Månedsafslutning: en tjekliste

Månedsafslutningen går nemmest, når den følger samme rækkefølge hver gang. Business Central tvinger dig ikke gennem en afslutning, så strukturen skal komme fra jer. Her er en tjekliste bygget på Microsofts egen oversigt over afslutningsopgaver, med de sider og funktioner, du skal bruge. Brug den som udgangspunkt og tilpas den til jeres opsætning og jeres revisors krav. Tjeklisten tager ikke stilling til danske frister.

Business Central kræver ikke periodelukning

Ifølge Microsoft Learn er regnskabsperioderne kun nødvendige, hvis du vil lukke resultatopgørelsen eller køre datakomprimering. De styrer ikke, hvilke datoer man kan bogføre på. Det gør felterne Tilladt bogføring fra og Tilladt bogføring til (Allow Posting From og Allow Posting To) på siden Finansopsætning (General Ledger Setup) og på Brugeropsætning (User Setup). Sidstnævnte gælder for den enkelte bruger og overstyrer den generelle opsætning.

Det betyder, at selve lukningen af en måned er en procedure, I selv indfører. Typisk begrænser man bogføringsdatoerne, når afstemningerne er i gang, og lukker helt, når tallene er godkendt.

Brug begge muligheder bevidst. Microsoft beskriver, at du kan styre tilladte datoer for hele virksomheden, for den enkelte bruger og for kladdeskabeloner, og at datoerne kan angives som datoformler, så de følger arbejdsdatoen i stedet for at skulle rettes manuelt hver måned. Tjek på Learn, hvad der gælder i jeres version.

Før du afstemmer: få alt bogført

Start med at få alle bilag ind. Microsoft nævner disse punkter i oversigten over periodeafslutning:

Bogfør salgs- og købsordrer, fakturaer, kreditnotaer og returordrer.
Bogfør kasse- og betalingskladder.
Opdater og bogfør tilbagevendende kladder, også dem til anlæg.
Bogfør afskrivninger på anlæg og eventuelle reguleringer.
Behandl intercompany-transaktioner, hvis I bruger intercompany.

Afstem delregnskaberne

Når bilagene er bogført, afstemmer du debitorer og kreditorer til finansbogholderiet. Microsoft peger på rapporten Aged Accounts Payable for kreditorer og tilsvarende afstemning af tilgodehavender. Afstem også bankkonti, så saldoen i Business Central passer med kontoudtoget. Det beskriver vi nærmere i artiklen om bankafstemning.

Hvis I handler i fremmed valuta, skal valutakurserne opdateres, og de bogførte debitor-, kreditor- og bankposter reguleres. Det sker med kørslen Adjust Exchange Rates.

Skriv i tjeklisten, hvem der afstemmer hvad, og hvilken rapport der er dokumentationen. Så kan en kollega overtage, hvis du er syg, og revisor kan se, hvordan tallene er kontrolleret.

Periodiseringer og moms

Poster, der hører til en anden periode, kan bogføres med periodiseringsskabeloner, så beløbet fordeles automatisk. Husk, at der er særlige felter, Tilladt periodiseringsbogføring fra og til, hvis I har lukket de almindelige bogføringsdatoer.

Momsen skal også gøres klar. Kørslen Calc. and Post VAT Settlement lukker åbne momsposter og overfører beløbene til momsafregningskontoen. Du kan udskrive en testrapport først. Hvornår og hvordan momsen indberettes, afhænger af danske regler, så bekræft procedure og frister med jeres revisor eller Skattestyrelsen.

Kontrollér og luk

Kør finansielle rapporter og tjek saldoen på finanskonti, debitorer, kreditorer og bank. Microsoft nævner rapporterne til før-lukning som en del af processen. Når tallene stemmer, kan du sætte Tilladt bogføring til og med den lukkede periode, så ingen bogfører bagud ved en fejl.

Hvis I bruger lagerperioder, anbefaler Learn at lukke dem månedligt. Det fremgår derefter af tjeklisten for regnskabsperioder.

Gem rapporterne fra afslutningen som PDF eller i jeres dokumentarkiv, så tallene fra den dag kan genfindes, selv om der senere bogføres tilbage i perioden.

Gør tjeklisten til jeres egen

Skriv jeres rækkefølge ned, giv hvert punkt en ansvarlig og en dato, og gem den et sted, hele teamet kan se. Første gang tager det tid. Anden gang opdager I, hvilke trin der altid driller, og kan rette opsætningen.