Sjekkliste for go-live i Business Central

Go-live er dagen da virksomheten begynner å bokføre i Business Central i stedet for i det gamle systemet. Det går sjelden galt på grunn av én stor feil, men på grunn av mange små ting som ikke var sjekket. Her er en sjekkliste delt inn i uken før, selve dagen og uken etter, som du kan tilpasse til prosjektet deres. Bruk den som utgangspunkt, og legg til egne punkter.

Uken før

Målet er at det ikke skal komme overraskelser. Alt skal være testet, og alle skal vite hva som skjer.

Prøvemigrering gjennomført og avstemt i sandbox.
Brukere opprettet med lisens, tillatelsessett og i riktige sikkerhetsgrupper.
Nummerserier, bokføringsgrupper og mva-oppsett gjennomgått.
Bankforbindelse, betalingsformater og e-postoppsett testet.
Utskrifter, fakturalayout og rapporter godkjent av brukerne.
Integrasjoner testet med ekte eksempler.
Opplæring gjennomført, og veiledninger er delt.
Beslutning om hvem som får bokføre i det gamle systemet, og til hvilken dato.

Dagen før og selve dagen

Lås det gamle systemet for nye bokføringer, og ta et siste uttrekk. Les inn åpningstall i produksjon, og avstem dem mot det gamle systemet slik dere øvde i sandbox.

Sjekk at jobbene i jobbkøen kjører, og at e-post og bank fungerer. Ha en kort liste over nøkkelpersoner som kan svare, og avtal hvor brukerne melder feil. Bokfør en testfaktura og en testbetaling tidlig for å se hele forløpet.

Avstemming og uken etter

Du må kunne vise at åpningsbalansen i Business Central er lik sluttbalansen i det gamle systemet. Kunde- og leverandørsaldo skal stemme med de åpne postene. Lagerverdi skal stemme med lagerkontoen.

Ta vare på avstemmingen. Revisor spør etter den.

Møt brukerne daglig i korte møter, og samle spørsmål på en liste. De fleste problemer er manglende tillatelser, feil bokføringsgrupper eller en kladd som ikke er satt opp.

Kjør jobbkøen, og sjekk for feilstatus.
Sjekk bankavstemming og første betalingsforslag.
Kjør første mva-rapport som prøve, og sammenlign med forventningen.
Kontroller at nummerseriene teller riktig.
Gå gjennom brukernes spørsmål, og rett oppsettet i stedet for å lage snarveier.

Roller og etter første avslutning

Etter første måneds avslutning bør dere ha et kort erfaringsmøte. Hva fungerte, hva må rettes, og hva må det trenes mer på? Planlegg også når dere sjekker oppdateringsvindu og varslingsmottakere i administrasjonssenteret, slik at Microsofts oppdateringer ikke overrasker dere.

Fordel ansvaret. Én person leder dagen og tar beslutninger. En annen avstemmer tall. En tredje er kontakt mot IT og leverandører. Superbrukere sitter hos kollegene og hjelper.

Skriv en kort eskaleringsplan. Hvem ringer dere til hvis banken ikke fungerer, eller hvis bokføringen stopper med en feil dere ikke forstår?

Tilbakefall og kommunikasjon

Bestem på forhånd hva som kreves for at dere utsetter go-live, og hva dere gjør hvis dere må gå tilbake. Når de gamle systemene er låst, er en tilbakerulling vanskelig, så avtal grensen mens det fortsatt er tid. Ta vare på sikkerhetskopi av alle uttrekk, og dokumenter hva som ble lest inn når.

Fortell alle i virksomheten når overgangen skjer, hva som endrer seg for dem, og hvor de får hjelp. Fortell også kunder og leverandører hvis fakturalayout, bankopplysninger eller e-postavsendere endrer seg.

Gi korte statusoppdateringer underveis på dagen, slik at ingen må gjette om overgangen går etter planen.

Skriv til oss

Addverk er et nytt Business Central-hus. Skriv til oss hvis dere vil ha en sjekkliste og en sparringspartner til go-live.