Budżet na bieżące koszty Business Central

Wiele osób planuje budżet wdrożenia, ale zapomina o bieżącej eksploatacji. Business Central online ma stałe pozycje co roku, a inne pojawiają się i znikają wraz z potrzebami. Artykuł to szablon, a nie cennik. Pokazuje, jakie pozycje warto uwzględnić, gdzie znaleźć liczby i jakie pytania zwiększają pewność budżetu. Kwoty wpisujecie sami na podstawie ofert i przewodnika licencjonowania Microsoftu.

Licencje

Licencje są zwykle największą stałą pozycją i są rozliczane na użytkownika za okres. Policzcie użytkowników według typu: Essentials, Premium, Team Members i ewentualne urządzenia. Ceny znajdziecie w aktualnym przewodniku licencjonowania Microsoftu i u waszego odsprzedawcy.

Pamiętajcie o ewentualnych dodatkowych środowiskach produkcyjnych i dodatkowej pojemności bazy danych, które Microsoft Learn wymienia jako możliwe pozycje. Sprawdźcie w centrum administracyjnym, ile pojemności zużywacie.

Planujcie też wzrost. Jeśli zatrudnicie więcej osób, muszą dostać licencje, a jeśli ktoś odejdzie, licencję należy usunąć. Zapytajcie, jak rozliczana jest zmiana liczby użytkowników w trakcie okresu.

Pamiętajcie, aby sprawdzić, w jakiej walucie podana jest cena i czy odsprzedawca może ją zmienić w trakcie. Zapytajcie, jak przekazywana jest zmiana ceny przez Microsoft i z jakim wyprzedzeniem.

Wsparcie i aktualizacje

Wsparcie może być rozliczane stawką godzinową, pakietem godzin lub abonamentem. Zobaczcie artykuł o tych modelach. Planujcie budżet na podstawie własnej historii zgłoszeń, a nie zgadywania. Uwzględnijcie też czas wewnętrzny kluczowego użytkownika.

Microsoft aktualizuje dwa razy w roku, a okno aktualizacji można ustawić dla każdego środowiska. Testy i ewentualne poprawki dostosowań kosztują czas i trzeba to ująć w budżecie. Przeznaczcie czas i pieniądze na test w środowisku sandbox przed każdą większą aktualizacją, zwłaszcza jeśli macie własne rozszerzenia.

Jeśli korzystacie z pakietu godzin lub godzin, zróbcie budżet z trzema scenariuszami: niskie, normalne i wysokie zużycie. Wtedy zobaczycie, jak bardzo budżet się waha. Obserwujcie zużycie co kwartał i korygujcie, jeśli odbiega.

Uwzględnijcie godziny, które wasi pracownicy poświęcają na testy i szkolenia w związku z aktualizacjami, mimo że nie widać ich na fakturze.

Aplikacje i dostosowania

Aplikacje z AppSource mają zwykle licencję na użytkownika lub na firmę. Dostosowania wymagają utrzymania. Wpiszcie wszystkie na listę z dostawcą, ceną, datą odnowienia i okresem wypowiedzenia.

Pamiętajcie, że aplikacje także są aktualizowane i że niektórzy wydawcy zmieniają ceny lub warunki. Poproście o powiadomienie z wyprzedzeniem przed odnowieniem i czytajcie warunki, gdy się zmieniają.

Szablon

Użyjcie tych wierszy w arkuszu i wpiszcie kwoty oraz ilości na rok:

Dodajcie kolumnę ze źródłem każdej liczby, na przykład oferta, faktura lub przewodnik licencjonowania Microsoftu. Wtedy budżet na kolejny rok można szybko zaktualizować, a inni zrozumieją, skąd wzięto liczby.

Licencje według typu: liczba użytkowników razy cena
Dodatkowe środowiska i pojemność bazy danych
Aplikacje i ich licencje
Wsparcie: uzgodniony model lub oczekiwane zużycie
Testy i poprawki przy aktualizacjach
Utrzymanie własnych dostosowań
Szkolenie nowych pracowników
Drobne zmiany i usprawnienia
Bufor na nieprzewidziane potrzeby

Przeglądajcie budżet co roku

Ustalcie stałą datę przeglądu listy użytkowników i licencji. Usuńcie użytkowników, którzy już u was nie pracują, i sprawdźcie, czy typ licencji nadal pasuje. Zobaczcie artykuł o typach licencji. Sprawdźcie daty odnowienia i wypowiedzenia, żebyście nie związali się przez przypadek.

Wykorzystajcie zużycie z minionego roku, aby ulepszyć budżet na następny. Zobaczcie, które pozycje były powyżej lub poniżej planu, i znajdźcie przyczynę. Jeśli co roku ulepszacie proces, budżet staje się trafniejszy.

Addverk

Jeśli chcecie porozmawiać o tym temacie, napiszcie do nas. Użyjcie szablonu, aby porównywać na równych warunkach.