Ratenfakturierung und Meilensteine

Viele Vereinbarungen werden in Raten fakturiert: 30 Prozent bei Bestellung, 40 bei Lieferung und 30 bei der Abnahme. In BC lässt sich mit Vorauszahlungen viel machen, aber ein echter Fakturaplan mit Raten und Meilensteinen ist etwas anderes. Hier steht, was die Vorauszahlungsfunktion kann, wie Projekte helfen und welche Grenzen Sie kennen sollten. Das macht die Wahl der Methode wichtig. Wir nennen auch, was in der Einrichtung zu prüfen ist.

Vorauszahlung im Standard

Die Vorauszahlungsfunktion wird aus einem Verkaufsauftrag oder Einkaufsauftrag eingerichtet. Auf dem Inforegister Prepayment geben Sie einen Prozentsatz an, der aus der Debitorenkarte kommen kann und in die Zeilen kopiert wird, wo er geändert werden kann. Sie können stattdessen den gesamten Vorauszahlungsbetrag in der Statistik ändern, und der Betrag wird anteilig auf die Zeilen verteilt.

Die Vorauszahlungsrechnung buchen Sie über die Aktion Prepayment. Die Zahlungsbedingungen der Vorauszahlung sind ein separates Feld, und Sie können die Zeilen der Vorauszahlungsrechnung zusammenfassen, wenn sie dasselbe Sachkonto und dieselben Dimensionen haben.

Mehrere Raten auf demselben Auftrag

Microsoft Learn beschreibt, dass Sie mehrere Vorauszahlungsrechnungen zum selben Auftrag ausstellen können. Sie erhöhen den Vorauszahlungsbetrag in einer oder mehreren Zeilen, passen das Belegdatum an und buchen erneut. Es wird eine neue Rechnung über die Differenz zwischen dem Fakturierten und dem neuen Betrag erstellt.

Wenn der Auftrag am Ende fakturiert wird, werden die Vorauszahlungen automatisch vom geschuldeten Betrag abgezogen. Das macht Vorauszahlungen zu einer brauchbaren Lösung für Raten, wenn Sie den Betrag selbst jedes Mal erhöhen, wenn eine Rate fällig wird.

Was eine Vorauszahlung nicht ist

Eine Vorauszahlung ist eine Zahlungsfunktion und kein Fakturaplan. Es gibt keine Liste mit Raten, Terminen und Meilensteinen im Auftrag und keine Erinnerung, wenn ein Meilenstein erreicht ist. Learn beschreibt keinen Ratenplan bei Verkaufsaufträgen, und wir haben keinen gefunden. Sie müssen selbst im Blick behalten, welche Rate die nächste ist.

Vorauszahlungsrechnungen erfordern außerdem eine korrekte Einrichtung von Konten und Umsatzsteuergruppen. Gibt es Umsatzsteuer auf dem Vorauszahlungskonto, kann Rundung zu Fehlern führen, wenn einige Zeilen hundert Prozent verlangen und andere nicht. Learn schlägt unter anderem eine separate Umsatzsteuer-Produktbuchungsgruppe für diese Zeilen vor.

Projekte und Meilensteine

Im Projektmodul können Sie pro Meilenstein eine Planungszeile mit dem Zeilentyp Billable anlegen. Sie geben die Menge an, die in die Rechnung übernommen werden soll, und wählen Create Sales Invoice, wenn der Meilenstein erreicht ist. Learn erwähnt, dass Sie ganze Projekte, Aufgaben oder einzelne Planungszeilen fakturieren können und dass es einen Batchlauf gibt, um Rechnungen für mehrere Projekte zu erstellen.

Wahl der Methode

Feste Prozentsätze bei Auftrag und Lieferung: Vorauszahlung verwenden.
Meilensteine, die von der Arbeit abhängen: Projekt und fakturierbare Planungszeilen verwenden.
Periodische Zahlung für eine Leistung: Servicevertrag mit Rechnungsperiode verwenden.
Komplexere Vereinbarungen: eine Checkliste außerhalb von BC führen und jeweils eine Rate buchen.

Beispiel

Ein Kunde bestellt eine Anlage zu einem festen Preis. Die Vereinbarung lautet 30 Prozent bei Auftrag, 40 bei Lieferung und 30 nach der Abnahme. Mit Vorauszahlung wird der Prozentsatz im Auftrag auf 30 gesetzt, und die erste Rechnung wird gebucht. Bei Lieferung wird der Vorauszahlungsbetrag auf 70 Prozent erhöht, und die nächste Rechnung wird gebucht. Zum Schluss fakturieren Sie den Rest, und BC zieht die beiden Vorauszahlungen ab. Alle drei Schritte müssen Sie selbst im Kopf behalten, und das lässt sich nur außerhalb von BC steuern, zum Beispiel in einem Kalender oder einer Aufgabenliste.

Die Idee auf unserer Liste

Die Idee Instalment Invoicing handelt davon, einen Auftrag in Raten oder Meilensteine aufzuteilen. Bei Addverk sammeln wir Ideen für kleine Apps, die solche Lücken schließen könnten. Es sind Ideen, die wir prüfen, und nichts, was Sie heute herunterladen oder kaufen können. Die Liste der 30 Ideen finden Sie auf der Seite In Planung. Dort sehen Sie, welche davon dem ähneln, was Ihnen selbst fehlt.