Bogføringsgrupper forklaret

Bogføringsgrupper bestemmer, hvilke finanskonti en transaktion havner på. Når de er sat rigtigt op, bogfører Business Central selv til de rigtige konti. Når de er forkerte, får du fejlmeddelelser eller bogføringer på den forkerte konto. Her er de tre hovedtyper, hvordan de kombineres, og hvad du skal tjekke, når noget går galt. Det gør det lettere at tale med regnskabsafdelingen om opsætningen.

De generelle grupper

Microsoft deler bogføringsgrupperne i generelle, specifikke og momsrelaterede. De generelle består af to grupper, der kombineres:

Tænk i, hvad rapporterne skal vise, før du opretter grupper. Skal salg kunne opdeles på kunder i Danmark, EU og eksport, giver det tre virksomhedsgrupper. Skal omsætningen opdeles på varer, tjenester og fragt, giver det produktgrupper.

Virksomhedsbogføringsgrupper (Gen. Business Posting Groups) tildeles kunder og leverandører og fortæller, hvem I sælger til og køber fra.
Produktbogføringsgrupper (Gen. Product Posting Groups) tildeles varer og ressourcer og fortæller, hvad I sælger og køber.

Opsætningstabellen

Kombinationen af de to grupper vælges på siden General Posting Setup. For hver kombination angiver du de finanskonti, der bruges, for eksempel til salg og vareforbrug. Samme vare kan dermed bogføres på forskellige konti, hvis kunderne har forskellige virksomhedsgrupper.

Jo flere grupper, des flere linjer. Du kan kopiere konti fra en eksisterende linje, og feltet Blocked forhindrer, at en forældet kombination bruges på nye bogføringer.

Planlæg grupperne ud fra de rapporter, du vil have. Hver ny gruppe giver flere linjer, der skal vedligeholdes, så del kun op, hvor regnskabet har brug for et selvstændigt tal.

De specifikke grupper

Specifikke grupper hører til én type data. Kundebogføringsgrupper og leverandørbogføringsgrupper bestemmer tilgodehavende- og gældskonti. Lagerbogføringsgrupper bestemmer lagerkonti pr. kombination med lokation. Bankbogføringsgrupper knytter bankkonti til finanskonti. Anlægsbogføringsgrupper (FA Posting Groups) bestemmer konti til anskaffelse, afskrivninger, avance og tab.

Microsoft anbefaler, at finanskontoen på en bankkonto ikke tillader direkte bogføring.

Bogføringsgrupperne bestemmer altså, hvilke tal der kommer i hvilken linje i resultatopgørelsen. Derfor er det regnskabsafdelingen, der bør godkende ændringer, ikke den enkelte bruger.

Et eksempel fra Learn

Kunden har en virksomhedsbogføringsgruppe og en kundebogføringsgruppe. Varen har en produktbogføringsgruppe og en lagerbogføringsgruppe. På en salgsordre afgør kombinationen af virksomheds- og produktgruppen indtægts- og vareforbrugskontoen. Kundegruppen afgør tilgodehavendet, og lagerbogføringsgruppen afgør lagerkontoen.

Tidspunktet for bogføringen afhænger af opsætningen, for eksempel af hvornår I bogfører lageromkostninger til finans.

Prøv at følge en salgsfaktura konto for konto, før du går i produktion. Brug forhåndsvisning af bogføring og tjek, at hver linje havner på den konto, du forventer.

Moms og alternative grupper

Momsgrupper følger samme princip: virksomhedsgruppe og produktgruppe kombineres i momsopsætningen, som angiver sats og konti. Det er et selvstændigt sæt af grupper. Læs mere i artiklen om momsafregning.

Du kan tillade alternative kunde-, leverandør- og medarbejderbogføringsgrupper ved at slå Allow Multiple Posting Groups til i salgs-, købs- og personaleopsætningen og på kartoteket. Så kan brugeren vælge en anden gruppe på bilaget.

Tilføjer I nye lande eller varetyper, skal de nye kombinationer sættes op, før første bogføring. Gør det til et fast punkt, når der oprettes nye kunde- eller varegrupper.

Fejlfinding og kontrol

Mangler en konto, viser Business Central siden Error Messages med en beskrivelse og et link til den opsætning, der mangler. Brug linket, i stedet for at gætte. Du kan også få besked om manglende konti, men Learn advarer om, at systemet kan oprette pladsholdere i opsætningen. Er det ikke tilladt hos jer, så slå beskeden fra og arbejd sammen med regnskabsafdelingen.

Efter bogføring kan du ikke slette brugte grupper eller opsætninger. Brug ændringsloggen til at se, hvem der har rettet i bogføringsgrupperne og hvornår.