Budget for løbende drift af Business Central

Mange budgetterer implementeringen, men glemmer den løbende drift. Business Central online har faste poster hvert år, og andre kommer og går med behov. Artiklen er en skabelon, ikke en prisliste. Den viser, hvilke poster I bør have med, hvor I finder tallene, og hvilke spørgsmål der gør budgettet mere sikkert. I udfylder selv beløbene ud fra tilbud og Microsofts licensvejledning.

Licenser

Licenser er normalt den største faste post og afregnes pr. bruger pr. periode. Tæl brugerne efter type: Essentials, Premium, Team Members og eventuelle enheder. Find priser i Microsofts aktuelle licensvejledning og hos jeres forhandler.

Husk eventuelle ekstra produktionsmiljøer og ekstra databasekapacitet, som Microsoft Learn nævner som mulige poster. Tjek, hvor meget kapacitet I bruger, i administrationscenteret.

Planlæg også for vækst. Hvis I ansætter flere, skal de have licenser, og hvis nogen stopper, bør licensen fjernes. Spørg, hvordan en ændring i antallet af brugere afregnes midt i en periode.

Husk at tjekke, om prisen er i danske kroner eller i en anden valuta, og om forhandleren kan ændre den undervejs. Spørg, hvordan en prisændring fra Microsoft videregives, og med hvilket varsel.

Support og opgraderinger

Support kan være timepris, klippekort eller abonnement. Se artiklen om modellerne. Budgetter ud fra jeres egen sagshistorik, ikke et gæt. Medregn også intern tid til superbrugeren.

Microsoft opdaterer to gange om året, og I kan indstille opdateringsvinduet pr. miljø. Test og eventuelle rettelser af tilpasninger koster tid, og det skal budgetteres. Afsæt tid og penge til test i en sandkasse før hver større opdatering, især hvis I har egne udvidelser.

Hvis I bruger et klippekort eller timer, så lav et budget med tre scenarier: lavt, normalt og højt forbrug. Så kan I se, hvor meget budgettet svinger. Hold øje med forbruget hvert kvartal og juster, hvis det afviger.

Medregn de timer, jeres egne medarbejdere bruger på test og undervisning i forbindelse med opdateringer, selv om de ikke fremgår af en faktura.

Apps og tilpasninger

Apps fra AppSource har typisk en licens pr. bruger eller pr. firma. Tilpasninger har vedligehold. Skriv alle ind i en liste med leverandør, pris, fornyelsesdato og opsigelsesvarsel.

Husk, at apps også bliver opdateret, og at nogle udgivere ændrer priser eller vilkår. Bed om at få besked i god tid før en fornyelse, og læs vilkårene, når de ændres.

Skabelonen

Brug disse linjer i et ark, og skriv beløb og antal ind pr. år:

Tilføj en kolonne med kilden til hvert tal, fx et tilbud, en faktura eller Microsofts licensvejledning. Så kan næste års budget opdateres hurtigt, og andre kan forstå, hvordan tallene er fundet.

Licenser pr. type: antal brugere gange pris
Ekstra miljøer og databasekapacitet
Apps og deres licenser
Support: aftalt model eller forventet forbrug
Test og rettelser ved opdateringer
Vedligehold af egne tilpasninger
Undervisning af nye medarbejdere
Mindre ændringer og forbedringer
Buffer til uforudsete behov

Gennemgå budgettet hvert år

Sæt en fast dato til at gennemgå brugerlisten og licenserne. Fjern brugere, der ikke længere arbejder hos jer, og tjek, om licenstypen stadig passer. Se artiklen om licenstyper. Tjek fornyelses- og opsigelsesdatoer, så I ikke binder jer ved et uheld.

Brug årets forbrug til at forbedre næste års budget. Se hvilke poster der var over eller under, og find årsagen. Forbedrer I processen hvert år, bliver budgettet mere træfsikkert.

Hos Addverk

Vores priser på ydelser står på siden om ydelser og priser. Brug skabelonen til at sammenligne på ens vilkår.