Zamknięcie miesiąca: lista kontrolna

Zamknięcie miesiąca przebiega najłatwiej, gdy za każdym razem następuje w tej samej kolejności. Business Central nie prowadzi was przez zamknięcie krok po kroku, więc strukturę musicie nadać sami. Oto lista kontrolna oparta na własnym przeglądzie zadań zamknięcia okresu od Microsoftu, wraz ze stronami i funkcjami, z których będziecie korzystać. Potraktuj ją jako punkt wyjścia i dopasuj do własnej konfiguracji oraz wymagań biegłego rewidenta. Lista nie rozstrzyga o terminach obowiązujących w Waszym kraju.

Business Central nie wymaga zamykania okresów

Według Microsoft Learn okresy obrachunkowe są potrzebne tylko wtedy, gdy chcesz zamknąć rachunek zysków i strat lub uruchomić kompresję danych. Nie decydują one o tym, na jakie daty można księgować. Decydują o tym pola Allow Posting From i Allow Posting To na stronie General Ledger Setup oraz na stronie User Setup. Ta druga dotyczy pojedynczego użytkownika i ma pierwszeństwo przed ustawieniami ogólnymi.

Oznacza to, że samo zamknięcie miesiąca jest procedurą, którą musicie wprowadzić sami. Zazwyczaj ogranicza się daty księgowania, gdy trwają uzgodnienia, a zamyka całkowicie, gdy liczby zostaną zatwierdzone.

Korzystaj z obu możliwości świadomie. Microsoft opisuje, że dozwolone daty można kontrolować dla całej firmy, dla pojedynczego użytkownika i dla szablonów dzienników, a także że daty można podawać jako formuły dat, dzięki czemu podążają za datą roboczą i nie trzeba ich poprawiać ręcznie co miesiąc. Sprawdź na Learn, co obowiązuje w Waszej wersji.

Przed uzgodnieniem: zaksięguj wszystko

Zacznij od wprowadzenia wszystkich dokumentów. Microsoft wymienia w przeglądzie zamknięcia okresu następujące punkty:

Zaksięguj zamówienia sprzedaży i zakupu, faktury, noty kredytowe i zwroty.
Zaksięguj dzienniki kasowe i płatności.
Zaktualizuj i zaksięguj dzienniki cykliczne, także te dla środków trwałych.
Zaksięguj amortyzację środków trwałych i ewentualne korekty.
Przetwórz transakcje intercompany, jeśli z nich korzystacie.

Uzgodnij ewidencje szczegółowe

Gdy dokumenty są zaksięgowane, uzgadniasz należności i zobowiązania z księgą główną. Microsoft wskazuje raport Aged Accounts Payable dla zobowiązań oraz analogiczne uzgodnienie należności. Uzgodnij też konta bankowe, aby saldo w Business Central zgadzało się z wyciągiem. Opisujemy to dokładniej w artykule o uzgadnianiu konta bankowego.

Jeśli handlujecie w walutach obcych, trzeba zaktualizować kursy walut oraz skorygować zaksięgowane pozycje należności, zobowiązań i kont bankowych. Robi to zadanie Adjust Exchange Rates.

Zapisz na liście kontrolnej, kto uzgadnia co i który raport jest dokumentacją. Wtedy kolega lub koleżanka może Cię zastąpić na czas choroby, a biegły rewident zobaczy, jak kontrolowano liczby.

Rozliczenia międzyokresowe i VAT

Pozycje należące do innego okresu można księgować za pomocą szablonów rozliczeń międzyokresowych, aby kwota rozkładała się automatycznie. Pamiętaj, że istnieją specjalne pola Allow Deferral Posting From i To, jeśli zamknęliście zwykłe daty księgowania.

VAT też trzeba przygotować. Zadanie Calc. and Post VAT Settlement zamyka otwarte pozycje VAT i przenosi kwoty na konto rozliczenia VAT. Wcześniej możesz wydrukować raport testowy. Kiedy i jak VAT jest zgłaszany, zależy od lokalnych przepisów, więc potwierdź procedurę i terminy ze swoim biegłym rewidentem lub księgowym albo w urzędzie skarbowym.

Skontroluj i zamknij

Uruchom raporty finansowe i sprawdź salda kont księgi głównej, należności, zobowiązań i banku. Microsoft wymienia raporty przed zamknięciem jako część procesu. Gdy liczby się zgadzają, możesz ustawić Allow Posting To na ostatni dzień zamkniętego okresu, aby nikt przez pomyłkę nie księgował wstecz.

Jeśli korzystacie z okresów magazynowych, Learn zaleca zamykanie ich co miesiąc. Wynika to potem z listy kontrolnej okresów obrachunkowych.

Zapisz raporty z zamknięcia jako PDF lub w archiwum dokumentów, aby liczby z tego dnia można było odnaleźć, nawet jeśli później zaksięgujecie coś wstecz w tym okresie.

Zrób z listy własne narzędzie

Zapisz swoją kolejność, przypisz każdemu punktowi osobę odpowiedzialną i datę, a listę przechowuj w miejscu dostępnym dla całego zespołu. Za pierwszym razem zajmie to czas. Za drugim razem zobaczycie, które kroki zawsze sprawiają kłopot, i będziecie mogli poprawić konfigurację.