Delprosjekter og samlet oversikt i prosjektmodulen

Et stort prosjekt består ofte av flere delprosjekter med hver sin leder, sitt budsjett og sin fakturering, men ledelsen vil se ett samlet bilde. I BC er prosjektet øverste nivå, og under det ligger prosjektoppgaver og planleggingslinjer. Artikkelen viser hvordan man bruker oppgavene som hierarki, og hva man selv må bygge hvis man vil ha prosjekt under prosjekt. Her er tre veier å gå.

To lag i standard

Ifølge Microsoft Learn består et prosjekt av to lag. Det første laget er prosjektoppgaver. Det andre laget er prosjektplanleggingslinjer, som beskriver bruken av ressurser, varer og utgifter. Det må være minst én oppgave per prosjekt, fordi all bokføring refererer til en oppgave. Inndelingen i lag er laget slik at man kan dele prosjektet i mindre oppgaver og følge forløpet per milepæl.

Hierarki med oppgaver

Man kan lage en trapp av oppgaver. Bruk Indent Project Tasks under handlingen Tasks, slik at noen oppgaver blir underoppgaver. Oppgavetypen kan blant annet være Posting, Begin-Total, End-Total og Total, og totalene samler tall for et intervall. Feltet WIP-Total styrer hvilke oppgaver som inngår i beregningen av pågående arbeid.

For mange er det nok. Hver delleveranse blir en gruppe oppgaver mellom Begin-Total og End-Total, og totalen gir den samlede oversikten i prosjektet.

Der det tar slutt

Learns beskrivelse av prosjekter omtaler ikke en forelder-barn-relasjon mellom to prosjekter. Man kan kopiere et prosjekt og kopiere oppgaver fra et annet, men det er en kopiering og ikke en kobling. Samlede tall på tvers av selvstendige prosjekter er derfor ikke dekket av noen innebygd funksjon vi har kunnet finne.

Tre mulige omveier

Bruk oppgaver som delprosjekter. Det fungerer hvis delprosjektene har samme prosjektleder og samme faktureringsform. Hvis ulike kunder skal betale for ulike oppgaver, kan man ifølge Learn angi kunde per oppgave med oppgavefakturering.
Grupper selvstendige prosjekter med en dimensjon, for eksempel et programnummer, slik at rapporter kan summere på tvers. Det er vårt forslag og ikke noe Learn beskriver. Test det før dere bygger på det.
Hent prosjektpostene ut til Excel eller Power BI og samle delprosjektene der. Learn har en Power BI-rapport for prosjektoppgaver.

Valgkriterier

Hvis delprosjektene har egen økonomi, egne ansvarlige og egen fakturering, er de egentlige prosjekter. Hvis de bare er faser, er de oppgaver. Bestem dette i starten, for det er tungvint å flytte poster etterpå.

Hva det betyr for rapporteringen

Oversikten kommer sjelden av seg selv. Bestem hvilke tall ledelsen vil se: budsjett mot forbruk, fakturert mot ikke fakturert og forventet sluttresultat. Sjekk deretter om de kan hentes ved å summere på oppgavenivå, eller om de krever en rapport på tvers av prosjekter. Hvis rapporten er den samme hver måned, er den en god kandidat for en fast Excel-eksport eller en Power BI-rapport. Hvis den bare trengs én gang, er det som regel billigere å samle tallene manuelt.

Eksempel på en oppgavestruktur

Et byggeprosjekt kan ha fem overordnede oppgaver: forberedelse, fundament, råbygg, installasjon og overlevering. Hver har en Begin-Total og en End-Total med posteringsoppgaver imellom. Prosjektets samlede tall vises på totalene, og hver delleveranse kan faktureres for seg fra sine planleggingslinjer. Det er ikke delprosjekter i teknisk forstand, men for mange gir det den samme styringen uten ekstra oppsett.

Ideen på listen vår

Ideen om et jobbhierarki med forelder-barn-relasjon har 254 stemmer hos Microsoft. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.