Månadsavslut: en checklista

Månadsavslutet går smidigast när det följer samma ordning varje gång. Business Central tvingar dig inte genom ett avslut, så strukturen måste komma från er. Här är en checklista byggd på Microsofts egen översikt över avslutsuppgifter, med de sidor och funktioner du behöver. Använd den som utgångspunkt och anpassa den efter er uppsättning och era revisorers krav. Checklistan tar inte ställning till lokala tidsfrister.

Business Central kräver inte periodstängning

Enligt Microsoft Learn behövs redovisningsperioderna bara om du vill stänga resultaträkningen eller köra datakomprimering. De styr inte vilka datum man kan bokföra på. Det gör fälten Allow Posting From och Allow Posting To på sidan General Ledger Setup och på User Setup. Det senare gäller den enskilda användaren och åsidosätter den allmänna uppsättningen.

Det innebär att själva stängningen av en månad är en rutin som ni inför själva. Vanligtvis begränsar man bokföringsdatumen medan avstämningarna pågår och stänger helt när siffrorna är godkända.

Använd båda möjligheterna medvetet. Microsoft beskriver att du kan styra tillåtna datum för hela företaget, för den enskilda användaren och för journalmallar, och att datumen kan anges som datumformler så att de följer arbetsdatumet i stället för att behöva ändras för hand varje månad. Kontrollera på Learn vad som gäller i er version.

Innan du stämmer av: få allt bokfört

Börja med att få in alla verifikationer. Microsoft nämner dessa punkter i översikten över periodavslut:

Bokför försäljnings- och inköpsorder, fakturor, kreditnotor och returorder.
Bokför kassa- och betalningsjournaler.
Uppdatera och bokför återkommande journaler, även de för anläggningar.
Bokför avskrivningar på anläggningar och eventuella justeringar.
Hantera intercompany-transaktioner om ni använder intercompany.

Stäm av delbokföringarna

När verifikationerna är bokförda stämmer du av kundreskontra och leverantörsreskontra mot huvudboken. Microsoft pekar på rapporten Aged Accounts Payable för leverantörer och en motsvarande avstämning av kundfordringar. Stäm också av bankkonton så att saldot i Business Central stämmer med kontoutdraget. Det beskriver vi närmare i artikeln om bankavstämning.

Om ni handlar i utländsk valuta måste valutakurserna uppdateras och de bokförda kund-, leverantörs- och banktransaktionerna justeras. Det sker med körningen Adjust Exchange Rates.

Skriv i checklistan vem som stämmer av vad och vilken rapport som är dokumentationen. Då kan en kollega ta över om du är sjuk, och revisorn kan se hur siffrorna har kontrollerats.

Periodiseringar och moms

Poster som hör till en annan period kan bokföras med periodiseringsmallar, så att beloppet fördelas automatiskt. Kom ihåg att det finns särskilda fält, Allow Deferral Posting From och To, om ni har stängt de vanliga bokföringsdatumen.

Momsen ska också göras klar. Körningen Calc. and Post VAT Settlement stänger öppna momsposter och överför beloppen till momsavräkningskontot. Du kan skriva ut en testrapport först. När och hur momsen redovisas beror på reglerna i ert land, så bekräfta rutin och tidsfrister med er revisor eller skattemyndighet.

Kontrollera och stäng

Kör finansiella rapporter och kontrollera saldot på finanskonton, kunder, leverantörer och bank. Microsoft nämner rapporterna inför stängning som en del av processen. När siffrorna stämmer kan du sätta Allow Posting To till och med den stängda perioden, så att ingen bokför bakåt av misstag.

Om ni använder lagerperioder rekommenderar Learn att stänga dem varje månad. Det framgår sedan av checklistan för redovisningsperioder.

Spara rapporterna från avslutet som PDF eller i ert dokumentarkiv, så att siffrorna från den dagen går att hitta även om det senare bokförs bakåt i perioden.

Gör checklistan till er egen

Skriv ner er ordning, ge varje punkt en ansvarig och ett datum och spara den någonstans där hela teamet kan se den. Första gången tar det tid. Andra gången upptäcker ni vilka steg som alltid krånglar och kan rätta uppsättningen.