Go-live-tjekliste til Business Central

Go-live er dagen, hvor virksomheden begynder at bogføre i Business Central i stedet for i det gamle system. Det går sjældent galt på grund af én stor fejl, men på grund af mange små ting, der ikke var tjekket. Her er en tjekliste delt i ugen før, selve dagen og ugen efter, som du kan tilpasse til jeres projekt. Brug den som udgangspunkt, og tilføj jeres egne punkter.

Ugen før

Målet er, at der ikke er overraskelser. Alt skal være testet, og alle skal vide, hvad der sker.

Prøvemigrering gennemført og afstemt i sandbox.
Brugere oprettet med licens, rettighedssæt og i de rigtige sikkerhedsgrupper.
Nummerserier, bogføringsgrupper og momsopsætning gennemgået.
Bankforbindelse, betalingsformater og e-mailopsætning testet.
Udskrifter, fakturalayout og rapporter godkendt af brugerne.
Integrationer testet med rigtige eksempler.
Oplæring afholdt, og vejledninger er delt.
Beslutning om, hvem der må bogføre i det gamle system, og til hvilken dato.

Dagen før og selve dagen

Lås det gamle system for nye bogføringer, og tag en sidste udtrækning. Indlæs åbningstal i produktion, og afstem dem mod det gamle system, som I øvede i sandbox.

Tjek, at job i jobkøen kører, og at e-mail og bank virker. Hav en kort liste over nøglepersoner, der kan svare, og aftal, hvor brugere melder fejl. Bogfør en testfaktura og en testbetaling tidligt for at se hele forløbet.

Afstemning og ugen efter

Du skal kunne vise, at åbningsbalancen i Business Central er lig med slutbalancen i det gamle system. Debitor- og kreditorsaldo skal passe til de åbne poster. Lagerværdi skal passe til lagerkontoen.

Gem afstemningen. Revisor spørger efter den.

Mød brugerne dagligt i korte møder, og saml spørgsmål på en liste. De fleste problemer er manglende rettigheder, forkerte bogføringsgrupper eller en kladde, der ikke er sat op.

Kør jobkøen, og tjek for fejlstatus.
Tjek bankafstemning og første betalingsforslag.
Kør første momsrapport som prøve, og sammenlign med forventning.
Kontrollér, at nummerserier tæller korrekt.
Gennemgå brugernes spørgsmål, og ret opsætning frem for at lave genveje.

Roller og efter første lukning

Efter den første måneds lukning bør I holde et kort erfaringsmøde. Hvad virkede, hvad skal rettes, og hvad skal der trænes mere i? Planlæg også, hvornår I tjekker opdateringsvindue og notifikationsmodtagere i administrationscentret, så Microsofts opdateringer ikke overrasker jer.

Fordel ansvaret. En person leder dagen og træffer beslutninger. En anden afstemmer tal. En tredje er kontakt til it og leverandører. Superbrugere sidder hos kollegerne og hjælper.

Skriv en kort eskaleringsplan. Hvem ringer I til, hvis banken ikke virker, eller hvis bogføring stopper med en fejl, I ikke forstår?

Tilbagefald og kommunikation

Beslut på forhånd, hvad der kræves, for at I udskyder go-live, og hvad I gør, hvis I må gå tilbage. Når de gamle systemer er låst, er en tilbagerulning svær, så aftal grænsen, mens der stadig er tid. Gem sikkerhedskopi af alle udtræk, og dokumentér, hvad der blev indlæst hvornår.

Fortæl alle i virksomheden, hvornår skiftet sker, hvad der ændrer sig for dem, og hvor de får hjælp. Fortæl også kunder og leverandører, hvis fakturalayout, bankoplysninger eller e-mailafsendere ændrer sig.

Hold korte statusopdateringer undervejs på dagen, så ingen skal gætte, om skiftet er på plan.

Hjælp til go-live

Addverk er et nyt Business Central-hus med konsulentydelser til åbne, faste priser. Se vores implementeringsydelse, hvis I vil have en tjekliste og en sparringspartner til go-live.