Dimensjoner i hverdagen: standardverdier og regler

Dimensjoner lar deg analysere poster etter avdeling, prosjekt eller sted uten å gjøre kontoplanen uoversiktlig. Hverdagens problem er at folk glemmer å fylle dem ut. Business Central kan fylle dem ut automatisk og kreve dem. Her er standarddimensjoner, obligatorisk kode, prioriteter og kombinasjonsregler, og hva du bør tenke over før du endrer globale dimensjoner. Det gjelder både nye og eksisterende oppsett. Her er funksjonene du bør kjenne til.

Standarddimensjoner

Du kan knytte en standarddimensjon til en konto, for eksempel en kunde, leverandør, vare eller finanskonto. Verdien kopieres til kladden eller dokumentet når du velger kontoen, og brukeren kan rette den. På siden Dimensions bruker du Account Type Default Dim for å sette en standard for en hel kontotype. En konkret konto kan ha en annen verdi, som da erstatter typens standard.

Det er mest effektivt å sette standarder på stamdataene som brukes mest, typisk kunder, leverandører og finanskontoer, slik at brukerne bare trenger å rette unntak.

Obligatorisk kode og andre regler

Feltet Value Posting avgjør hva som skal gjelde ved bokføring. Vil du kreve en dimensjon uten å foreslå en verdi, så la Dimension Value Code stå tom og velg Code Mandatory. Du kan også velge Same Code, som bare tillater den oppgitte verdien, eller No Code, som ikke tillater noen verdi.

Vær forsiktig med kontoer som inngår i kjøringene Adjust Exchange Rates og Post Inventory Cost to G/L. Learn advarer mot Code Mandatory og Same Code på dem, fordi kjøringene ikke kan bruke dimensjonskoder.

Bruk obligatorisk kode med omtanke. Hvis hver kladd krever en avdeling, vil brukerne velge den første på listen. Vil du ha pålitelige tall, så gi dem en fornuftig standard og krev bare kode på kontoene der analysen betyr noe.

Prioriteter

En post kan få forskjellige forslag, for eksempel fra kunden og fra varen. På siden Default Dimension Priorities oppgir du per kildekode hvilken kilde som vinner. Har to tabeller samme prioritet, velges den med lavest tabell-ID.

Learn gjør oppmerksom på at dimensjoner i dokumenthodet regnes som kommende fra kunden eller leverandøren. Test derfor oppsettet og rekkefølgen du legger inn data i.

Skriv ned prioriteringene, slik at nye kolleger kan forstå hvorfor en post fikk en bestemt dimensjon.

Kombinasjoner

På siden Dimension Combinations kan du hindre motstridende dimensjoner på samme post. Det er tre valg:

Prøv kombinasjonsreglene ut med en testbokføring. Sperrer du for mye, stopper bokføringen på bilag som egentlig var i orden.

No limitation: alle verdier er tillatt.
Limited: bare noen kombinasjoner av verdier er sperret, og du oppgir hvilke.
Blocked: de to dimensjonene kan ikke brukes sammen.

Globale dimensjoner og snarveisdimensjoner

På Finansoppsett kan du angi to globale dimensjoner, som kan brukes som filtre i rapporter og kjøringer, og opptil åtte snarveisdimensjoner, som står som felter på kladde- og dokumentlinjer. Velg omhyggelig. Learn advarer om at endring av globale dimensjoner med Change Global Dimensions kan være tidkrevende, påvirke ytelsen og låse tabeller, og at du ikke kan slette en dimensjon når den er brukt på en post.

Snarveisdimensjonene er de brukerne ser i kolonnene. Velg derfor de som brukes oftest, og la resten ligge under knappen Dimensions.

Rett flere kontoer om gangen og avtal eierskap

Siden Default Dimensions-Multiple lar deg markere flere kontoer og sette dimensjon, verdi og regel på alle på én gang. Konflikter vises som (Conflict). Det er en rask måte å rydde opp i en kontoplan på.

Avtal hvilke dimensjoner økonomi skal bruke i rapporter, og hvem som eier verdilistene. Hvilke krav regnskapet og eventuelle tilskuddsgivere stiller til oppdeling av kostnader, kan revisor hjelpe dere med.