Maandafsluiting: een checklist

De maandafsluiting verloopt het soepelst als u elke keer dezelfde volgorde aanhoudt. Business Central dwingt u niet door een afsluiting heen, dus de structuur moet van uzelf komen. Hier volgt een checklist die is gebaseerd op het eigen overzicht van Microsoft met afsluitingstaken, met de pagina's en functies die u nodig hebt. Gebruik hem als uitgangspunt en pas hem aan op uw eigen inrichting en de eisen van uw accountant. De checklist gaat niet in op lokale termijnen.

Business Central vereist geen periodeafsluiting

Volgens Microsoft Learn zijn de boekjaarperioden alleen nodig als u de winst-en-verliesrekening wilt afsluiten of datacompressie wilt uitvoeren. Ze bepalen niet op welke data u mag boeken. Dat doen de velden Allow Posting From en Allow Posting To op de pagina General Ledger Setup en op User Setup. Die laatste geldt per gebruiker en gaat voor op de algemene instelling.

Dat betekent dat het afsluiten van een maand een procedure is die u zelf invoert. Meestal beperkt u de boekingsdatums zodra de afstemmingen lopen en sluit u helemaal af wanneer de cijfers zijn goedgekeurd.

Gebruik beide mogelijkheden bewust. Microsoft beschrijft dat u de toegestane data kunt beheren voor het hele bedrijf, per gebruiker en per dagboeksjabloon, en dat de data als datumformules kunnen worden ingevoerd, zodat ze meebewegen met de werkdatum in plaats van elke maand handmatig te worden aangepast. Controleer op Learn wat in uw versie geldt.

Voor de afstemming: zorg dat alles is geboekt

Begin met het binnenhalen van alle documenten. Microsoft noemt deze punten in het overzicht van de periodeafsluiting:

Boek verkoop- en inkooporders, facturen, creditnota's en retourorders.
Boek kas- en betalingsdagboeken.
Werk terugkerende dagboeken bij en boek ze, ook die voor vaste activa.
Boek afschrijvingen op vaste activa en eventuele correcties.
Verwerk intercompany-transacties als u intercompany gebruikt.

Stem de subadministraties af

Zodra de documenten zijn geboekt, stemt u debiteuren en crediteuren af op het grootboek. Microsoft verwijst naar het rapport Aged Accounts Payable voor crediteuren en naar een vergelijkbare afstemming van vorderingen. Stem ook de bankrekeningen af, zodat het saldo in Business Central overeenkomt met het bankafschrift. Dat beschrijven we uitgebreider in het artikel over bankafstemming.

Als u in vreemde valuta handelt, moeten de wisselkoersen worden bijgewerkt en moeten de geboekte debiteuren-, crediteuren- en bankposten worden gecorrigeerd. Dat gebeurt met de taak Adjust Exchange Rates.

Noteer in de checklist wie wat afstemt en welk rapport de documentatie vormt. Dan kan een collega het overnemen als u ziek bent, en kan de accountant zien hoe de cijfers zijn gecontroleerd.

Overlopende posten en btw

Posten die bij een andere periode horen, kunt u boeken met overlopende-postensjablonen (deferral templates), zodat het bedrag automatisch wordt verdeeld. Denk eraan dat er aparte velden zijn, Allow Deferral Posting From en To, als u de gewone boekingsdatums hebt afgesloten.

Ook de btw moet klaarstaan. De taak Calc. and Post VAT Settlement sluit open btw-posten af en brengt de bedragen over naar de btw-afrekeningsrekening. U kunt eerst een testrapport afdrukken. Wanneer en hoe de btw wordt aangegeven, hangt af van de lokale regels. Bevestig de procedure en de termijnen dus bij uw accountant of de belastingdienst.

Controleren en afsluiten

Draai de financiële rapporten en controleer de saldi van grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren en bank. Microsoft noemt de rapporten voor de afsluiting als onderdeel van het proces. Als de cijfers kloppen, kunt u Allow Posting To instellen tot en met de afgesloten periode, zodat niemand per ongeluk terugboekt.

Als u voorraadperioden gebruikt, raadt Learn aan die maandelijks af te sluiten. Dat staat daarna in de checklist voor boekjaarperioden.

Bewaar de rapporten van de afsluiting als pdf of in uw documentarchief, zodat de cijfers van die dag terug te vinden zijn, ook als er later alsnog in de periode wordt geboekt.

Maak de checklist van uzelf

Schrijf uw volgorde op, geef elk punt een verantwoordelijke en een datum, en bewaar de lijst op een plek die het hele team kan zien. De eerste keer kost het moeite. De tweede keer merkt u welke stappen steeds problemen geven en kunt u de inrichting verbeteren.