Ratefakturering og milepæle

Mange aftaler faktureres i rater: 30 procent ved bestilling, 40 ved levering og 30 ved afleveringsprøve. I BC kan man gøre meget med forudbetaling, men en egentlig fakturaplan med rater og milepæle er ikke det samme. Her er, hvad forudbetalingsfunktionen kan, hvordan projekter hjælper, og hvilke grænser I skal kende. Det gør valget af metode vigtigt. Vi nævner også, hvad der skal tjekkes i opsætningen.

Forudbetaling i standard

Forudbetalingsfunktionen oprettes ud fra en salgsordre eller købsordre. På fanen Forudbetaling angiver man en procent, som kan komme fra debitorkortet, og som kopieres til linjerne, hvor den kan ændres. Man kan i stedet rette det samlede forudbetalingsbeløb i statistikken, og beløbet fordeles forholdsmæssigt på linjerne.

Man bogfører forudbetalingsfakturaen via handlingen Forudbetaling. Betalingsbetingelserne for forudbetalingen er et separat felt, og man kan komprimere linjerne på forudbetalingsfakturaen, hvis de har samme finanskonto og samme dimensioner.

Flere rater på samme ordre

Microsoft Learn beskriver, at man kan udstede flere forudbetalingsfakturaer på samme ordre. Man forhøjer forudbetalingsbeløbet på en eller flere linjer, justerer dokumentdatoen og bogfører igen. Der oprettes en ny faktura på forskellen mellem det, der er faktureret, og det nye beløb.

Når ordren til sidst faktureres, trækkes forudbetalingerne automatisk fra det skyldige beløb. Det gør forudbetalinger til en brugbar løsning for rater, hvis man selv forhøjer beløbet, hver gang en rate forfalder.

Hvad forudbetaling ikke er

Forudbetaling er en betalingsfunktion og ikke en fakturaplan. Der er ikke en liste med rater, datoer og milepæle på ordren, og der er ingen påmindelse, når en milepæl nås. Learn beskriver ikke en rateplan på salgsordrer, og vi har ikke fundet en. Man skal selv holde styr på, hvilken rate der er den næste.

Forudbetalingsfakturaer kræver også en korrekt opsætning af konti og momsgrupper. Er der moms på forudbetalingskontoen, kan afrunding give fejl, hvis nogle linjer kræver hundrede procent og andre ikke. Learn foreslår blandt andet en separat momsproduktbogføringsgruppe til de linjer.

Projekter og milepæle

I projektmodulet kan man lave en planlægningslinje pr. milepæl med linjetypen Fakturerbar. Man angiver antallet, der skal overføres til faktura, og vælger Opret salgsfaktura, når milepælen er nået. Learn nævner, at man kan fakturere hele projekter, opgaver eller enkelte planlægningslinjer, og at der findes en batchkørsel til at oprette fakturaer for flere projekter.

Valg af metode

Faste procenter ved ordre og levering: brug forudbetaling.
Milepæle, der afhænger af arbejde: brug projekt og fakturerbare planlægningslinjer.
Periodisk betaling for en ydelse: brug en servicekontrakt med fakturaperiode.
Mere komplekse aftaler: hold en tjekliste uden for BC, og bogfør en rate ad gangen.

Eksempel

En kunde bestiller et anlæg til en fast pris. Aftalen er 30 procent ved ordre, 40 ved levering og 30 efter afleveringsprøve. Med forudbetaling sættes procenten til 30 på ordren, og første faktura bogføres. Ved levering forhøjes forudbetalingsbeløbet til 70 procent, og næste faktura bogføres. Til sidst fakturerer I resten, og BC trækker de to forudbetalinger fra. Alle tre trin skal I selv huske, og det kan kun styres uden for BC, fx i en kalender eller en opgaveliste.

Idéen på vores liste

Idéen Instalment Invoicing handler om at dele en ordre i rater eller milepæle. Hos Addverk samler vi idéer til små apps, som kan lukke huller som dette. De er idéer, vi overvejer, og ikke noget, man kan hente eller købe i dag. Listen over de 30 idéer kan ses på siden På vej, og du kan se, hvilke der ligner det, I selv mangler.