Deelprojecten en een totaaloverzicht in de projectmodule

Een groot project bestaat vaak uit meerdere deelprojecten, elk met een eigen leider, budget en facturering, maar het management wil één totaalbeeld zien. In BC is het project het hoogste niveau en daaronder liggen projecttaken en planningsregels. Dit artikel laat zien hoe u de taken als hiërarchie gebruikt en wat u zelf moet bouwen als u een project onder een project wilt. Hier zijn drie wegen.

Twee lagen in standaard

Volgens Microsoft Learn bestaat een project uit twee lagen. De eerste laag zijn de projecttaken. De tweede laag zijn de projectplanningsregels, die het gebruik van resources, artikelen en kosten beschrijven. Er moet minstens één taak per project zijn, omdat alle boekingen naar een taak verwijzen. De indeling in lagen is gemaakt zodat u het project in kleinere taken kunt verdelen en het verloop per mijlpaal kunt volgen.

Hiërarchie met taken

U kunt van taken een trap maken. Gebruik Indent Project Tasks onder de actie Tasks, zodat sommige taken subtaken worden. Het taaktype kan onder meer Posting, Begin-Total, End-Total en Total zijn, en de totalen tellen cijfers op voor een bereik. Het veld WIP-Total bepaalt welke taken meetellen in de berekening van onderhanden werk.

Voor veel bedrijven is dat genoeg. Elke deellevering wordt een groep taken tussen Begin-Total en End-Total, en het totaal geeft het overzicht voor het hele project.

Waar het ophoudt

De beschrijving van projecten in Learn noemt geen ouder-kindrelatie tussen twee projecten. U kunt een project kopiëren en taken van een ander project kopiëren, maar dat is een kopie en geen koppeling. Totalen over zelfstandige projecten heen worden dus niet gedekt door een ingebouwde functie die wij hebben kunnen vinden.

Drie mogelijke omwegen

Gebruik taken als deelprojecten. Dat werkt als de deelprojecten dezelfde projectleider en dezelfde factureringsvorm hebben. Moeten verschillende klanten voor verschillende taken betalen, dan kunt u volgens Learn de klant per taak opgeven met taakfacturering.
Groepeer zelfstandige projecten met een dimensie, bijvoorbeeld een programmanummer, zodat rapporten over projecten heen kunnen optellen. Dat is ons voorstel en niet iets wat Learn beschrijft. Test het voordat u erop bouwt.
Haal de projectposten naar Excel of Power BI en voeg de deelprojecten daar samen. Learn heeft een Power BI-rapport voor projecttaken.

Keuzecriteria

Als de deelprojecten een eigen financiële huishouding, eigen verantwoordelijken en eigen facturering hebben, zijn het echte projecten. Zijn het alleen fasen, dan zijn het taken. Beslis dat aan het begin, want het is lastig om achteraf posten te verplaatsen.

Wat het betekent voor de rapportage

Het overzicht komt zelden vanzelf. Beslis welke cijfers het management wil zien: budget tegenover verbruik, gefactureerd tegenover niet-gefactureerd en het verwachte eindresultaat. Controleer daarna of ze zijn te krijgen door op taakniveau op te tellen, of dat ze een rapport over projecten heen vereisen. Als het rapport elke maand hetzelfde is, is het een goede kandidaat voor een vaste Excel-export of een Power BI-rapport. Is het maar één keer nodig, dan is het meestal goedkoper om de cijfers handmatig samen te voegen.

Voorbeeld van een taakstructuur

Een bouwproject kan vijf hoofdtaken hebben: voorbereiding, fundering, ruwbouw, installatie en oplevering. Elke taak heeft een Begin-Total en een End-Total met boekingstaken ertussen. De totaalcijfers van het project ziet u op de totalen en elke deellevering kan apart worden gefactureerd vanuit zijn planningsregels. Het zijn geen deelprojecten in technische zin, maar voor veel bedrijven geeft het dezelfde sturing zonder extra inrichting.

Het idee op onze lijst

Het idee van een projecthiërarchie met een ouder-kindrelatie heeft 254 stemmen bij Microsoft. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.