Dimensioner i vardagen: standardvärden och regler

Dimensioner låter dig analysera poster efter avdelning, projekt eller plats utan att göra kontoplanen oöverskådlig. Vardagens problem är att folk glömmer att fylla i dem. Business Central kan fylla i dem automatiskt och kräva dem. Här är standarddimensioner, obligatorisk kod, prioriteter och kombinationsregler, och vad du bör överväga innan du ändrar globala dimensioner. Det gäller både nya och befintliga uppsättningar. Här är de funktioner du behöver känna till.

Standarddimensioner

Du kan koppla en standarddimension till ett konto, till exempel en kund, leverantör, artikel eller ett finanskonto. Värdet kopieras till journalen eller dokumentet när du väljer kontot, och användaren kan ändra det. På sidan Dimensions använder du Account Type Default Dim för att sätta en standard för en hel kontotyp. Ett enskilt konto kan ha ett annat värde, som då ersätter typens standard.

Det är mest effektivt att sätta standarder på de stamdata som används mest, typiskt kunder, leverantörer och finanskonton, så att användarna bara behöver rätta undantag.

Obligatorisk kod och andra regler

Fältet Value Posting avgör vad som ska gälla vid bokföring. Vill du kräva en dimension utan att föreslå ett värde, låt Dimension Value Code vara tom och välj Code Mandatory. Du kan också välja Same Code, som bara tillåter det angivna värdet, eller No Code, som inte tillåter något värde.

Var försiktig med konton som ingår i körningarna Adjust Exchange Rates och Post Inventory Cost to G/L. Learn varnar för Code Mandatory och Same Code på dem, eftersom körningarna inte kan använda dimensionskoder.

Använd obligatorisk kod med omtanke. Om varje journal kräver en avdelning väljer användarna den första i listan. Vill du ha tillförlitliga siffror, ge dem en rimlig standard och kräv bara kod på de konton där analysen spelar roll.

Prioriteter

En post kan få olika förslag, till exempel från kunden och från artikeln. På sidan Default Dimension Priorities anger du per källkod vilken källa som vinner. Har två tabeller samma prioritet väljs den med lägst tabell-id.

Learn påpekar att dimensioner i dokumenthuvudet betraktas som att de kommer från kunden eller leverantören. Testa därför uppsättningen och i vilken ordning du matar in data.

Skriv ner prioriteterna, så att nya kollegor kan förstå varför en post fick en viss dimension.

Kombinationer

På sidan Dimension Combinations kan du förhindra motstridiga dimensioner på samma post. Det finns tre val:

Prova kombinationsreglerna med en testbokföring. Spärrar du för mycket stoppas bokföringen på verifikationer som egentligen var i ordning.

No limitation: alla värden är tillåtna.
Limited: bara vissa kombinationer av värden är spärrade, och du anger vilka.
Blocked: de två dimensionerna får inte användas tillsammans.

Globala dimensioner och genvägsdimensioner

På General Ledger Setup kan du ange två globala dimensioner, som kan användas som filter i rapporter och körningar, och upp till åtta genvägsdimensioner, som står som fält på journal- och dokumentrader. Välj noggrant. Learn varnar för att ändring av globala dimensioner med Change Global Dimensions kan vara tidskrävande, påverka prestandan och låsa tabeller, och att du inte kan ta bort en dimension när den har använts på en post.

Genvägsdimensionerna är de som användarna ser i kolumnerna. Välj därför dem som används oftast och låt resten ligga under knappen Dimensions.

Rätta flera konton åt gången och kom överens om ägarskap

Sidan Default Dimensions-Multiple låter dig markera flera konton och sätta dimension, värde och regel på alla på en gång. Konflikter visas som (Conflict). Det är ett snabbt sätt att städa upp i en kontoplan.

Kom överens om vilka dimensioner ekonomi ska använda i rapporter och vem som äger värdelistorna. Vilka krav redovisningen och eventuella bidragsgivare ställer på uppdelning av kostnader kan din revisor hjälpa dig med.