Delfakturering og milepæler

Mange avtaler faktureres i rater: 30 prosent ved bestilling, 40 ved levering og 30 ved overleveringsprøve. I BC kan man gjøre mye med forskuddsbetaling, men en egentlig faktureringsplan med rater og milepæler er ikke det samme. Her er hva forskuddsfunksjonen kan, hvordan prosjekter hjelper, og hvilke grenser dere må kjenne til. Det gjør valget av metode viktig. Vi nevner også hva som må sjekkes i oppsettet.

Forskuddsbetaling i standard

Forskuddsfunksjonen opprettes ut fra en salgsordre eller innkjøpsordre. På hurtigfanen Prepayment angir man en prosent, som kan komme fra kundekortet, og som kopieres til linjene, der den kan endres. Man kan i stedet rette det samlede forskuddsbeløpet i statistikken, og beløpet fordeles forholdsmessig på linjene.

Man bokfører forskuddsfakturaen via handlingen Prepayment. Betalingsbetingelsene for forskuddet er et eget felt, og man kan komprimere linjene på forskuddsfakturaen hvis de har samme finanskonto og samme dimensjoner.

Flere rater på samme ordre

Microsoft Learn beskriver at man kan utstede flere forskuddsfakturaer på samme ordre. Man øker forskuddsbeløpet på én eller flere linjer, justerer dokumentdatoen og bokfører på nytt. Det opprettes en ny faktura på differansen mellom det som er fakturert, og det nye beløpet.

Når ordren til slutt faktureres, trekkes forskuddene automatisk fra det skyldige beløpet. Det gjør forskudd til en brukbar løsning for rater, hvis man selv øker beløpet hver gang en rate forfaller.

Hva forskudd ikke er

Forskudd er en betalingsfunksjon og ikke en faktureringsplan. Det finnes ingen liste med rater, datoer og milepæler på ordren, og det er ingen påminnelse når en milepæl nås. Learn beskriver ikke en rateplan på salgsordrer, og vi har ikke funnet noen. Man må selv holde oversikt over hvilken rate som er den neste.

Forskuddsfakturaer krever også riktig oppsett av kontoer og mva-grupper. Hvis det er mva på forskuddskontoen, kan avrunding gi feil hvis noen linjer krever hundre prosent og andre ikke. Learn foreslår blant annet en egen mva-produktbokføringsgruppe for disse linjene.

Prosjekter og milepæler

I prosjektmodulen kan man lage én planleggingslinje per milepæl med linjetypen Billable. Man angir antallet som skal overføres til faktura, og velger Create Sales Invoice når milepælen er nådd. Learn nevner at man kan fakturere hele prosjekter, oppgaver eller enkelte planleggingslinjer, og at det finnes en batchkjøring for å opprette fakturaer for flere prosjekter.

Valg av metode

Faste prosenter ved ordre og levering: bruk forskuddsbetaling.
Milepæler som avhenger av arbeid: bruk prosjekt og fakturerbare planleggingslinjer.
Periodisk betaling for en ytelse: bruk en servicekontrakt med faktureringsperiode.
Mer komplekse avtaler: hold en sjekkliste utenfor BC, og bokfør én rate om gangen.

Eksempel

En kunde bestiller et anlegg til en fast pris. Avtalen er 30 prosent ved ordre, 40 ved levering og 30 etter overleveringsprøve. Med forskuddsbetaling settes prosenten til 30 på ordren, og første faktura bokføres. Ved levering økes forskuddsbeløpet til 70 prosent, og neste faktura bokføres. Til slutt fakturerer dere resten, og BC trekker fra de to forskuddene. Alle tre trinnene må dere selv huske, og det kan bare styres utenfor BC, for eksempel i en kalender eller en oppgaveliste.

Ideen på listen vår

Ideen Instalment Invoicing handler om å dele en ordre i rater eller milepæler. Hos Addverk samler vi ideer til små apper som kan tette hull som dette. Det er ideer vi vurderer, ikke noe du kan laste ned eller kjøpe i dag. Listen over de 30 ideene finner du på siden På vei, og der kan du se hvilke som ligner på det dere selv mangler.