Termijnfacturering en mijlpalen

Vooruitbetaling in standaard

De vooruitbetalingsfunctie wordt aangemaakt vanuit een verkooporder of inkooporder. Op het sneltabblad Prepayment geeft u een percentage op, dat afkomstig kan zijn van de debiteurenkaart en dat naar de regels wordt gekopieerd, waar het kan worden gewijzigd. U kunt in plaats daarvan het totale vooruitbetalingsbedrag in de statistieken aanpassen, en het bedrag wordt naar verhouding over de regels verdeeld.

U boekt de vooruitbetalingsfactuur via de actie Prepayment. De betalingsvoorwaarden voor de vooruitbetaling zijn een apart veld en u kunt de regels op de vooruitbetalingsfactuur samenvoegen als ze dezelfde grootboekrekening en dezelfde dimensies hebben.

Meerdere termijnen op dezelfde order

Microsoft Learn beschrijft dat u meerdere vooruitbetalingsfacturen op dezelfde order kunt uitgeven. U verhoogt het vooruitbetalingsbedrag op een of meer regels, past de documentdatum aan en boekt opnieuw. Er wordt een nieuwe factuur aangemaakt op het verschil tussen wat is gefactureerd en het nieuwe bedrag.

Wanneer de order uiteindelijk wordt gefactureerd, worden de vooruitbetalingen automatisch van het verschuldigde bedrag afgetrokken. Dat maakt vooruitbetalingen een bruikbare oplossing voor termijnen, als u zelf het bedrag verhoogt telkens wanneer een termijn vervalt.

Wat vooruitbetaling niet is

Vooruitbetaling is een betaalfunctie en geen factureringsschema. Er is geen lijst met termijnen, data en mijlpalen op de order en er is geen herinnering wanneer een mijlpaal wordt bereikt. Learn beschrijft geen termijnschema op verkooporders en wij hebben er geen gevonden. U moet zelf bijhouden welke termijn de volgende is.

Vooruitbetalingsfacturen vragen ook om een juiste inrichting van rekeningen en btw-groepen. Staat er btw op de vooruitbetalingsrekening, dan kan afronding fouten geven als sommige regels honderd procent vereisen en andere niet. Learn stelt onder meer een aparte btw-productboekingsgroep voor die regels voor.

Projecten en mijlpalen

In de projectmodule kunt u per mijlpaal een planningsregel maken met het regeltype Billable. U geeft het aantal op dat naar de factuur moet worden overgedragen en kiest Create Sales Invoice wanneer de mijlpaal is bereikt. Learn noemt dat u hele projecten, taken of afzonderlijke planningsregels kunt factureren en dat er een batchrun bestaat om facturen voor meerdere projecten aan te maken.

Keuze van methode

• Vaste percentages bij order en levering: gebruik vooruitbetaling.
• Mijlpalen die afhangen van werk: gebruik project en factureerbare planningsregels.
• Periodieke betaling voor een dienst: gebruik een servicecontract met factuurperiode.
• Complexere afspraken: houd een checklist buiten BC bij en boek één termijn per keer.

Voorbeeld

Een klant bestelt een installatie voor een vaste prijs. De afspraak is 30 procent bij order, 40 bij levering en 30 na de opleveringstest. Met vooruitbetaling zet u het percentage op de order op 30 en boekt u de eerste factuur. Bij levering verhoogt u het vooruitbetalingsbedrag naar 70 procent en boekt u de volgende factuur. Tot slot factureert u de rest en BC trekt de twee vooruitbetalingen af. Alle drie de stappen moet u zelf onthouden en dat kan alleen buiten BC worden bijgehouden, bijvoorbeeld in een agenda of een takenlijst.

Het idee op onze lijst

Het idee Instalment Invoicing gaat over het verdelen van een order in termijnen of mijlpalen. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.