Dimensioner i hverdagen: standardværdier og regler

Dimensioner lader dig analysere poster efter afdeling, projekt eller sted uden at gøre kontoplanen uoverskuelig. Hverdagens problem er, at folk glemmer at udfylde dem. Business Central kan udfylde dem automatisk og kræve dem. Her er standarddimensioner, obligatorisk kode, prioriteter og kombinationsregler, og hvad du bør overveje, før du ændrer globale dimensioner. Det gælder både nye og eksisterende opsætninger. Her er de funktioner, du skal kende.

Standarddimensioner

Du kan knytte en standarddimension til en konto, for eksempel en kunde, leverandør, vare eller finanskonto. Værdien kopieres til kladden eller dokumentet, når du vælger kontoen, og brugeren kan rette den. På siden Dimensions bruger du Account Type Default Dim til at sætte en standard for en hel kontotype. En konkret konto kan have en anden værdi, der så erstatter typens standard.

Det er mest effektivt at sætte standarder på de stamdata, der bruges mest, typisk kunder, leverandører og finanskonti, så brugerne kun behøver at rette undtagelser.

Obligatorisk kode og andre regler

Feltet Value Posting afgør, hvad der skal gælde ved bogføring. Vil du kræve en dimension uden at foreslå en værdi, så lad Dimension Value Code stå tom og vælg Code Mandatory. Du kan også vælge Same Code, som kun tillader den angivne værdi, eller No Code, som ikke tillader nogen værdi.

Vær forsigtig med konti, der indgår i kørslerne Adjust Exchange Rates og Post Inventory Cost to G/L. Learn advarer mod Code Mandatory og Same Code på dem, fordi kørslerne ikke kan bruge dimensionskoder.

Brug obligatorisk kode med omtanke. Hvis hver kladde kræver en afdeling, vil brugerne vælge den første på listen. Vil du have pålidelige tal, så giv dem en fornuftig standard og kræv kun kode på de konti, hvor analysen betyder noget.

Prioriteter

En post kan få forskellige forslag, for eksempel fra kunden og fra varen. På siden Default Dimension Priorities angiver du pr. kildekode, hvilken kilde der vinder. Har to tabeller samme prioritet, vælges den med laveste tabel-id.

Learn gør opmærksom på, at dimensioner i dokumenthovedet betragtes som kommende fra kunden eller leverandøren. Test derfor opsætningen og rækkefølgen, du indtaster data i.

Skriv prioriteterne ned, så nye kolleger kan forstå, hvorfor en post fik en bestemt dimension.

Kombinationer

På siden Dimension Combinations kan du forhindre modstridende dimensioner på samme post. Der er tre valg:

Prøv kombinationsreglerne af med en testbogføring. Spærrer du for meget, stopper bogføringen på bilag, som egentlig var i orden.

No limitation: alle værdier er tilladt.
Limited: kun nogle kombinationer af værdier er spærret, og du angiver hvilke.
Blocked: de to dimensioner må ikke bruges sammen.

Globale dimensioner og genvejsdimensioner

På Finansopsætning kan du angive to globale dimensioner, som kan bruges som filtre i rapporter og kørsler, og op til otte genvejsdimensioner, der står som felter på kladde- og dokumentlinjer. Vælg omhyggeligt. Learn advarer om, at ændring af globale dimensioner med Change Global Dimensions kan være tidskrævende, påvirke ydelsen og låse tabeller, og at du ikke kan slette en dimension, når den er brugt på en post.

Genvejsdimensionerne er dem, brugerne ser i kolonnerne. Vælg derfor dem, der bruges oftest, og lad resten ligge under knappen Dimensions.

Ret flere konti ad gangen og aftal ejerskab

Siden Default Dimensions-Multiple lader dig markere flere konti og sætte dimension, værdi og regel på alle på én gang. Konflikter vises som (Conflict). Det er en hurtig måde at rydde op i en kontoplan på.

Aftal, hvilke dimensioner økonomien skal bruge i rapporter, og hvem der ejer værdilisterne. Hvilke krav regnskab og eventuelle tilskudsgivere stiller til opdeling af omkostninger, kan din revisor hjælpe med.