Dimensionen im Alltag: Standardwerte und Regeln

Mit Dimensionen können Sie Posten nach Abteilung, Projekt oder Standort analysieren, ohne den Kontenplan unübersichtlich zu machen. Das Alltagsproblem ist, dass Leute vergessen, sie auszufüllen. Business Central kann sie automatisch ausfüllen und verlangen. Hier finden Sie Standarddimensionen, Pflichtcode, Prioritäten und Kombinationsregeln und was Sie bedenken sollten, bevor Sie globale Dimensionen ändern. Das gilt für neue wie für bestehende Einrichtungen. Hier sind die Funktionen, die Sie kennen sollten.

Standarddimensionen

Sie können einem Konto eine Standarddimension zuordnen, zum Beispiel einem Debitor, Kreditor, Artikel oder Sachkonto. Der Wert wird in das Buchungsblatt oder den Beleg kopiert, wenn Sie das Konto wählen, und der Benutzer kann ihn ändern. Auf der Seite Dimensions verwenden Sie Account Type Default Dim, um einen Standard für eine ganze Kontoart festzulegen. Ein konkretes Konto kann einen anderen Wert haben, der dann den Standard der Art ersetzt.

Am wirksamsten ist es, Standards für die am häufigsten verwendeten Stammdaten zu setzen, typischerweise Debitoren, Kreditoren und Sachkonten, sodass die Benutzer nur Ausnahmen korrigieren müssen.

Pflichtcode und andere Regeln

Das Feld Value Posting legt fest, was beim Buchen gelten soll. Wollen Sie eine Dimension verlangen, ohne einen Wert vorzuschlagen, lassen Sie Dimension Value Code leer und wählen Code Mandatory. Sie können auch Same Code wählen, das nur den angegebenen Wert zulässt, oder No Code, das keinen Wert zulässt.

Seien Sie vorsichtig bei Konten, die in die Läufe Adjust Exchange Rates und Post Inventory Cost to G/L einbezogen sind. Learn warnt bei ihnen vor Code Mandatory und Same Code, weil die Läufe keine Dimensionscodes verwenden können.

Setzen Sie Pflichtcode mit Bedacht ein. Verlangt jedes Buchungsblatt eine Abteilung, wählen die Benutzer die erste in der Liste. Wollen Sie verlässliche Zahlen, geben Sie ihnen einen sinnvollen Standard und verlangen Sie den Code nur auf den Konten, bei denen die Analyse wichtig ist.

Prioritäten

Ein Posten kann verschiedene Vorschläge erhalten, zum Beispiel vom Kunden und vom Artikel. Auf der Seite Default Dimension Priorities legen Sie je Herkunftscode fest, welche Quelle gewinnt. Haben zwei Tabellen dieselbe Priorität, wird die mit der niedrigsten Tabellen-ID gewählt.

Learn weist darauf hin, dass Dimensionen im Belegkopf als vom Kunden oder Lieferanten kommend betrachtet werden. Testen Sie deshalb die Einrichtung und die Reihenfolge, in der Sie Daten eingeben.

Schreiben Sie die Prioritäten auf, damit neue Kollegen verstehen, warum ein Posten eine bestimmte Dimension erhalten hat.

Kombinationen

Auf der Seite Dimension Combinations können Sie widersprüchliche Dimensionen auf demselben Posten verhindern. Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten:

Probieren Sie die Kombinationsregeln mit einer Testbuchung aus. Sperren Sie zu viel, stoppt die Buchung bei Belegen, die eigentlich in Ordnung waren.

No limitation: alle Werte sind zulässig.
Limited: nur einige Wertekombinationen sind gesperrt, und Sie legen fest, welche.
Blocked: die beiden Dimensionen dürfen nicht zusammen verwendet werden.

Globale Dimensionen und Shortcut-Dimensionen

In der General Ledger Setup können Sie zwei globale Dimensionen festlegen, die als Filter in Berichten und Läufen verwendet werden können, und bis zu acht Shortcut-Dimensionen, die als Felder in Buchungsblatt- und Belegzeilen stehen. Wählen Sie sorgfältig. Learn warnt, dass die Änderung globaler Dimensionen mit Change Global Dimensions zeitaufwendig sein, die Leistung beeinträchtigen und Tabellen sperren kann und dass Sie eine Dimension nicht löschen können, sobald sie auf einem Posten verwendet wurde.

Die Shortcut-Dimensionen sind die, die die Benutzer in den Spalten sehen. Wählen Sie deshalb die am häufigsten verwendeten und lassen Sie den Rest unter der Schaltfläche Dimensions.

Mehrere Konten auf einmal ändern und Zuständigkeit klären

Auf der Seite Default Dimensions-Multiple können Sie mehrere Konten markieren und Dimension, Wert und Regel für alle auf einmal setzen. Konflikte werden als (Conflict) angezeigt. Das ist ein schneller Weg, einen Kontenplan aufzuräumen.

Legen Sie fest, welche Dimensionen das Rechnungswesen in Berichten verwenden soll und wem die Wertelisten gehören. Welche Anforderungen Rechnungslegung und eventuelle Fördergeber an die Aufteilung von Kosten stellen, dabei kann Ihr Abschlussprüfer helfen.