Podprojekty i widok zbiorczy w module projektów

Duży projekt często składa się z kilku podprojektów, każdy z własnym kierownikiem, budżetem i fakturowaniem, a zarząd chce widzieć jeden obraz całości. W BC projekt jest najwyższym poziomem, a pod nim leżą zadania projektu i linie planowania. Artykuł pokazuje, jak użyć zadań jako hierarchii i co trzeba zbudować samemu, jeśli chcesz projekt pod projektem. Są trzy drogi.

Dwie warstwy w standardzie

Według Microsoft Learn projekt składa się z dwóch warstw. Pierwsza warstwa to zadania projektu. Druga to linie planowania projektu, które opisują użycie zasobów, towarów i wydatków. Na projekt przypada co najmniej jedno zadanie, bo całe księgowanie odwołuje się do zadania. Podział na warstwy służy temu, żeby można było dzielić projekt na mniejsze zadania i śledzić przebieg według kamieni milowych.

Hierarchia z zadań

Można zbudować schody z zadań. Użyj Indent Project Tasks w akcji Tasks, aby część zadań stała się podzadaniami. Typ zadania może być między innymi Posting, Begin-Total, End-Total i Total, a sumy zbierają liczby z zakresu. Pole WIP-Total decyduje o tym, które zadania wchodzą do obliczenia prac w toku.

Dla wielu to wystarczy. Każda część dostawy staje się grupą zadań między Begin-Total i End-Total, a suma daje zbiorczy obraz w projekcie.

Gdzie to przestaje wystarczać

Opis projektów na Learn nie wspomina o relacji nadrzędny-podrzędny między dwoma projektami. Można skopiować projekt i skopiować zadania z innego, ale to kopiowanie, a nie powiązanie. Zbiorcze liczby dla samodzielnych projektów nie są więc objęte wbudowaną funkcją, jaką udało nam się znaleźć.

Trzy możliwe objazdy

Użyj zadań jako podprojektów. To działa, jeśli podprojekty mają tego samego kierownika i ten sam sposób fakturowania. Jeśli różni klienci mają płacić za różne zadania, według Learn można wskazać klienta na zadaniu przez Task Billing.
Pogrupuj samodzielne projekty wymiarem, np. numerem programu, żeby raporty mogły sumować w poprzek. To nasza propozycja, a nie coś, co opisuje Learn. Przetestuj to, zanim zbudujesz na tym cokolwiek.
Wyciągnij pozycje projektu do Excela lub Power BI i połącz podprojekty tam. Learn ma raport Power BI dla zadań projektu.

Kryteria wyboru

Jeśli podprojekty mają własną ekonomię, własnych odpowiedzialnych i własne fakturowanie, to są prawdziwymi projektami. Jeśli to tylko fazy, są zadaniami. Zdecyduj o tym na początku, bo późniejsze przenoszenie pozycji jest uciążliwe.

Co to oznacza dla raportowania

Widok zbiorczy rzadko pojawia się sam. Zdecyduj, jakie liczby ma widzieć zarząd: budżet wobec zużycia, zafakturowane wobec niezafakturowanego i oczekiwany wynik końcowy. Następnie sprawdź, czy da się je uzyskać przez sumowanie na poziomie zadań, czy wymagają raportu w poprzek projektów. Jeśli raport jest co miesiąc taki sam, to dobry kandydat na stały eksport do Excela lub raport Power BI. Jeśli jest potrzebny tylko raz, zwykle taniej jest zebrać liczby ręcznie.

Przykład struktury zadań

Projekt budowlany może mieć pięć zadań nadrzędnych: przygotowanie, fundament, stan surowy, instalacje i odbiór. Każde ma Begin-Total i End-Total z zadaniami księgującymi pomiędzy. Łączne liczby projektu widać na sumach, a każdą część dostawy można fakturować osobno z jej linii planowania. To nie są podprojekty w sensie technicznym, ale dla wielu daje to to samo sterowanie bez dodatkowej konfiguracji.

Pomysł z naszej listy

Pomysł hierarchii zleceń z relacją nadrzędny-podrzędny ma u Microsoftu 254 głosy. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.