen via een tussenliggende locatie. Dat is een omweg en moet worden afgestemd met de accountant en met uw rekeningschema. Vraag uw partner voordat u de inrichting wijzigt.

Waarom het ertoe doet in de administratie

Dimensies op locaties worden gebruikt om voorraadwaarde, verbruik en afwijkingen per afdeling of project te zien. Als de dimensie onjuist of leeg is op een verplaatsing, belandt de kost op de verkeerde plek en kloppen de rapporten voor een afdeling niet. De fout is moeilijk te zien, omdat elke afzonderlijke post er goed uitziet. Hij wordt pas ontdekt wanneer u de cijfers van de afdeling met de verwachting vergelijkt. Eén controle na de maand, waarbij u filtert op transacties van het type verplaatsing, kan het patroon blootleggen.

Zo test u de inrichting

Maak een proefverplaatsing tussen twee locaties met verschillende standaarddimensies. Doe het twee keer met de omgekeerde volgorde van de locatievelden. Bekijk de dimensies in de kop en op de regels van het document en boek in een testomgeving. Zoek daarna de artikelposten op en kijk welke dimensie de vertrekpost en de aankomstpost kregen. Het resultaat vertelt of uw inrichting zich gedraagt zoals u verwacht.

Het idee op onze lijst

Het idee Location Dimensions bundelt wensen over een dimensie op de locatie en van/naar-dimensies op verplaatsingen. Een van de ideeën bij Microsoft heeft 127 stemmen. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.