Go-live-Checkliste für Business Central

Das Go-live ist der Tag, an dem das Unternehmen beginnt, in Business Central statt im alten System zu buchen. Selten geht es wegen eines großen Fehlers schief, sondern wegen vieler kleiner Dinge, die nicht geprüft wurden. Hier ist eine Checkliste, gegliedert in die Woche davor, den Tag selbst und die Woche danach, die Sie an Ihr Projekt anpassen können. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und ergänzen Sie Ihre eigenen Punkte.

Die Woche davor

Das Ziel ist, dass es keine Überraschungen gibt. Alles muss getestet sein, und alle müssen wissen, was passiert.

Probemigration in der Sandbox durchgeführt und abgestimmt.
Benutzer mit Lizenz, Berechtigungssatz und in den richtigen Sicherheitsgruppen angelegt.
Nummernserien, Buchungsgruppen und Umsatzsteuereinrichtung durchgesehen.
Bankverbindung, Zahlungsformate und E-Mail-Einrichtung getestet.
Ausdrucke, Rechnungslayout und Berichte von den Benutzern freigegeben.
Schnittstellen mit echten Beispielen getestet.
Schulung durchgeführt und Anleitungen verteilt.
Entscheidung, wer im alten System noch buchen darf und bis zu welchem Datum.

Der Tag davor und der Tag selbst

Sperren Sie das alte System für neue Buchungen und ziehen Sie einen letzten Auszug. Lesen Sie die Eröffnungszahlen in der Produktion ein und stimmen Sie sie gegen das alte System ab, so wie Sie es in der Sandbox geübt haben.

Prüfen Sie, dass Jobs in der Jobwarteschlange laufen und dass E-Mail und Bank funktionieren. Halten Sie eine kurze Liste von Schlüsselpersonen bereit, die antworten können, und vereinbaren Sie, wo Benutzer Fehler melden. Buchen Sie früh eine Testrechnung und eine Testzahlung, um den gesamten Ablauf zu sehen.

Abstimmung und die Woche danach

Sie müssen zeigen können, dass die Eröffnungsbilanz in Business Central der Schlussbilanz des alten Systems entspricht. Debitoren- und Kreditorensaldo müssen zu den offenen Posten passen. Der Lagerwert muss zum Lagerkonto passen.

Bewahren Sie die Abstimmung auf. Der Abschlussprüfer fragt danach.

Treffen Sie die Benutzer täglich in kurzen Meetings und sammeln Sie Fragen auf einer Liste. Die meisten Probleme sind fehlende Berechtigungen, falsche Buchungsgruppen oder ein Buch.-Blatt, das nicht eingerichtet ist.

Jobwarteschlange laufen lassen und auf Fehlerstatus prüfen.
Bankabstimmung und ersten Zahlungsvorschlag prüfen.
Ersten Umsatzsteuerbericht als Probe ausführen und mit der Erwartung vergleichen.
Kontrollieren, dass Nummernserien korrekt zählen.
Fragen der Benutzer durchgehen und die Einrichtung korrigieren, statt Umwege zu bauen.

Rollen und nach dem ersten Abschluss

Nach dem Abschluss des ersten Monats sollten Sie ein kurzes Erfahrungstreffen abhalten. Was hat funktioniert, was muss korrigiert werden, und wo muss mehr geschult werden? Planen Sie auch, wann Sie im Admin Center Update-Fenster und Benachrichtigungsempfänger prüfen, damit die Updates von Microsoft Sie nicht überraschen.

Verteilen Sie die Verantwortung. Eine Person leitet den Tag und trifft Entscheidungen. Eine andere stimmt Zahlen ab. Eine dritte ist Ansprechpartner für IT und Lieferanten. Superuser sitzen bei den Kollegen und helfen.

Schreiben Sie einen kurzen Eskalationsplan. Wen rufen Sie an, wenn die Bank nicht funktioniert oder wenn die Buchung mit einem Fehler stoppt, den Sie nicht verstehen?

Rückfallplan und Kommunikation

Entscheiden Sie im Voraus, was erforderlich ist, damit Sie das Go-live verschieben, und was Sie tun, wenn Sie zurückgehen müssen. Wenn die alten Systeme gesperrt sind, ist ein Zurückrollen schwierig, also legen Sie die Grenze fest, solange noch Zeit ist. Bewahren Sie eine Sicherungskopie aller Auszüge auf und dokumentieren Sie, was wann eingelesen wurde.

Sagen Sie allen im Unternehmen, wann der Wechsel stattfindet, was sich für sie ändert und wo sie Hilfe bekommen. Informieren Sie auch Debitoren und Kreditoren, wenn sich Rechnungslayout, Bankverbindung oder E-Mail-Absender ändern.

Geben Sie im Lauf des Tages kurze Statusmeldungen, damit niemand raten muss, ob der Wechsel im Plan liegt.

Hilfe beim Go-live

Wenn Sie eine Checkliste und einen Sparringspartner für das Go-live suchen, schreiben Sie uns.