Een vast activum in meerdere splitsen

Een vast activum is geboekt als één kaart, maar moet in werkelijkheid meerdere zijn: bijvoorbeeld verdeeld over afdelingen, locaties of afzonderlijke onderdelen. In BC doet u dat met het Fixed Asset Reclassification Journal, dat de aanschafwaarde en afschrijvingen naar percentage verdeelt. Het werkt, maar het is handwerk als er veel activa zijn. Hier staan de werkwijze en de praktische grenzen. Het is een praktische doorloop. De cijfers zijn indicatief.

Zo splitst u één activum

Volgens Microsoft Learn gebruikt u het Fixed Asset Reclassification Journal. U maakt eerst de nieuwe activakaarten aan en wijst er een afschrijvingsboek aan toe. Daarna maakt u per nieuw activum een journaalregel aan. Daar geeft u het nieuwe activanummer en een percentage op in het veld Reclassify Acquisition Cost %.

U zet een vinkje bij Reclassify Acquisition Cost en Reclassify Depreciation en kiest Reclassify. Dan worden er regels aangemaakt in het FA G/L Journal, die u boekt.

Voorbeeld uit Learn

Een activum wordt verdeeld over drie afdelingen: 25 procent gaat naar het tweede activum en 45 procent naar het derde. De overige 30 procent blijft op het oorspronkelijke activum. In de stappen zelf gebruikt Learn 25 en 40, dus reken zelf na en zorg dat de percentages passen bij wat u wilt bereiken.

Veel activa tegelijk

De werkwijze verdeelt één activum met één journaalregel per nieuw activum. Hebt u 40 activa, dan moet u veel journaalregels en nieuwe activakaarten aanmaken. Dat is de beperking van standaard en wij hebben geen massale splitsing gevonden.

In veel journalen kunt u Edit in Excel gebruiken om veel regels in te vullen, en Learn noemt configuratiepakketten voor massale import in andere journalen. Controleer zelf of die beschikbaar zijn voor het herclassificeren van activa in uw versie.

Koopt u veel gelijke activa, dan kan BC meerdere activakaarten automatisch aanmaken bij het boeken van de inkoopfactuur als u het aantal activakaarten opgeeft. Dat is een preventieve oplossing die alleen werkt bij inkoop en niet op activa die al zijn geboekt.

Voordat u begint

Maak nieuwe activakaarten aan met de juiste afschrijvingsboeken, dimensies en boekingsgroepen.
Besluit over een verdeelsleutel en schrijf die op voor de accountant.
Voer de herclassificatie eerst uit op één activum en controleer het resultaat met het rapport Fixed Asset - Book Value 02.
Boek het FA G/L Journal en stem aanschafwaarde en afschrijvingen af vóór en na.
Controleer geblokkeerde perioden en afschrijvingsdatum.

Wanneer het de moeite waard is

Als u maar enkele activa per jaar splitst, is het journaal prima. Splitst u er veel, bijvoorbeeld na een verhuizing of een opdeling van een gebouw, dan wordt het werk snel groot. Neem dan een proef op één activum, meet de tijd en reken uit wat dat voor alle activa betekent. Overweeg ook of de activa niet van meet af aan als meerdere kaarten hadden moeten worden aangemaakt, zodat er later niet hoeft te worden geherclassificeerd.

Voorbeeld

Een activum van 500.000 wordt verdeeld over drie afdelingen: 20 procent gaat naar het tweede activum en 30 procent naar het derde. De overige 50 procent blijft op het oorspronkelijke activum. U maakt twee nieuwe activakaarten en twee journaalregels aan, één per nieuw activum. Het eigen voorbeeld van Learn rekent de percentages van de aanschafwaarde van het oorspronkelijke activum, maar controleer zelf de bedragen in het journaal voordat u boekt.

Het idee op onze lijst

Het idee Bulk Asset Split gaat over het splitsen van veel activa tegelijk in plaats van één voor één. Bij Addverk verzamelen we ideeën voor kleine apps die zulke gaten kunnen dichten. Het zijn ideeën die we overwegen en niets wat u nu kunt downloaden of kopen. De lijst met de 30 ideeën vindt u op de pagina In ontwikkeling, en daar ziet u welke lijken op wat u zelf mist.