Monatsabschluss: eine Checkliste

Der Monatsabschluss läuft am reibungslosesten, wenn er jedes Mal in derselben Reihenfolge abläuft. Business Central zwingt Sie nicht durch einen Abschluss, die Struktur müssen also Sie selbst vorgeben. Hier finden Sie eine Checkliste, die auf Microsofts eigener Übersicht der Abschlussaufgaben aufbaut, mit den Seiten und Funktionen, die Sie brauchen. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Einrichtung und die Anforderungen Ihres Abschlussprüfers an. Die Checkliste berücksichtigt keine Fristen Ihres Landes.

Business Central verlangt keinen Periodenabschluss

Laut Microsoft Learn sind Rechnungswesenperioden nur nötig, wenn Sie die Gewinn-und-Verlust-Rechnung abschließen oder eine Datenkomprimierung ausführen wollen. Sie steuern nicht, auf welche Daten gebucht werden darf. Das tun die Felder Allow Posting From und Allow Posting To auf der Seite General Ledger Setup und in der User Setup. Die User Setup gilt für den einzelnen Benutzer und überschreibt die allgemeine Einrichtung.

Das bedeutet, dass das Schließen eines Monats ein Verfahren ist, das Sie selbst einführen. Typischerweise begrenzt man die Buchungsdaten, solange die Abstimmungen laufen, und schließt vollständig, sobald die Zahlen freigegeben sind.

Nutzen Sie beide Möglichkeiten bewusst. Microsoft beschreibt, dass Sie die zulässigen Daten für das gesamte Unternehmen, für einzelne Benutzer und für Buchungsblattvorlagen steuern können und dass sich die Daten als Datumsformeln eingeben lassen. So folgen sie dem Arbeitsdatum und müssen nicht jeden Monat von Hand geändert werden. Prüfen Sie auf Learn, was in Ihrer Version gilt.

Vor der Abstimmung: alles buchen

Beginnen Sie damit, alle Belege zu erfassen. Microsoft nennt in der Übersicht zum Periodenabschluss diese Punkte:

Verkaufs- und Einkaufsaufträge, Rechnungen, Gutschriften und Reklamationen buchen.
Kassen- und Zahlungsbuchblätter buchen.
Wiederkehrende Buchungsblätter aktualisieren und buchen, auch die für Anlagen.
Abschreibungen auf Anlagen und eventuelle Anpassungen buchen.
Intercompany-Transaktionen verarbeiten, falls Sie Intercompany nutzen.

Nebenbücher abstimmen

Sind die Belege gebucht, stimmen Sie Debitoren und Kreditoren mit der Finanzbuchhaltung ab. Microsoft verweist auf den Bericht Aged Accounts Payable für Kreditoren und eine entsprechende Abstimmung der Forderungen. Stimmen Sie auch die Bankkonten ab, damit der Saldo in Business Central mit dem Kontoauszug übereinstimmt. Das beschreiben wir ausführlicher im Artikel zur Bankabstimmung.

Wenn Sie in Fremdwährung handeln, müssen die Wechselkurse aktualisiert und die gebuchten Debitoren-, Kreditoren- und Bankposten angepasst werden. Das geschieht mit dem Lauf Adjust Exchange Rates.

Halten Sie in der Checkliste fest, wer was abstimmt und welcher Bericht als Nachweis dient. So kann ein Kollege übernehmen, wenn Sie krank sind, und Ihr Abschlussprüfer sieht, wie die Zahlen kontrolliert wurden.

Periodenabgrenzung und Umsatzsteuer

Posten, die zu einer anderen Periode gehören, lassen sich mit Abgrenzungsvorlagen buchen, sodass der Betrag automatisch verteilt wird. Denken Sie daran, dass es besondere Felder gibt, Allow Deferral Posting From und To, falls Sie die gewöhnlichen Buchungsdaten gesperrt haben.

Auch die Umsatzsteuer muss vorbereitet werden. Der Lauf Calc. and Post VAT Settlement schließt offene Umsatzsteuerposten und überträgt die Beträge auf das Umsatzsteuer-Abrechnungskonto. Sie können vorab einen Testbericht ausdrucken. Wann und wie die Umsatzsteuer gemeldet wird, hängt von den Regeln Ihres Landes ab. Bestätigen Sie Verfahren und Fristen deshalb mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerbehörde.

Kontrollieren und schließen

Führen Sie die Finanzberichte aus und prüfen Sie die Salden der Sachkonten, Debitoren, Kreditoren und Bank. Microsoft nennt die Berichte vor dem Abschluss als Teil des Prozesses. Stimmen die Zahlen, können Sie Allow Posting bis einschließlich der abgeschlossenen Periode setzen, damit niemand versehentlich rückwirkend bucht.

Wenn Sie Lagerperioden verwenden, empfiehlt Learn, sie monatlich zu schließen. Das erscheint anschließend in der Checkliste für Rechnungswesenperioden.

Speichern Sie die Berichte des Abschlusses als PDF oder in Ihrem Dokumentenarchiv, damit die Zahlen dieses Tages auffindbar bleiben, auch wenn später noch in die Periode zurückgebucht wird.

Machen Sie die Checkliste zu Ihrer eigenen

Schreiben Sie Ihre Reihenfolge auf, geben Sie jedem Punkt einen Verantwortlichen und ein Datum und speichern Sie sie an einem Ort, den das ganze Team sehen kann. Beim ersten Mal kostet das Zeit. Beim zweiten Mal merken Sie, welche Schritte immer Probleme machen, und können die Einrichtung korrigieren.