Delprojekter og samlet overblik i projektmodulet

Et stort projekt består ofte af flere delprojekter med hver sin leder, sit budget og sin fakturering, men ledelsen vil se ét samlet billede. I BC er projektet øverste niveau, og under det ligger projektopgaver og planlægningslinjer. Artiklen viser, hvordan man bruger opgaverne som hierarki, og hvad man selv skal bygge, hvis man vil have projekt under projekt. Her er tre veje at gå.

To lag i standard

Ifølge Microsoft Learn består et projekt af to lag. Det første lag er projektopgaver. Det andet lag er projektplanlægningslinjer, som beskriver brugen af ressourcer, varer og udgifter. Der skal mindst være én opgave pr. projekt, fordi al bogføring refererer til en opgave. Opdelingen i lag er lavet, så man kan dele projektet i mindre opgaver og følge forløbet pr. milepæl.

Hierarki med opgaver

Man kan lave en trappe af opgaver. Brug Indryk projektopgaver under handlingen Opgaver, så nogle opgaver bliver underopgaver. Opgavetypen kan blandt andet være Bogføring, Start-total, Slut-total og Total, og totalerne samler tal for et interval. Feltet WIP-total styrer, hvilke opgaver der indgår i beregning af igangværende arbejde.

For mange er det nok. Hver delleverance bliver en gruppe af opgaver mellem Start-total og Slut-total, og totalen giver det samlede overblik i projektet.

Hvor det slipper op

Learns beskrivelse af projekter omtaler ikke en forælder-barn-relation mellem to projekter. Man kan kopiere et projekt og kopiere opgaver fra et andet, men det er en kopiering og ikke en kobling. Samlede tal på tværs af selvstændige projekter er derfor ikke dækket af en indbygget funktion, vi har kunnet finde.

Tre mulige omveje

Brug opgaver som delprojekter. Det fungerer, hvis delprojekterne har samme projektleder og samme faktureringsform. Skal forskellige kunder betale for forskellige opgaver, kan man ifølge Learn angive kunde pr. opgave med Opgavefakturering.
Gruppér selvstændige projekter med en dimension, fx et programnummer, så rapporter kan summere på tværs. Det er vores forslag og ikke noget, Learn beskriver. Test det, før I bygger på det.
Hent projektposterne ud i Excel eller Power BI og saml delprojekterne dér. Learn har en Power BI-rapport for projektopgaver.

Valgkriterier

Hvis delprojekterne har egen økonomi, egne ansvarlige og egen fakturering, er de egentlige projekter. Hvis de kun er faser, er de opgaver. Beslut det i starten, for det er besværligt at flytte poster bagefter.

Hvad det betyder for rapporteringen

Overblikket kommer sjældent af sig selv. Beslut, hvilke tal ledelsen vil se: budget mod forbrug, faktureret mod ikke-faktureret og forventet slutresultat. Tjek derefter, om de fås ved at summere på opgaveniveau, eller om de kræver en rapport på tværs af projekter. Hvis rapporten er den samme hver måned, er det en god kandidat til en fast Excel-eksport eller en Power BI-rapport. Hvis den kun er nødvendig én gang, er det oftest billigere at samle tallene manuelt.

Eksempel på en opgavestruktur

Et byggeprojekt kan have fem overordnede opgaver: forberedelse, fundament, råhus, installation og aflevering. Hver har en Start-total og en Slut-total med posteringsopgaver imellem. Projektets samlede tal ses på totalerne, og hver delleverance kan faktureres for sig fra sine planlægningslinjer. Det er ikke delprojekter i teknisk forstand, men for mange giver det den samme styring uden ekstra opsætning.

Idéen på vores liste

Idéen om et jobhierarki med forælder-barn-relation har 254 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.