Dela en anläggningstillgång i flera

En anläggningstillgång är bokförd som ett kort, men ska i verkligheten vara flera: till exempel fördelad på avdelningar, lagerställen eller enskilda delar. I BC gör man det med Fixed Asset Reclassification Journal, som fördelar anskaffningsvärde och avskrivningar efter procent. Det fungerar, men det är handarbete om det rör sig om många tillgångar. Här är tillvägagångssättet och de praktiska gränserna. Det är en praktisk genomgång. Siffrorna är vägledande.

Så delar man en tillgång

Enligt Microsoft Learn använder man Fixed Asset Reclassification Journal. Man skapar först de nya tillgångskorten och tilldelar dem en avskrivningsbok. Därefter skapar man en journalrad per ny tillgång. Här anger man det nya tillgångsnumret och en procentsats i fältet Reclassify Acquisition %.

Man markerar Reclassify Acquisition Cost och Reclassify Depreciation och väljer Reclassify. Då skapas rader i FA G/L Journal, som man bokför.

Exempel från Learn

En tillgång fördelas på tre avdelningar: 25 procent flyttas till den andra tillgången och 45 procent till den tredje. De återstående 30 procenten blir kvar på den ursprungliga tillgången. I själva stegen använder Learn 25 och 40, så räkna själva och se till att procentsatserna passar det ni vill uppnå.

Många tillgångar åt gången

Tillvägagångssättet fördelar en tillgång med en journalrad per ny tillgång. Står man med 40 tillgångar måste man skapa många journalrader och de nya tillgångskorten. Det är standardens begränsning, och vi har inte hittat någon massuppdelning.

I många journaler kan man använda Edit in Excel för att fylla i många rader, och Learn nämner konfigurationspaket för massimport i andra journaler. Kontrollera själva om de är tillgängliga för omklassificering av tillgångar i er version.

Köper ni många likadana tillgångar kan BC skapa flera tillgångskort automatiskt vid bokföring av inköpsfakturan, om man anger antalet tillgångskort. Det är en förebyggande lösning som bara fungerar vid inköp och inte på tillgångar som redan är bokförda.

Innan ni sätter igång

Skapa nya tillgångskort med rätt avskrivningsböcker, dimensioner och bokföringsgrupper.
Bestäm en fördelningsnyckel och skriv ner den till revisorn.
Kör omklassificering på en tillgång först och kontrollera resultatet med rapporten Fixed Asset - Book Value 02.
Bokför FA G/L Journal och stäm av anskaffningsvärde och avskrivningar före och efter.
Kontrollera stängda perioder och avskrivningsdatum.

När det är värt det

Om ni bara delar några få tillgångar per år är journalen fullt tillräcklig. Delar ni många, till exempel efter en flytt eller en uppdelning av en byggnad, blir arbetet snabbt stort. Gör då ett test på en tillgång, mät tiden och räkna på vad det betyder för alla. Överväg också om tillgångarna i stället borde ha skapats som flera kort från början, så att man inte behöver omklassificera senare.

Exempel

En tillgång på 500 000 kr fördelas på tre avdelningar: 20 procent flyttas till den andra tillgången och 30 procent till den tredje. De återstående 50 procenten blir kvar på den ursprungliga tillgången. Man skapar två nya tillgångskort och två journalrader, en per ny tillgång. Learns eget exempel räknar procentsatserna av den ursprungliga tillgångens anskaffningsvärde, men kontrollera själva beloppen i journalen innan ni bokför.

Idén på vår lista

Idén Bulk Asset Split handlar om att dela många tillgångar på en gång i stället för en i taget. Hos Addverk samlar vi idéer till små appar som kan täcka luckor som den här. De är idéer vi överväger och inget man kan ladda ner eller köpa i dag. Listan med de 30 idéerna finns på sidan På gång, och där kan du se vilka som liknar det ni själva saknar.