Budget för löpande drift av Business Central

Många budgeterar implementeringen men glömmer den löpande driften. Business Central online har fasta poster varje år, och andra kommer och går med behov. Artikeln är en mall, inte en prislista. Den visar vilka poster ni bör ha med, var ni hittar siffrorna och vilka frågor som gör budgeten säkrare. Ni fyller själva i beloppen utifrån offerter och Microsofts licensguide.

Licenser

Licenser är normalt den största fasta posten och faktureras per användare per period. Räkna användarna efter typ: Essentials, Premium, Team Members och eventuella enheter. Hitta priser i Microsofts aktuella licensguide och hos er återförsäljare.

Kom ihåg eventuella extra produktionsmiljöer och extra databaskapacitet, som Microsoft Learn nämner som möjliga poster. Kontrollera hur mycket kapacitet ni använder i administrationscentret.

Planera också för tillväxt. Om ni anställer fler behöver de licenser, och om någon slutar bör licensen tas bort. Fråga hur en ändring av antalet användare faktureras mitt i en period.

Kom ihåg att kontrollera i vilken valuta priset anges och om återförsäljaren kan ändra det under tiden. Fråga hur en prisändring från Microsoft förs vidare och med vilket varsel.

Support och uppgraderingar

Support kan vara timpris, klippkort eller abonnemang. Se artikeln om modellerna. Budgetera utifrån er egen ärendehistorik, inte en gissning. Räkna också med intern tid för superanvändaren.

Microsoft uppdaterar två gånger om året, och ni kan ställa in uppdateringsfönstret per miljö. Test och eventuella rättelser av anpassningar kostar tid, och det ska budgeteras. Avsätt tid och pengar för test i en sandlåda före varje större uppdatering, särskilt om ni har egna tillägg.

Om ni använder ett klippkort eller timmar, gör en budget med tre scenarier: låg, normal och hög förbrukning. Då kan ni se hur mycket budgeten svänger. Håll koll på förbrukningen varje kvartal och justera om den avviker.

Räkna med de timmar som era egna medarbetare lägger på test och utbildning i samband med uppdateringar, även om de inte syns på en faktura.

Appar och anpassningar

Appar från AppSource har normalt en licens per användare eller per företag. Anpassningar har underhåll. Skriv in alla i en lista med leverantör, pris, förnyelsedatum och uppsägningstid.

Kom ihåg att appar också uppdateras och att vissa utgivare ändrar priser eller villkor. Be om att få besked i god tid före en förnyelse och läs villkoren när de ändras.

Mallen

Använd dessa rader i ett kalkylblad och skriv in belopp och antal per år:

Lägg till en kolumn med källan till varje siffra, till exempel en offert, en faktura eller Microsofts licensguide. Då kan nästa års budget uppdateras snabbt och andra kan förstå hur siffrorna har tagits fram.

Licenser per typ: antal användare gånger pris
Extra miljöer och databaskapacitet
Appar och deras licenser
Support: överenskommen modell eller förväntad förbrukning
Test och rättelser vid uppdateringar
Underhåll av egna anpassningar
Utbildning av nya medarbetare
Mindre ändringar och förbättringar
Buffert för oförutsedda behov

Gå igenom budgeten varje år

Sätt ett fast datum för att gå igenom användarlistan och licenserna. Ta bort användare som inte längre arbetar hos er och kontrollera om licenstypen fortfarande passar. Se artikeln om licenstyper. Kontrollera förnyelse- och uppsägningsdatum så att ni inte binder er av misstag.

Använd årets förbrukning för att förbättra nästa års budget. Se vilka poster som låg över eller under och hitta orsaken. Förbättrar ni processen varje år blir budgeten träffsäkrare.

Hos Addverk

Använd mallen för att jämföra på lika villkor. Skriv gärna till oss om ni har frågor.