Lista kontrolna uruchomienia Business Central

Uruchomienie to dzień, w którym firma zaczyna księgować w Business Central zamiast w starym systemie. Rzadko kończy się źle z powodu jednego dużego błędu, najczęściej przez wiele drobiazgów, które nie zostały sprawdzone. Oto lista kontrolna podzielona na tydzień przed, sam dzień i tydzień po, którą możesz dopasować do swojego projektu. Użyj jej jako punktu wyjścia i dodaj własne pozycje.

Tydzień przed

Celem jest brak niespodzianek. Wszystko ma być przetestowane, a każdy ma wiedzieć, co się wydarzy.

Próbna migracja wykonana i uzgodniona w sandboxie.
Użytkownicy utworzeni z licencją, zestawem uprawnień i we właściwych grupach zabezpieczeń.
Serie numeracji, grupy księgowania i konfiguracja VAT przejrzane.
Połączenie z bankiem, formaty płatności i konfiguracja e-maila przetestowane.
Wydruki, układ faktury i raporty zatwierdzone przez użytkowników.
Integracje przetestowane na prawdziwych przykładach.
Szkolenie przeprowadzone, a instrukcje udostępnione.
Decyzja, kto może księgować w starym systemie i do jakiej daty.

Dzień przed i sam dzień

Zablokuj stary system przed nowymi księgowaniami i zrób ostatni eksport. Wczytaj dane otwarcia na produkcji i uzgodnij je ze starym systemem tak, jak ćwiczyliście w sandboxie.

Sprawdź, czy zadania w kolejce zadań działają oraz czy e-mail i bank funkcjonują. Przygotuj krótką listę kluczowych osób, które mogą odpowiadać, i ustal, gdzie użytkownicy zgłaszają błędy. Zaksięguj wcześnie testową fakturę i testową płatność, aby zobaczyć cały przebieg.

Uzgodnienie i tydzień po

Musisz umieć pokazać, że bilans otwarcia w Business Central jest równy bilansowi zamknięcia w starym systemie. Saldo należności i zobowiązań musi zgadzać się z otwartymi pozycjami. Wartość zapasów musi zgadzać się z kontem zapasów.

Zachowaj uzgodnienie. Audytor o nie zapyta.

Spotykaj się z użytkownikami codziennie na krótkich spotkaniach i zbieraj pytania na liście. Większość problemów to brakujące uprawnienia, błędne grupy księgowania lub dziennik, który nie został skonfigurowany.

Uruchom kolejkę zadań i sprawdź, czy nie ma statusów błędu.
Sprawdź uzgodnienie bankowe i pierwszą propozycję płatności.
Uruchom pierwszy raport VAT próbnie i porównaj z oczekiwaniami.
Sprawdź, czy serie numeracji liczą poprawnie.
Przejrzyj pytania użytkowników i popraw konfigurację zamiast robić obejścia.

Role i po pierwszym zamknięciu

Po zamknięciu pierwszego miesiąca warto zrobić krótkie spotkanie podsumowujące. Co zadziałało, co trzeba poprawić i w czym potrzeba więcej szkolenia? Zaplanuj też, kiedy sprawdzicie okno aktualizacji i odbiorców powiadomień w centrum administracyjnym, aby aktualizacje Microsoftu was nie zaskoczyły.

Rozdziel odpowiedzialność. Jedna osoba prowadzi dzień i podejmuje decyzje. Druga uzgadnia liczby. Trzecia jest kontaktem do IT i dostawców. Super użytkownicy siedzą przy współpracownikach i pomagają.

Napisz krótki plan eskalacji. Do kogo dzwonicie, gdy bank nie działa albo gdy księgowanie zatrzymuje się z błędem, którego nie rozumiecie?

Wycofanie i komunikacja

Zdecyduj z góry, co jest potrzebne, żeby odłożyć uruchomienie, i co zrobicie, jeśli trzeba będzie wrócić. Gdy stare systemy są zablokowane, wycofanie jest trudne, więc ustal granicę, póki jest czas. Zachowaj kopię zapasową wszystkich eksportów i udokumentuj, co zostało wczytane i kiedy.

Poinformuj wszystkich w firmie, kiedy nastąpi przejście, co się dla nich zmienia i gdzie dostaną pomoc. Poinformuj też klientów i dostawców, jeśli zmienia się układ faktury, dane bankowe lub nadawcy e-maili.

Podawaj krótkie aktualizacje statusu w trakcie dnia, aby nikt nie musiał zgadywać, czy przejście idzie zgodnie z planem.

Pomoc przy uruchomieniu

Addverk to nowa firma zajmująca się Business Central. Jeśli chcesz porozmawiać o liście kontrolnej i partnerze do rozmów przy uruchomieniu, napisz do nas.