Buchungsgruppen erklärt

Buchungsgruppen bestimmen, auf welchen Sachkonten eine Transaktion landet. Sind sie richtig eingerichtet, bucht Business Central selbst auf die richtigen Konten. Sind sie falsch, erhalten Sie Fehlermeldungen oder Buchungen auf dem falschen Konto. Hier sind die drei Haupttypen, wie sie kombiniert werden und was Sie prüfen sollten, wenn etwas schiefgeht. So wird es leichter, mit der Buchhaltung über die Einrichtung zu sprechen.

Die allgemeinen Gruppen

Microsoft teilt die Buchungsgruppen in allgemeine, spezifische und umsatzsteuerbezogene ein. Die allgemeinen bestehen aus zwei Gruppen, die kombiniert werden:

Überlegen Sie, was die Berichte zeigen sollen, bevor Sie Gruppen anlegen. Soll der Verkauf nach Kunden im Inland, in der EU und im Export aufgeteilt werden können, ergibt das drei Geschäftsbuchungsgruppen. Soll der Umsatz nach Waren, Dienstleistungen und Fracht aufgeteilt werden, ergibt das Produktbuchungsgruppen.

Geschäftsbuchungsgruppen (Gen. Business Posting Groups) werden Kunden und Lieferanten zugewiesen und sagen, an wen Sie verkaufen und von wem Sie kaufen.
Produktbuchungsgruppen (Gen. Product Posting Groups) werden Artikeln und Ressourcen zugewiesen und sagen, was Sie verkaufen und kaufen.

Die Einrichtungstabelle

Die Kombination der beiden Gruppen wählen Sie auf der Seite General Posting Setup. Für jede Kombination geben Sie die verwendeten Sachkonten an, zum Beispiel für Verkauf und Warenverbrauch. Derselbe Artikel kann damit auf verschiedene Konten gebucht werden, wenn die Kunden unterschiedliche Geschäftsbuchungsgruppen haben.

Je mehr Gruppen, desto mehr Zeilen. Sie können Konten aus einer vorhandenen Zeile kopieren, und das Feld Blocked verhindert, dass eine veraltete Kombination bei neuen Buchungen verwendet wird.

Planen Sie die Gruppen anhand der Berichte, die Sie haben wollen. Jede neue Gruppe ergibt mehr Zeilen, die gepflegt werden müssen. Teilen Sie also nur dort auf, wo das Rechnungswesen eine eigene Zahl braucht.

Die spezifischen Gruppen

Spezifische Gruppen gehören zu je einer Art von Daten. Debitoren- und Kreditorenbuchungsgruppen bestimmen die Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten. Lagerbuchungsgruppen bestimmen Lagerkonten je Kombination mit dem Lagerort. Bankbuchungsgruppen verknüpfen Bankkonten mit Sachkonten. Anlagenbuchungsgruppen (FA Posting Groups) bestimmen Konten für Anschaffung, Abschreibungen, Gewinn und Verlust.

Microsoft empfiehlt, dass das Sachkonto eines Bankkontos keine Direktbuchung erlaubt.

Die Buchungsgruppen bestimmen also, welche Zahlen in welche Zeile der Gewinn-und-Verlust-Rechnung kommen. Deshalb sollte die Buchhaltung Änderungen freigeben und nicht der einzelne Benutzer.

Ein Beispiel aus Learn

Der Kunde hat eine Geschäftsbuchungsgruppe und eine Debitorenbuchungsgruppe. Der Artikel hat eine Produktbuchungsgruppe und eine Lagerbuchungsgruppe. Bei einem Verkaufsauftrag bestimmt die Kombination aus Geschäfts- und Produktgruppe das Erlös- und das Warenverbrauchskonto. Die Debitorengruppe bestimmt die Forderung, und die Lagerbuchungsgruppe bestimmt das Lagerkonto.

Der Zeitpunkt der Buchung hängt von der Einrichtung ab, zum Beispiel davon, wann Sie Lagerkosten in die Finanzbuchhaltung buchen.

Verfolgen Sie eine Verkaufsrechnung Konto für Konto, bevor Sie in den Produktivbetrieb gehen. Nutzen Sie die Buchungsvorschau und prüfen Sie, dass jede Zeile auf dem erwarteten Konto landet.

Umsatzsteuer und alternative Gruppen

Umsatzsteuergruppen folgen demselben Prinzip: Geschäftsgruppe und Produktgruppe werden in der Umsatzsteuer-Einrichtung kombiniert, die Satz und Konten angibt. Das ist ein eigenständiger Satz von Gruppen. Mehr dazu im Artikel zur Umsatzsteuerabrechnung.

Sie können alternative Debitoren-, Kreditoren- und Mitarbeiterbuchungsgruppen zulassen, indem Sie Allow Multiple Posting Groups in der Verkaufs-, Einkaufs- und Personaleinrichtung sowie auf der Stammkarte aktivieren. Dann kann der Benutzer auf dem Beleg eine andere Gruppe wählen.

Fügen Sie neue Länder oder Artikeltypen hinzu, müssen die neuen Kombinationen vor der ersten Buchung eingerichtet werden. Machen Sie das zu einem festen Punkt, wenn neue Kunden- oder Artikelgruppen angelegt werden.

Fehlersuche und Kontrolle

Fehlt ein Konto, zeigt Business Central die Seite Error Messages mit einer Beschreibung und einem Link zur fehlenden Einrichtung. Nutzen Sie den Link, statt zu raten. Sie können auch eine Meldung über fehlende Konten erhalten, aber Learn warnt, dass das System Platzhalter in der Einrichtung anlegen kann. Ist das bei Ihnen nicht erlaubt, schalten Sie die Meldung ab und arbeiten Sie mit der Buchhaltung zusammen.

Nach dem Buchen können Sie verwendete Gruppen oder Einrichtungen nicht löschen. Nutzen Sie das Änderungsprotokoll, um zu sehen, wer die Buchungsgruppen wann geändert hat.