Bokföringsgrupper förklarade

Bokföringsgrupper bestämmer vilka finanskonton en transaktion hamnar på. När de är rätt uppsatta bokför Business Central själv till rätt konton. När de är fel får du felmeddelanden eller bokföringar på fel konto. Här är de tre huvudtyperna, hur de kombineras och vad du ska kontrollera när något går fel. Det gör det lättare att prata med ekonomiavdelningen om uppsättningen.

De generella grupperna

Microsoft delar in bokföringsgrupperna i generella, specifika och momsrelaterade. De generella består av två grupper som kombineras:

Tänk på vad rapporterna ska visa innan du skapar grupper. Ska försäljningen kunna delas upp på kunder i Sverige, EU och export ger det tre företagsgrupper. Ska omsättningen delas upp på varor, tjänster och frakt ger det produktgrupper.

Företagsbokföringsgrupper (Gen. Business Posting Groups) tilldelas kunder och leverantörer och talar om vem ni säljer till och köper från.
Produktbokföringsgrupper (Gen. Product Posting Groups) tilldelas artiklar och resurser och talar om vad ni säljer och köper.

Uppsättningstabellen

Kombinationen av de två grupperna väljs på sidan General Posting Setup. För varje kombination anger du de finanskonton som används, till exempel för försäljning och varukostnad. Samma artikel kan därmed bokföras på olika konton om kunderna har olika företagsgrupper.

Ju fler grupper, desto fler rader. Du kan kopiera konton från en befintlig rad, och fältet Blocked förhindrar att en föråldrad kombination används på nya bokföringar.

Planera grupperna utifrån de rapporter du vill ha. Varje ny grupp ger fler rader som ska underhållas, så dela bara upp där redovisningen behöver en egen siffra.

De specifika grupperna

Specifika grupper hör till en typ av data. Kundbokföringsgrupper och leverantörsbokföringsgrupper bestämmer fordrings- och skuldkonton. Lagerbokföringsgrupper bestämmer lagerkonton per kombination med lagerplats. Bankbokföringsgrupper kopplar bankkonton till finanskonton. Anläggningsbokföringsgrupper (FA Posting Groups) bestämmer konton för anskaffning, avskrivningar, vinst och förlust.

Microsoft rekommenderar att finanskontot på ett bankkonto inte tillåter direktbokföring.

Bokföringsgrupperna bestämmer alltså vilka siffror som hamnar på vilken rad i resultaträkningen. Därför är det ekonomiavdelningen som bör godkänna ändringar, inte den enskilda användaren.

Ett exempel från Learn

Kunden har en företagsbokföringsgrupp och en kundbokföringsgrupp. Artikeln har en produktbokföringsgrupp och en lagerbokföringsgrupp. På en försäljningsorder avgör kombinationen av företags- och produktgruppen intäkts- och varukostnadskontot. Kundgruppen avgör fordran och lagerbokföringsgruppen avgör lagerkontot.

Tidpunkten för bokföringen beror på uppsättningen, till exempel på när ni bokför lagerkostnader till finans.

Försök följa en försäljningsfaktura konto för konto innan ni går i produktion. Använd förhandsgranskning av bokföring och kontrollera att varje rad hamnar på det konto du förväntar dig.

Moms och alternativa grupper

Momsgrupper följer samma princip: företagsgrupp och produktgrupp kombineras i momsuppsättningen, som anger sats och konton. Det är en separat uppsättning grupper. Läs mer i artikeln om momsredovisning.

Du kan tillåta alternativa kund-, leverantörs- och medarbetarbokföringsgrupper genom att slå på Allow Multiple Posting Groups i försäljnings-, inköps- och personaluppsättningen och på registret. Då kan användaren välja en annan grupp på verifikationen.

Lägger ni till nya länder eller artikeltyper måste de nya kombinationerna sättas upp före första bokföringen. Gör det till en fast punkt när nya kund- eller artikelgrupper skapas.

Felsökning och kontroll

Saknas ett konto visar Business Central sidan Error Messages med en beskrivning och en länk till den uppsättning som saknas. Använd länken i stället för att gissa. Du kan också få besked om saknade konton, men Learn varnar för att systemet kan skapa platshållare i uppsättningen. Är det inte tillåtet hos er, slå av beskedet och arbeta tillsammans med ekonomiavdelningen.

Efter bokföring kan du inte ta bort använda grupper eller uppsättningar. Använd ändringsloggen för att se vem som har ändrat i bokföringsgrupperna och när.