Go-live-checklista för Business Central

Go-live är dagen då företaget börjar bokföra i Business Central i stället för i det gamla systemet. Det går sällan fel på grund av ett enda stort fel, utan på grund av många små saker som inte var kontrollerade. Här är en checklista indelad i veckan före, själva dagen och veckan efter, som du kan anpassa till ert projekt. Använd den som utgångspunkt och lägg till era egna punkter.

Veckan före

Målet är att det inte ska bli några överraskningar. Allt ska vara testat och alla ska veta vad som händer.

Provmigrering genomförd och avstämd i sandbox.
Användare skapade med licens, behörighetsuppsättning och i rätt säkerhetsgrupper.
Nummerserier, bokföringsgrupper och momsinställningar genomgångna.
Bankkoppling, betalningsformat och e-postinställningar testade.
Utskrifter, fakturalayout och rapporter godkända av användarna.
Integrationer testade med riktiga exempel.
Utbildning genomförd och instruktioner delade.
Beslut om vem som får bokföra i det gamla systemet och till vilket datum.

Dagen före och själva dagen

Lås det gamla systemet för nya bokföringar och ta ett sista utdrag. Läs in de ingående siffrorna i produktion och stäm av dem mot det gamla systemet, så som ni övade i sandbox.

Kontrollera att jobben i jobbkön körs och att e-post och bank fungerar. Ha en kort lista över nyckelpersoner som kan svara och bestäm var användarna rapporterar fel. Bokför en testfaktura och en testbetalning tidigt för att se hela förloppet.

Avstämning och veckan efter

Du måste kunna visa att ingående balansen i Business Central är lika med slutbalansen i det gamla systemet. Kund- och leverantörssaldo ska stämma med de öppna posterna. Lagervärdet ska stämma med lagerkontot.

Spara avstämningen. Revisorn frågar efter den.

Träffa användarna dagligen i korta möten och samla frågor i en lista. De flesta problem är saknade behörigheter, felaktiga bokföringsgrupper eller en journal som inte har ställts in.

Kör jobbkön och kontrollera om något har felstatus.
Kontrollera bankavstämning och det första betalningsförslaget.
Kör den första momsrapporten som prov och jämför med förväntan.
Kontrollera att nummerserierna räknar rätt.
Gå igenom användarnas frågor och rätta inställningarna i stället för att göra genvägar.

Roller och efter första stängningen

Efter den första månadens stängning bör ni ha ett kort erfarenhetsmöte. Vad fungerade, vad ska rättas och vad behöver tränas mer? Planera också när ni kontrollerar uppdateringsfönster och notifikationsmottagare i admin center, så att Microsofts uppdateringar inte överraskar er.

Fördela ansvaret. En person leder dagen och fattar beslut. En annan stämmer av siffror. En tredje är kontakt mot it och leverantörer. Superanvändare sitter hos kollegorna och hjälper till.

Skriv en kort eskaleringsplan. Vem ringer ni om banken inte fungerar eller om bokföringen stoppas av ett fel ni inte förstår?

Återgång och kommunikation

Bestäm i förväg vad som krävs för att ni ska skjuta upp go-live och vad ni gör om ni måste gå tillbaka. När de gamla systemen är låsta är en återgång svår, så kom överens om gränsen medan det ännu finns tid. Spara säkerhetskopior av alla utdrag och dokumentera vad som lästes in när.

Berätta för alla i företaget när bytet sker, vad som ändras för dem och var de får hjälp. Berätta också för kunder och leverantörer om fakturalayout, bankuppgifter eller e-postavsändare ändras.

Ge korta statusuppdateringar under dagen så att ingen behöver gissa om bytet följer planen.

Hjälp med go-live

Addverk är ett nytt Business Central-företag. Vill ni ha en checklista och en bollplank inför go-live kan ni skriva till oss.