Fakturowanie ratalne i kamienie milowe

Wiele umów fakturuje się w ratach: 30 procent przy zamówieniu, 40 przy dostawie i 30 przy odbiorze. W BC można wiele zrobić zaliczkami, ale prawdziwy harmonogram faktur z ratami i kamieniami milowymi to nie to samo. Oto co potrafi funkcja zaliczek, jak pomagają projekty i jakie granice trzeba znać. To sprawia, że wybór metody jest ważny. Wspominamy też, co sprawdzić w konfiguracji.

Zaliczki w standardzie

Funkcję zaliczki tworzy się z zamówienia sprzedaży lub zakupu. Na karcie Prepayment podaje się procent, który może pochodzić z karty klienta i jest kopiowany do linii, gdzie można go zmienić. Można zamiast tego poprawić łączną kwotę zaliczki w statystyce, a kwota jest rozdzielana proporcjonalnie na linie.

Fakturę zaliczkową księguje się akcją Prepayment. Warunki płatności zaliczki to osobne pole, a linie na fakturze zaliczkowej można skompresować, jeśli mają to samo konto księgowe i te same wymiary.

Kilka rat na jednym zamówieniu

Microsoft Learn opisuje, że na jednym zamówieniu można wystawić kilka faktur zaliczkowych. Zwiększa się kwotę zaliczki w jednej lub kilku liniach, koryguje datę dokumentu i księguje ponownie. Nowa faktura powstaje na różnicę między tym, co zafakturowano, a nową kwotą.

Gdy zamówienie jest w końcu fakturowane, zaliczki są automatycznie odliczane od kwoty należnej. To czyni zaliczki użytecznym rozwiązaniem dla rat, jeśli samemu podnosisz kwotę za każdym razem, gdy zapada rata.

Czym zaliczka nie jest

Zaliczka jest funkcją płatności, a nie harmonogramem faktur. Na zamówieniu nie ma listy rat, dat i kamieni milowych ani przypomnienia, gdy kamień milowy zostanie osiągnięty. Learn nie opisuje planu rat na zamówieniach sprzedaży i nie znaleźliśmy takiego. Trzeba samemu pilnować, która rata jest następna.

Faktury zaliczkowe wymagają też poprawnej konfiguracji kont i grup VAT. Jeśli na koncie zaliczki jest VAT, zaokrąglenia mogą dawać błędy, gdy część linii wymaga stu procent, a część nie. Learn proponuje między innymi osobną grupę księgową VAT dla produktu dla tych linii.

Projekty i kamienie milowe

W module projektów można utworzyć linię planowania na każdy kamień milowy z typem linii Billable. Podaje się ilość do przeniesienia na fakturę i wybiera Create Sales Invoice, gdy kamień milowy zostanie osiągnięty. Learn wspomina, że można fakturować całe projekty, zadania lub pojedyncze linie planowania oraz że jest zadanie wsadowe do tworzenia faktur dla wielu projektów.

Wybór metody

Stałe procenty przy zamówieniu i dostawie: użyj zaliczki.
Kamienie milowe zależne od pracy: użyj projektu i linii planowania typu Billable.
Okresowa płatność za usługę: użyj umowy serwisowej z okresem fakturowania.
Bardziej złożone umowy: prowadź listę kontrolną poza BC i księguj jedną ratę naraz.

Przykład

Klient zamawia instalację za stałą cenę. Umowa to 30 procent przy zamówieniu, 40 przy dostawie i 30 po odbiorze. Przy zaliczce ustawia się 30 procent na zamówieniu i księguje pierwszą fakturę. Przy dostawie zwiększa się kwotę zaliczki do 70 procent i księguje następną fakturę. Na końcu fakturujecie resztę, a BC odlicza dwie zaliczki. Wszystkie trzy kroki musicie pamiętać sami i można nimi sterować tylko poza BC, np. w kalendarzu lub liście zadań.

Pomysł z naszej listy

Pomysł Instalment Invoicing dotyczy podziału zamówienia na raty lub kamienie milowe. W Addverk zbieramy pomysły na małe aplikacje, które mogą zamknąć takie luki. To pomysły, które rozważamy, a nie coś, co można dziś pobrać lub kupić. Listę 30 pomysłów znajdziesz na stronie W planach i zobaczysz, które z nich pasują do tego, czego brakuje u Ciebie.