Teilprojekte und Gesamtüberblick im Projektmodul

Ein großes Projekt besteht oft aus mehreren Teilprojekten mit jeweils eigenem Leiter, eigenem Budget und eigener Fakturierung, aber die Geschäftsleitung möchte ein Gesamtbild sehen. In BC ist das Projekt die oberste Ebene, darunter liegen Projektaufgaben und Planungszeilen. Der Artikel zeigt, wie Sie die Aufgaben als Hierarchie nutzen und was Sie selbst bauen müssen, wenn Sie ein Projekt unter einem Projekt wollen. Hier sind drei Wege.

Zwei Ebenen im Standard

Laut Microsoft Learn besteht ein Projekt aus zwei Ebenen. Die erste Ebene sind Projektaufgaben. Die zweite Ebene sind Projektplanungszeilen, die den Einsatz von Ressourcen, Artikeln und Ausgaben beschreiben. Es muss mindestens eine Aufgabe pro Projekt geben, weil jede Buchung auf eine Aufgabe verweist. Die Aufteilung in Ebenen soll es ermöglichen, das Projekt in kleinere Aufgaben zu gliedern und den Verlauf pro Meilenstein zu verfolgen.

Hierarchie mit Aufgaben

Sie können eine Treppe aus Aufgaben bauen. Verwenden Sie Indent Project Tasks unter der Aktion Tasks, sodass einige Aufgaben zu Unteraufgaben werden. Der Aufgabentyp kann unter anderem Posting, Begin-Total, End-Total und Total sein, und die Summen addieren Zahlen für einen Bereich. Das Feld WIP-Total steuert, welche Aufgaben in die Berechnung der Arbeiten in Bearbeitung einfließen.

Für viele reicht das. Jede Teillieferung wird zu einer Gruppe von Aufgaben zwischen Begin-Total und End-Total, und die Summe ergibt den Gesamtüberblick im Projekt.

Wo es nicht mehr weitergeht

Learns Beschreibung von Projekten erwähnt keine Eltern-Kind-Beziehung zwischen zwei Projekten. Sie können ein Projekt kopieren und Aufgaben aus einem anderen kopieren, aber das ist ein Kopieren und keine Verknüpfung. Gesamtzahlen über eigenständige Projekte hinweg sind deshalb nicht durch eine eingebaute Funktion abgedeckt, die wir hätten finden können.

Drei mögliche Umwege

Aufgaben als Teilprojekte verwenden. Das funktioniert, wenn die Teilprojekte denselben Projektleiter und dieselbe Fakturierungsform haben. Sollen verschiedene Kunden für verschiedene Aufgaben zahlen, können Sie laut Learn den Kunden pro Aufgabe mit Task Invoicing angeben.
Eigenständige Projekte mit einer Dimension gruppieren, zum Beispiel einer Programmnummer, damit Berichte übergreifend summieren können. Das ist unser Vorschlag und nichts, was Learn beschreibt. Testen Sie es, bevor Sie darauf aufbauen.
Die Projektposten nach Excel oder Power BI ausleiten und die Teilprojekte dort zusammenführen. Learn hat einen Power-BI-Bericht für Projektaufgaben.

Kriterien für die Wahl

Wenn die Teilprojekte eine eigene Wirtschaftlichkeit, eigene Verantwortliche und eine eigene Fakturierung haben, sind es echte Projekte. Wenn sie nur Phasen sind, sind es Aufgaben. Entscheiden Sie das am Anfang, denn es ist umständlich, Posten nachträglich zu verschieben.

Was das für die Berichterstattung bedeutet

Der Überblick entsteht selten von selbst. Legen Sie fest, welche Zahlen die Geschäftsleitung sehen will: Budget gegen Verbrauch, fakturiert gegen nicht fakturiert und erwartetes Endergebnis. Prüfen Sie dann, ob sie sich durch Summieren auf Aufgabenebene gewinnen lassen oder ob sie einen Bericht über mehrere Projekte hinweg erfordern. Ist der Bericht jeden Monat derselbe, ist er ein guter Kandidat für einen festen Excel-Export oder einen Power-BI-Bericht. Wird er nur einmal gebraucht, ist es meist günstiger, die Zahlen manuell zusammenzustellen.

Beispiel für eine Aufgabenstruktur

Ein Bauprojekt kann fünf übergeordnete Aufgaben haben: Vorbereitung, Fundament, Rohbau, Installation und Übergabe. Jede hat ein Begin-Total und ein End-Total mit Posting-Aufgaben dazwischen. Die Gesamtzahlen des Projekts sehen Sie an den Summen, und jede Teillieferung kann aus ihren Planungszeilen separat fakturiert werden. Das sind keine Teilprojekte im technischen Sinn, aber für viele bietet es dieselbe Steuerung ohne zusätzliche Einrichtung.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee einer Job-Hierarchie mit Eltern-Kind-Beziehung hat bei Microsoft 254 Stimmen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.