Budget für den laufenden Betrieb von Business Central

Viele budgetieren die Implementierung, vergessen aber den laufenden Betrieb. Business Central online hat jedes Jahr feste Posten, andere kommen und gehen mit dem Bedarf. Dieser Artikel ist eine Vorlage, keine Preisliste. Er zeigt, welche Posten Sie berücksichtigen sollten, wo Sie die Zahlen finden und welche Fragen das Budget sicherer machen. Die Beträge tragen Sie selbst ein, anhand von Angeboten und Microsofts Licensing Guide.

Lizenzen

Lizenzen sind normalerweise der größte feste Posten und werden pro Benutzer und Zeitraum abgerechnet. Zählen Sie die Benutzer nach Typ: Essentials, Premium, Team Members und gegebenenfalls Geräte. Preise finden Sie in Microsofts aktuellem Licensing Guide und bei Ihrem Händler.

Denken Sie an mögliche zusätzliche Produktionsumgebungen und zusätzliche Datenbankkapazität, die Microsoft Learn als mögliche Posten nennt. Prüfen Sie im admin center, wie viel Kapazität Sie nutzen.

Planen Sie auch Wachstum ein. Wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen, brauchen diese Lizenzen, und wenn jemand ausscheidet, sollte die Lizenz entfernt werden. Fragen Sie, wie eine Änderung der Benutzerzahl mitten in einem Zeitraum abgerechnet wird.

Prüfen Sie, ob der Preis in Ihrer Landeswährung oder in einer anderen Währung angegeben ist und ob der Händler ihn unterwegs ändern kann. Fragen Sie, wie eine Preisänderung von Microsoft weitergegeben wird und mit welcher Frist.

Support und Upgrades

Support kann Stundensatz, Stundenkontingent oder Abonnement sein. Lesen Sie dazu den Artikel über die Modelle. Budgetieren Sie anhand Ihrer eigenen Falldaten, nicht anhand einer Schätzung. Rechnen Sie auch die interne Zeit für den Superuser ein.

Microsoft aktualisiert zweimal im Jahr, und Sie können das Update-Fenster pro Umgebung einstellen. Test und eventuelle Korrekturen von Anpassungen kosten Zeit, und das muss budgetiert werden. Planen Sie Zeit und Geld für Tests in einer Sandbox vor jedem größeren Update ein, besonders wenn Sie eigene Erweiterungen haben.

Wenn Sie ein Stundenkontingent oder Stunden nutzen, erstellen Sie ein Budget mit drei Szenarien: niedriger, normaler und hoher Verbrauch. So sehen Sie, wie stark das Budget schwankt. Behalten Sie den Verbrauch jedes Quartal im Auge und passen Sie an, wenn er abweicht.

Rechnen Sie die Stunden ein, die Ihre eigenen Mitarbeiter im Zusammenhang mit Updates für Test und Schulung aufwenden, auch wenn sie auf keiner Rechnung stehen.

Apps und Anpassungen

Apps aus AppSource haben typischerweise eine Lizenz pro Benutzer oder pro Unternehmen. Anpassungen haben Wartung. Tragen Sie alle in eine Liste mit Anbieter, Preis, Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist ein.

Denken Sie daran, dass auch Apps aktualisiert werden und manche Herausgeber Preise oder Bedingungen ändern. Bitten Sie darum, vor einer Verlängerung rechtzeitig Bescheid zu bekommen, und lesen Sie die Bedingungen, wenn sie sich ändern.

Die Vorlage

Verwenden Sie diese Zeilen in einer Tabelle und tragen Sie Beträge und Mengen pro Jahr ein:

Ergänzen Sie eine Spalte mit der Quelle jeder Zahl, zum Beispiel ein Angebot, eine Rechnung oder Microsofts Licensing Guide. So lässt sich das Budget des nächsten Jahres schnell aktualisieren, und andere können nachvollziehen, wie die Zahlen ermittelt wurden.

Lizenzen pro Typ: Anzahl der Benutzer mal Preis
Zusätzliche Umgebungen und Datenbankkapazität
Apps und ihre Lizenzen
Support: vereinbartes Modell oder erwarteter Verbrauch
Test und Korrekturen bei Updates
Wartung eigener Anpassungen
Schulung neuer Mitarbeiter
Kleinere Änderungen und Verbesserungen
Puffer für unvorhergesehenen Bedarf

Gehen Sie das Budget jedes Jahr durch

Legen Sie einen festen Termin fest, um die Benutzerliste und die Lizenzen durchzugehen. Entfernen Sie Benutzer, die nicht mehr bei Ihnen arbeiten, und prüfen Sie, ob der Lizenztyp noch passt. Lesen Sie dazu den Artikel über Lizenztypen. Prüfen Sie Verlängerungs- und Kündigungsdaten, damit Sie sich nicht versehentlich binden.

Nutzen Sie den Verbrauch des Jahres, um das Budget des nächsten Jahres zu verbessern. Sehen Sie, welche Posten darüber oder darunter lagen, und finden Sie die Ursache. Wenn Sie den Prozess jedes Jahr verbessern, wird das Budget treffsicherer.

Bei Addverk

Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie uns. Nutzen Sie die Vorlage, um unter gleichen Bedingungen zu vergleichen.