Begroting voor de lopende kosten van Business Central

Veel mensen begroten de implementatie, maar vergeten de lopende kosten. Business Central online heeft elk jaar vaste posten, en andere komen en gaan met de behoefte. Dit artikel is een sjabloon, geen prijslijst. Het laat zien welke posten u moet opnemen, waar u de cijfers vindt en welke vragen de begroting zekerder maken. U vult de bedragen zelf in op basis van offertes en de licentiegids van Microsoft.

Licenties

Licenties zijn normaal gesproken de grootste vaste post en worden per gebruiker per periode afgerekend. Tel de gebruikers per type: Essentials, Premium, Team Members en eventuele apparaten. Vind prijzen in de actuele licentiegids van Microsoft en bij uw reseller.

Denk aan eventuele extra productieomgevingen en extra databasecapaciteit, die Microsoft Learn noemt als mogelijke posten. Controleer in het admin center hoeveel capaciteit u gebruikt.

Plan ook voor groei. Neemt u meer mensen aan, dan hebben die licenties nodig, en stopt iemand, dan moet de licentie worden verwijderd. Vraag hoe een wijziging in het aantal gebruikers midden in een periode wordt afgerekend.

Controleer ook of de prijs in de lokale valuta is of in een andere valuta en of de reseller die onderweg kan wijzigen. Vraag hoe een prijswijziging van Microsoft wordt doorgegeven en met welke termijn.

Support en upgrades

Support kan uurtarief, strippenkaart of abonnement zijn. Zie het artikel over de modellen. Begroot op basis van uw eigen meldingshistorie, niet op een gok. Reken ook de interne tijd van de superuser mee.

Microsoft werkt twee keer per jaar bij, en u kunt het updatevenster per omgeving instellen. Testen en eventuele herstelwerkzaamheden aan aanpassingen kosten tijd, en dat moet worden begroot. Reserveer tijd en geld voor testen in een sandbox vóór elke grotere update, vooral als u eigen extensies heeft.

Gebruikt u een strippenkaart of uren, maak dan een begroting met drie scenario's: laag, normaal en hoog verbruik. Dan ziet u hoeveel de begroting schommelt. Houd het verbruik elk kwartaal in de gaten en pas aan als het afwijkt.

Reken de uren mee die uw eigen medewerkers besteden aan testen en training in verband met updates, ook al staan ze niet op een factuur.

Apps en aanpassingen

Apps uit AppSource hebben doorgaans een licentie per gebruiker of per bedrijf. Aanpassingen hebben onderhoud. Zet ze allemaal in een lijst met leverancier, prijs, verlengdatum en opzegtermijn.

Bedenk dat ook apps worden bijgewerkt en dat sommige uitgevers prijzen of voorwaarden wijzigen. Vraag om ruim vóór een verlenging bericht te krijgen en lees de voorwaarden wanneer ze veranderen.

Het sjabloon

Gebruik deze regels in een spreadsheet en vul bedragen en aantallen per jaar in:

Voeg een kolom toe met de bron van elk getal, bijvoorbeeld een offerte, een factuur of de licentiegids van Microsoft. Dan kan de begroting van volgend jaar snel worden bijgewerkt en kunnen anderen begrijpen hoe de cijfers zijn gevonden.

Licenties per type: aantal gebruikers maal prijs
Extra omgevingen en databasecapaciteit
Apps en hun licenties
Support: afgesproken model of verwacht verbruik
Testen en herstel bij updates
Onderhoud van eigen aanpassingen
Training van nieuwe medewerkers
Kleinere wijzigingen en verbeteringen
Buffer voor onvoorziene behoeften

Loop de begroting elk jaar door

Stel een vaste datum in om de gebruikerslijst en de licenties door te nemen. Verwijder gebruikers die niet meer bij u werken en controleer of het licentietype nog past. Zie het artikel over licentietypen. Controleer verleng- en opzegdata, zodat u zich niet per ongeluk bindt.

Gebruik het verbruik van het jaar om de begroting van volgend jaar te verbeteren. Kijk welke posten erboven of eronder lagen en zoek de oorzaak. Verbetert u het proces elk jaar, dan wordt de begroting treffender.

Bij Addverk

Wilt u weten wat wij aanbieden, schrijf ons dan. Gebruik het sjabloon om op gelijke voorwaarden te vergelijken.