Dimensies in het dagelijks gebruik: standaardwaarden en regels

Standaarddimensies

U kunt een standaarddimensie koppelen aan een rekening, bijvoorbeeld een klant, leverancier, artikel of grootboekrekening. De waarde wordt gekopieerd naar het dagboek of document wanneer u de rekening kiest, en de gebruiker kan hem wijzigen. Op de pagina Dimensions gebruikt u Account Type Default Dim. om een standaard voor een heel rekeningtype in te stellen. Een specifieke rekening kan een andere waarde hebben, die dan de standaard van het type vervangt.

Het is het meest effectief standaarden in te stellen op de stamgegevens die het meest worden gebruikt, meestal klanten, leveranciers en grootboekrekeningen, zodat gebruikers alleen uitzonderingen hoeven te corrigeren.

Verplichte code en andere regels

Het veld Value Posting bepaalt wat er bij het boeken moet gelden. Wilt u een dimensie verplicht stellen zonder een waarde voor te stellen, laat Dimension Value Code dan leeg en kies Code Mandatory. U kunt ook Same Code kiezen, die alleen de opgegeven waarde toestaat, of No Code, die geen waarde toestaat.

Wees voorzichtig met rekeningen die deel uitmaken van de runs Adjust Exchange Rates en Post Inventory Cost to G/L. Learn waarschuwt tegen Code Mandatory en Same Code daarop, omdat de runs geen dimensiecodes kunnen gebruiken.

Gebruik verplichte code met overleg. Als elk dagboek een afdeling vereist, kiezen gebruikers de eerste in de lijst. Wilt u betrouwbare cijfers, geef ze dan een verstandige standaard en eis alleen een code op de rekeningen waar de analyse ertoe doet.

Prioriteiten

Een post kan verschillende voorstellen krijgen, bijvoorbeeld van de klant en van het artikel. Op de pagina Default Dimension Priorities geeft u per broncode op welke bron wint. Hebben twee tabellen dezelfde prioriteit, dan wordt die met de laagste tabel-id gekozen.

Learn wijst erop dat dimensies in de documentkop worden beschouwd als afkomstig van de klant of leverancier. Test daarom de inrichting en de volgorde waarin u gegevens invoert.

Schrijf de prioriteiten op, zodat nieuwe collega's kunnen begrijpen waarom een post een bepaalde dimensie kreeg.

Combinaties

Op de pagina Dimension Combinations kunt u tegenstrijdige dimensies op dezelfde post voorkomen. Er zijn drie keuzes:

Probeer de combinatieregels uit met een testboeking. Blokkeert u te veel, dan stopt het boeken op documenten die eigenlijk in orde waren.

• No limitation: alle waarden zijn toegestaan.
• Limited: alleen sommige combinaties van waarden zijn geblokkeerd, en u geeft op welke.
• Blocked: de twee dimensies mogen niet samen worden gebruikt.

Globale dimensies en snelkoppelingsdimensies

Op General Ledger Setup kunt u twee globale dimensies opgeven, die als filters in rapporten en runs kunnen worden gebruikt, en maximaal acht snelkoppelingsdimensies, die als velden op dagboek- en documentregels staan. Kies zorgvuldig. Learn waarschuwt dat het wijzigen van globale dimensies met Change Global Dimensions tijdrovend kan zijn, de prestaties kan beïnvloeden en tabellen kan vergrendelen, en dat u een dimensie niet kunt verwijderen zodra die op een post is gebruikt.

Snelkoppelingsdimensies zijn degene die gebruikers in de kolommen zien. Kies daarom degene die het vaakst worden gebruikt en laat de rest onder de knop Dimensions staan.

Meerdere rekeningen tegelijk aanpassen en eigenaarschap afspreken

Met de pagina Default Dimensions-Multiple kunt u meerdere rekeningen selecteren en dimensie, waarde en regel op alle tegelijk instellen. Conflicten worden weergegeven als (Conflict). Het is een snelle manier om een rekeningschema op te schonen.

Spreek af welke dimensies de financiële afdeling in rapporten moet gebruiken en wie eigenaar is van de waardelijsten. Welke eisen de administratie en eventuele subsidieverstrekkers stellen aan de uitsplitsing van kosten, daarbij kan uw accountant helpen.