Delfakturering och milstolpar

Många avtal faktureras i delar: 30 procent vid beställning, 40 vid leverans och 30 vid godkänd leveranskontroll. I BC kan man göra mycket med förskott, men en egentlig faktureringsplan med delbetalningar och milstolpar är inte samma sak. Här är vad förskottsfunktionen kan, hur projekt hjälper till och vilka gränser ni behöver känna till. Det gör valet av metod viktigt. Vi nämner också vad som bör kontrolleras i uppsättningen.

Förskott i standard

Förskottsfunktionen skapas utifrån en försäljningsorder eller inköpsorder. På fliken Prepayment anger man en procentsats, som kan komma från kundkortet och som kopieras till raderna, där den kan ändras. Man kan i stället ändra det totala förskottsbeloppet i statistiken, och beloppet fördelas proportionellt på raderna.

Man bokför förskottsfakturan via åtgärden Prepayment. Betalningsvillkoren för förskottet är ett separat fält, och man kan komprimera raderna på förskottsfakturan om de har samma redovisningskonto och samma dimensioner.

Flera delbetalningar på samma order

Microsoft Learn beskriver att man kan utfärda flera förskottsfakturor på samma order. Man höjer förskottsbeloppet på en eller flera rader, justerar dokumentdatumet och bokför igen. En ny faktura skapas på skillnaden mellan det som har fakturerats och det nya beloppet.

När ordern till sist faktureras dras förskotten automatiskt av från det belopp som återstår att betala. Det gör förskott till en användbar lösning för delbetalningar, om man själv höjer beloppet varje gång en delbetalning förfaller.

Vad förskott inte är

Förskott är en betalningsfunktion och ingen faktureringsplan. Det finns ingen lista med delbetalningar, datum och milstolpar på ordern, och ingen påminnelse när en milstolpe nås. Learn beskriver ingen delbetalningsplan på försäljningsorder, och vi har inte hittat någon. Man måste själv hålla reda på vilken del som är nästa.

Förskottsfakturor kräver också en korrekt uppsättning av konton och momsgrupper. Om det finns moms på förskottskontot kan avrundning ge fel om vissa rader kräver hundra procent och andra inte. Learn föreslår bland annat en separat momsproduktbokföringsgrupp för de raderna.

Projekt och milstolpar

I projektmodulen kan man skapa en planeringsrad per milstolpe med radtypen Billable. Man anger antalet som ska överföras till fakturan och väljer Create Sales Invoice när milstolpen är nådd. Learn nämner att man kan fakturera hela projekt, uppgifter eller enskilda planeringsrader och att det finns en batchkörning för att skapa fakturor för flera projekt.

Val av metod

Fasta procentsatser vid order och leverans: använd förskott.
Milstolpar som beror på utfört arbete: använd projekt och Billable-planeringsrader.
Periodisk betalning för en tjänst: använd ett serviceavtal med faktureringsperiod.
Mer komplexa avtal: för en checklista utanför BC och bokför en delbetalning i taget.

Exempel

En kund beställer en anläggning till fast pris. Överenskommelsen är 30 procent vid order, 40 vid leverans och 30 efter leveranskontroll. Med förskott sätts procentsatsen till 30 på ordern och den första fakturan bokförs. Vid leverans höjs förskottsbeloppet till 70 procent och nästa faktura bokförs. Till sist fakturerar ni resten, och BC drar av de två förskotten. Alla tre steg måste ni komma ihåg själva, och det går bara att styra utanför BC, till exempel i en kalender eller en uppgiftslista.

Idén på vår lista

Idén Instalment Invoicing handlar om att dela upp en order i delbetalningar eller milstolpar. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.