Budsjett for løpende drift av Business Central

Mange budsjetterer implementeringen, men glemmer den løpende driften. Business Central online har faste poster hvert år, og andre kommer og går med behovet. Artikkelen er en mal, ikke en prisliste. Den viser hvilke poster dere bør ha med, hvor dere finner tallene, og hvilke spørsmål som gjør budsjettet sikrere. Dere fyller selv inn beløpene ut fra tilbud og Microsofts lisensveiledning.

Lisenser

Lisenser er normalt den største faste posten og avregnes per bruker per periode. Tell brukerne etter type: Essentials, Premium, Team Members og eventuelle enheter. Finn priser i Microsofts gjeldende lisensveiledning og hos forhandleren deres.

Husk eventuelle ekstra produksjonsmiljøer og ekstra databasekapasitet, som Microsoft Learn nevner som mulige poster. Sjekk hvor mye kapasitet dere bruker, i administrasjonssenteret.

Planlegg også for vekst. Hvis dere ansetter flere, må de ha lisenser, og hvis noen slutter, bør lisensen fjernes. Spør hvordan en endring i antall brukere avregnes midt i en periode.

Husk å sjekke om prisen er i norske kroner eller i en annen valuta, og om forhandleren kan endre den underveis. Spør hvordan en prisendring fra Microsoft videreføres, og med hvilket varsel.

Support og oppgraderinger

Support kan være timepris, klippekort eller abonnement. Se artikkelen om modellene. Budsjetter ut fra egen saklogg, ikke et gjett. Regn også med intern tid til superbrukeren.

Microsoft oppdaterer to ganger i året, og dere kan stille inn oppdateringsvinduet per miljø. Testing og eventuelle rettelser av tilpasninger koster tid, og det må budsjetteres. Sett av tid og penger til testing i en sandkasse før hver større oppdatering, særlig hvis dere har egne utvidelser.

Hvis dere bruker et klippekort eller timer, så lag et budsjett med tre scenarier: lavt, normalt og høyt forbruk. Da kan dere se hvor mye budsjettet svinger. Hold øye med forbruket hvert kvartal og juster hvis det avviker.

Regn med timene deres egne medarbeidere bruker på testing og opplæring i forbindelse med oppdateringer, selv om de ikke fremgår av en faktura.

Apper og tilpasninger

Apper fra AppSource har typisk en lisens per bruker eller per firma. Tilpasninger har vedlikehold. Skriv alle inn i en liste med leverandør, pris, fornyelsesdato og oppsigelsestid.

Husk at apper også blir oppdatert, og at noen utgivere endrer priser eller vilkår. Be om å få beskjed i god tid før en fornyelse, og les vilkårene når de endres.

Malen

Bruk disse linjene i et regneark, og skriv inn beløp og antall per år:

Legg til en kolonne med kilden til hvert tall, for eksempel et tilbud, en faktura eller Microsofts lisensveiledning. Da kan neste års budsjett oppdateres raskt, og andre kan forstå hvordan tallene er funnet.

Lisenser per type: antall brukere ganger pris
Ekstra miljøer og databasekapasitet
Apper og lisensene deres
Support: avtalt modell eller forventet forbruk
Testing og rettelser ved oppdateringer
Vedlikehold av egne tilpasninger
Opplæring av nye medarbeidere
Mindre endringer og forbedringer
Buffer for uforutsette behov

Gå gjennom budsjettet hvert år

Sett en fast dato for å gå gjennom brukerlisten og lisensene. Fjern brukere som ikke lenger jobber hos dere, og sjekk om lisenstypen fortsatt passer. Se artikkelen om lisenstyper. Sjekk fornyelses- og oppsigelsesdatoer, slik at dere ikke binder dere ved et uhell.

Bruk årets forbruk til å forbedre neste års budsjett. Se hvilke poster som var over eller under, og finn årsaken. Forbedrer dere prosessen hvert år, blir budsjettet mer treffsikkert.

Spørsmål til oss

Bruk malen til å sammenligne på like vilkår. Har dere spørsmål til oss, kan dere skrive til oss.