Delprojekt och samlad översikt i projektmodulen

Ett stort projekt består ofta av flera delprojekt med var sin ledare, sin budget och sin fakturering, men ledningen vill se en samlad bild. I BC är projektet den översta nivån, och under det ligger projektuppgifter och planeringsrader. Artikeln visar hur man använder uppgifterna som hierarki och vad man själv måste bygga om man vill ha projekt under projekt. Här är tre vägar att gå.

Två lager i standard

Enligt Microsoft Learn består ett projekt av två lager. Det första lagret är projektuppgifter (Job Tasks). Det andra lagret är projektplaneringsrader (Job Planning Lines), som beskriver användningen av resurser, artiklar och utgifter. Det måste finnas minst en uppgift per projekt, eftersom all bokföring refererar till en uppgift. Uppdelningen i lager är gjord för att man ska kunna dela upp projektet i mindre uppgifter och följa förloppet per milstolpe.

Hierarki med uppgifter

Man kan bygga en trappa av uppgifter. Använd Indent Job Tasks under åtgärden Tasks så att vissa uppgifter blir underuppgifter. Uppgiftstypen kan bland annat vara Posting, Begin-Total, End-Total och Total, och totalerna summerar siffror för ett intervall. Fältet WIP-Total styr vilka uppgifter som ingår i beräkningen av pågående arbete.

För många räcker det. Varje delleverans blir en grupp uppgifter mellan Begin-Total och End-Total, och totalen ger den samlade översikten i projektet.

Där det tar stopp

Learns beskrivning av projekt nämner ingen förälder-barn-relation mellan två projekt. Man kan kopiera ett projekt och kopiera uppgifter från ett annat, men det är en kopiering och ingen koppling. Samlade siffror över fristående projekt täcks därför inte av någon inbyggd funktion som vi har kunnat hitta.

Tre möjliga omvägar

Använd uppgifter som delprojekt. Det fungerar om delprojekten har samma projektledare och samma faktureringsform. Ska olika kunder betala för olika uppgifter kan man enligt Learn ange kund per uppgift med Task Billing Method.
Gruppera fristående projekt med en dimension, till exempel ett programnummer, så att rapporter kan summera över projekten. Det är vårt eget förslag och inget som Learn beskriver. Testa det innan ni bygger på det.
Hämta ut projektposterna till Excel eller Power BI och samla delprojekten där. Learn har en Power BI-rapport för projektuppgifter.

Urvalskriterier

Om delprojekten har egen ekonomi, eget ansvar och egen fakturering är de egentliga projekt. Om de bara är faser är de uppgifter. Bestäm det i början, för det är besvärligt att flytta poster i efterhand.

Vad det betyder för rapporteringen

Översikten kommer sällan av sig själv. Bestäm vilka siffror ledningen vill se: budget mot förbrukning, fakturerat mot ofakturerat och förväntat slutresultat. Kontrollera sedan om de går att få genom att summera på uppgiftsnivå eller om de kräver en rapport över flera projekt. Om rapporten är densamma varje månad är den en bra kandidat för en fast Excel-export eller en Power BI-rapport. Om den bara behövs en gång är det oftast billigare att sammanställa siffrorna manuellt.

Exempel på en uppgiftsstruktur

Ett byggprojekt kan ha fem övergripande uppgifter: förberedelse, grund, stomme, installation och överlämning. Var och en har en Begin-Total och en End-Total med bokföringsuppgifter emellan. Projektets samlade siffror syns på totalerna, och varje delleverans kan faktureras för sig från sina planeringsrader. Det är inte delprojekt i teknisk mening, men för många ger det samma styrning utan extra uppsättning.

Idén på vår lista

Idén om en projekthierarki med förälder-barn-relation har 254 röster hos Microsoft. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.