Månedsavslutning: en sjekkliste

Månedsavslutningen går enklest når den følger samme rekkefølge hver gang. Business Central tvinger deg ikke gjennom en avslutning, så strukturen må komme fra dere. Her er en sjekkliste bygget på Microsofts egen oversikt over avslutningsoppgaver, med sidene og funksjonene du trenger. Bruk den som utgangspunkt og tilpass den til oppsettet deres og kravene fra revisor. Sjekklisten tar ikke stilling til lokale frister.

Business Central krever ikke periodelukking

Ifølge Microsoft Learn er regnskapsperiodene bare nødvendige hvis du vil lukke resultatregnskapet eller kjøre datakomprimering. De styrer ikke hvilke datoer man kan bokføre på. Det gjør feltene Allow Posting From og Allow Posting To på siden Finansoppsett (General Ledger Setup) og på Brukeroppsett (User Setup). Sistnevnte gjelder den enkelte brukeren og overstyrer det generelle oppsettet.

Det betyr at selve lukkingen av en måned er en prosedyre dere må innføre selv. Typisk begrenser man bokføringsdatoene mens avstemmingene pågår, og lukker helt når tallene er godkjent.

Bruk begge mulighetene bevisst. Microsoft beskriver at du kan styre tillatte datoer for hele virksomheten, for den enkelte brukeren og for kladdemaler, og at datoene kan oppgis som datoformler, slik at de følger arbeidsdatoen i stedet for å måtte rettes manuelt hver måned. Sjekk på Learn hva som gjelder i din versjon.

Før du avstemmer: få alt bokført

Start med å få inn alle bilag. Microsoft nevner disse punktene i oversikten over periodeavslutning:

Bokfør salgs- og kjøpsordrer, fakturaer, kreditnotaer og returordrer.
Bokfør kasse- og betalingskladder.
Oppdater og bokfør gjentakende kladder, også de for driftsmidler.
Bokfør avskrivninger på driftsmidler og eventuelle reguleringer.
Behandle intercompany-transaksjoner hvis dere bruker intercompany.

Avstem delregnskapene

Når bilagene er bokført, avstemmer du kundereskontro og leverandørreskontro mot hovedboken. Microsoft peker på rapporten Aged Accounts Payable for leverandørgjeld og en tilsvarende avstemming av kundefordringer. Avstem også bankkontoene, slik at saldoen i Business Central stemmer med kontoutskriften. Det beskriver vi nærmere i artikkelen om bankavstemming.

Hvis dere handler i utenlandsk valuta, må valutakursene oppdateres, og de bokførte kunde-, leverandør- og bankpostene reguleres. Det skjer med kjøringen Adjust Exchange Rates.

Skriv i sjekklisten hvem som avstemmer hva, og hvilken rapport som er dokumentasjonen. Da kan en kollega overta hvis du er syk, og revisor kan se hvordan tallene er kontrollert.

Periodiseringer og mva

Poster som hører til en annen periode, kan bokføres med periodiseringsmaler, slik at beløpet fordeles automatisk. Husk at det finnes egne felter, Allow Deferral Posting From og To, hvis dere har lukket de vanlige bokføringsdatoene.

Mva-en må også gjøres klar. Kjøringen Calc. and Post VAT Settlement lukker åpne mva-poster og overfører beløpene til mva-oppgjørskontoen. Du kan skrive ut en testrapport først. Når og hvordan mva rapporteres, avhenger av lokale regler, så bekreft prosedyre og frister med revisor eller skattemyndighetene.

Kontroller og lukk

Kjør finansielle rapporter og sjekk saldoen på finanskontoer, kunder, leverandører og bank. Microsoft nevner rapportene som kjøres før lukking som en del av prosessen. Når tallene stemmer, kan du sette Allow Posting To til og med den lukkede perioden, slik at ingen bokfører bakover ved en feil.

Hvis dere bruker lagerperioder, anbefaler Learn å lukke dem hver måned. Det fremgår deretter av sjekklisten for regnskapsperioder.

Lagre rapportene fra avslutningen som PDF eller i dokumentarkivet deres, slik at tallene fra den dagen kan finnes igjen, selv om det senere bokføres bakover i perioden.

Gjør sjekklisten til deres egen

Skriv ned rekkefølgen deres, gi hvert punkt en ansvarlig og en dato, og lagre den et sted hele teamet kan se. Første gang tar det tid. Andre gang oppdager dere hvilke trinn som alltid skaper trøbbel, og kan rette oppsettet.