Go-live-checklist voor Business Central

Go-live is de dag waarop het bedrijf in Business Central begint te boeken in plaats van in het oude systeem. Zelden gaat het mis door één grote fout, maar door veel kleine dingen die niet gecontroleerd waren. Hier is een checklist, verdeeld in de week ervoor, de dag zelf en de week erna, die u kunt aanpassen aan uw project. Gebruik haar als uitgangspunt en voeg uw eigen punten toe.

De week ervoor

Het doel is dat er geen verrassingen zijn. Alles moet getest zijn en iedereen moet weten wat er gebeurt.

Proefmigratie uitgevoerd en afgestemd in de sandbox.
Gebruikers aangemaakt met licentie, machtigingensets en in de juiste beveiligingsgroepen.
Nummerreeksen, boekingsgroepen en btw-instellingen doorgenomen.
Bankkoppeling, betaalformaten en e-mailinstellingen getest.
Afdrukken, factuurlayout en rapporten goedgekeurd door de gebruikers.
Koppelingen getest met echte voorbeelden.
Opleiding gegeven en handleidingen gedeeld.
Besluit over wie in het oude systeem mag boeken en tot welke datum.

De dag ervoor en de dag zelf

Vergrendel het oude systeem voor nieuwe boekingen en maak een laatste extractie. Lees de openingscijfers in productie in en stem ze af met het oude systeem, zoals u in de sandbox hebt geoefend.

Controleer of de taken in de jobwachtrij draaien en of e-mail en bank werken. Houd een korte lijst bij van sleutelpersonen die kunnen antwoorden en spreek af waar gebruikers fouten melden. Boek vroeg een testfactuur en een testbetaling om het hele verloop te zien.

Afstemming en de week erna

U moet kunnen aantonen dat de openingsbalans in Business Central gelijk is aan de eindbalans van het oude systeem. Het debiteuren- en crediteurensaldo moet overeenkomen met de openstaande posten. De voorraadwaarde moet overeenkomen met de voorraadrekening.

Bewaar de afstemming. De accountant vraagt ernaar.

Ontmoet de gebruikers dagelijks in korte overleggen en verzamel vragen op een lijst. De meeste problemen zijn ontbrekende machtigingen, verkeerde boekingsgroepen of een journaal dat niet is ingesteld.

Draai de jobwachtrij en controleer op foutstatus.
Controleer bankafstemming en het eerste betaalvoorstel.
Draai de eerste btw-aangifte als proef en vergelijk met de verwachting.
Controleer of nummerreeksen correct tellen.
Loop de vragen van de gebruikers door en corrigeer de instellingen in plaats van omwegen te maken.

Rollen en na de eerste afsluiting

Na de afsluiting van de eerste maand is het goed een korte evaluatie te houden. Wat werkte, wat moet worden verbeterd en waarin moet meer worden getraind? Plan ook wanneer u het updatevenster en de ontvangers van meldingen in het beheercentrum controleert, zodat de updates van Microsoft u niet verrassen.

Verdeel de verantwoordelijkheid. Eén persoon leidt de dag en neemt beslissingen. Een ander stemt cijfers af. Een derde is het contact met IT en leveranciers. Superusers zitten bij de collega's en helpen.

Schrijf een kort escalatieplan. Wie belt u als de bank niet werkt of als het boeken stopt met een fout die u niet begrijpt?

Terugval en communicatie

Bepaal van tevoren wat nodig is om de go-live uit te stellen en wat u doet als u moet terugkeren. Zodra de oude systemen zijn vergrendeld, is een terugdraaiing moeilijk, dus spreek de grens af zolang er nog tijd is. Bewaar een back-up van alle extracties en leg vast wat wanneer is ingelezen.

Vertel iedereen in het bedrijf wanneer de overstap plaatsvindt, wat er voor hen verandert en waar ze hulp krijgen. Vertel het ook aan klanten en leveranciers als factuurlayout, bankgegevens of e-mailafzenders veranderen.

Geef tijdens de dag korte statusupdates, zodat niemand hoeft te raden of de overstap op schema ligt.

Hulp bij de go-live

Addverk is een nieuw Business Central-bedrijf. Wilt u een checklist en een gesprekspartner voor de go-live, schrijf ons dan.