Bokføringsgrupper forklart

De generelle gruppene

Microsoft deler bokføringsgruppene inn i generelle, spesifikke og mva-relaterte. De generelle består av to grupper som kombineres:

Tenk på hva rapportene skal vise før du oppretter grupper. Skal salg kunne deles opp på kunder i Norge, EU og eksport, gir det tre virksomhetsgrupper. Skal omsetningen deles opp på varer, tjenester og frakt, gir det produktgrupper.

• Virksomhetsbokføringsgrupper (Gen. Business Posting Groups) tildeles kunder og leverandører og forteller hvem dere selger til og kjøper fra.
• Produktbokføringsgrupper (Gen. Product Posting Groups) tildeles varer og ressurser og forteller hva dere selger og kjøper.

Oppsettstabellen

Kombinasjonen av de to gruppene velges på siden General Posting Setup. For hver kombinasjon oppgir du finanskontoene som brukes, for eksempel til salg og vareforbruk. Samme vare kan dermed bokføres på forskjellige kontoer hvis kundene har forskjellige virksomhetsgrupper.

Jo flere grupper, desto flere linjer. Du kan kopiere kontoer fra en eksisterende linje, og feltet Blocked hindrer at en utdatert kombinasjon brukes på nye bokføringer.

Planlegg gruppene ut fra rapportene du vil ha. Hver ny gruppe gir flere linjer som må vedlikeholdes, så del bare opp der regnskapet trenger et selvstendig tall.

De spesifikke gruppene

Spesifikke grupper hører til én type data. Kundebokføringsgrupper og leverandørbokføringsgrupper bestemmer fordrings- og gjeldskontoer. Lagerbokføringsgrupper bestemmer lagerkontoer per kombinasjon med lokasjon. Bankbokføringsgrupper knytter bankkontoer til finanskontoer. Driftsmiddelbokføringsgrupper (FA Posting Groups) bestemmer kontoer for anskaffelse, avskrivninger, gevinst og tap.

Microsoft anbefaler at finanskontoen på en bankkonto ikke tillater direkte bokføring.

Bokføringsgruppene bestemmer altså hvilke tall som kommer på hvilken linje i resultatregnskapet. Derfor er det regnskapsavdelingen som bør godkjenne endringer, ikke den enkelte brukeren.

Et eksempel fra Learn

Kunden har en virksomhetsbokføringsgruppe og en kundebokføringsgruppe. Varen har en produktbokføringsgruppe og en lagerbokføringsgruppe. På en salgsordre avgjør kombinasjonen av virksomhets- og produktgruppen inntekts- og vareforbrukskontoen. Kundegruppen avgjør fordringen, og lagerbokføringsgruppen avgjør lagerkontoen.

Tidspunktet for bokføringen avhenger av oppsettet, for eksempel av når dere bokfører lagerkostnader til finans.

Prøv å følge en salgsfaktura konto for konto før du går i produksjon. Bruk forhåndsvisning av bokføring og sjekk at hver linje havner på kontoen du forventer.

Mva og alternative grupper

Mva-grupper følger samme prinsipp: virksomhetsgruppe og produktgruppe kombineres i mva-oppsettet, som angir sats og kontoer. Det er et selvstendig sett med grupper. Les mer i artikkelen om mva-oppgjør.

Du kan tillate alternative kunde-, leverandør- og ansattbokføringsgrupper ved å slå på Allow Multiple Posting Groups i salgs-, kjøps- og personaloppsettet og på kortet. Da kan brukeren velge en annen gruppe på bilaget.

Legger dere til nye land eller varetyper, må de nye kombinasjonene settes opp før første bokføring. Gjør det til et fast punkt når det opprettes nye kunde- eller varegrupper.

Feilsøking og kontroll

Mangler en konto, viser Business Central siden Error Messages med en beskrivelse og en lenke til oppsettet som mangler. Bruk lenken i stedet for å gjette. Du kan også få beskjed om manglende kontoer, men Learn advarer om at systemet kan opprette plassholdere i oppsettet. Er ikke det tillatt hos dere, så slå beskjeden av og arbeid sammen med regnskapsavdelingen.

Etter bokføring kan du ikke slette brukte grupper eller oppsett. Bruk endringsloggen for å se hvem som har rettet i bokføringsgruppene og når.