Boekingsgroepen uitgelegd

Boekingsgroepen bepalen op welke grootboekrekeningen een transactie terechtkomt. Als ze goed zijn ingesteld, boekt Business Central zelf naar de juiste rekeningen. Als ze verkeerd zijn, krijgt u foutmeldingen of boekingen op de verkeerde rekening. Hier staan de drie hoofdtypen, hoe ze worden gecombineerd en wat u moet controleren als er iets misgaat. Zo praat u gemakkelijker met de financiële afdeling over de inrichting.

De algemene groepen

Microsoft verdeelt de boekingsgroepen in algemene, specifieke en btw-gerelateerde. De algemene bestaan uit twee groepen die worden gecombineerd:

Bedenk wat de rapporten moeten tonen voordat u groepen aanmaakt. Moet de verkoop worden opgesplitst naar klanten in het binnenland, in de EU en voor export, dan geeft dat drie bedrijfsgroepen. Moet de omzet worden opgesplitst naar goederen, diensten en vracht, dan geeft dat productgroepen.

Bedrijfsboekingsgroepen (Gen. Business Posting Groups) worden toegewezen aan klanten en leveranciers en geven aan aan wie u verkoopt en van wie u koopt.
Productboekingsgroepen (Gen. Product Posting Groups) worden toegewezen aan artikelen en resources en geven aan wat u verkoopt en koopt.

De instellingstabel

De combinatie van de twee groepen kiest u op de pagina General Posting Setup. Voor elke combinatie geeft u de grootboekrekeningen op die worden gebruikt, bijvoorbeeld voor verkoop en kostprijs van de omzet. Hetzelfde artikel kan dus op verschillende rekeningen worden geboekt als de klanten verschillende bedrijfsgroepen hebben.

Hoe meer groepen, hoe meer regels. U kunt rekeningen kopiëren van een bestaande regel, en het veld Blocked voorkomt dat een verouderde combinatie wordt gebruikt voor nieuwe boekingen.

Plan de groepen op basis van de rapporten die u wilt hebben. Elke nieuwe groep geeft meer regels om te onderhouden, dus splits alleen waar de administratie een zelfstandig cijfer nodig heeft.

De specifieke groepen

Specifieke groepen horen bij één soort gegevens. Debiteurenboekingsgroepen en crediteurenboekingsgroepen bepalen de rekeningen voor vorderingen en schulden. Voorraadboekingsgroepen bepalen de voorraadrekeningen per combinatie met locatie. Bankboekingsgroepen koppelen bankrekeningen aan grootboekrekeningen. Vastenactivaboekingsgroepen (FA Posting Groups) bepalen de rekeningen voor aanschaf, afschrijving, winst en verlies.

Microsoft raadt aan dat de grootboekrekening op een bankrekening geen directe boekingen toestaat.

De boekingsgroepen bepalen dus welke cijfers op welke regel van de winst-en-verliesrekening komen. Daarom moet de financiële afdeling wijzigingen goedkeuren, niet de afzonderlijke gebruiker.

Een voorbeeld uit Learn

De klant heeft een bedrijfsboekingsgroep en een debiteurenboekingsgroep. Het artikel heeft een productboekingsgroep en een voorraadboekingsgroep. Op een verkooporder bepaalt de combinatie van bedrijfs- en productgroep de rekening voor opbrengsten en kostprijs van de omzet. De klantgroep bepaalt de vordering en de voorraadboekingsgroep bepaalt de voorraadrekening.

Het tijdstip van boeken hangt af van de inrichting, bijvoorbeeld van wanneer u voorraadkosten naar het grootboek boekt.

Probeer een verkoopfactuur rekening voor rekening te volgen voordat u live gaat. Gebruik de voorbeeldweergave van de boeking en controleer dat elke regel op de verwachte rekening terechtkomt.

Btw en alternatieve groepen

Btw-groepen volgen hetzelfde principe: bedrijfsgroep en productgroep worden gecombineerd in de btw-inrichting, die tarief en rekeningen bevat. Het is een aparte set groepen. Lees meer in het artikel over btw-afdracht.

U kunt alternatieve boekingsgroepen voor klanten, leveranciers en medewerkers toestaan door Allow Multiple Posting Groups aan te zetten in de verkoop-, inkoop- en personeelsinstellingen en op de kaart. Dan kan de gebruiker op het document een andere groep kiezen.

Voegt u nieuwe landen of artikelsoorten toe, dan moeten de nieuwe combinaties worden ingesteld vóór de eerste boeking. Maak er een vast punt van wanneer nieuwe klant- of artikelgroepen worden aangemaakt.

Foutopsporing en controle

Ontbreekt een rekening, dan toont Business Central de pagina Error Messages met een beschrijving en een link naar de inrichting die ontbreekt. Gebruik de link in plaats van te gokken. U kunt ook een melding krijgen over ontbrekende rekeningen, maar Learn waarschuwt dat het systeem plaatshouders in de inrichting kan aanmaken. Is dat in uw bedrijf niet toegestaan, zet de melding dan uit en werk samen met de financiële afdeling.

Na het boeken kunt u gebruikte groepen of instellingen niet verwijderen. Gebruik het wijzigingslogboek om te zien wie de boekingsgroepen heeft gewijzigd en wanneer.