Bokför automatiskt när journalen är godkänd

Journalen är godkänd, men någon annan måste komma ihåg att trycka på bokför. Under tiden går tid förlorad och journalen blir liggande. Artikeln visar vad Business Central kan göra i standard när bokföring ska följa på ett godkännande, var gränserna går och vilka alternativ som finns när ni vill att godkända dokument bokförs av sig själva. Du får också en bedömning av risken med att ta bort det sista klicket.

Vad Learn säger om automatisk bokföring

Microsoft Learn skriver att systemuppgifter som automatisk bokföring kan ingå som steg i ett workflow och att användaruppgifter kan komma före eller efter dem. Ett workflow består av en händelse och ett svar, och man väljer bland svar som Microsoft redan har skapat.

Vilka svar som finns beror på dokumenttyp. Öppna sidan med workflowsvar och se om det finns ett svar för att bokföra den typ av dokument eller journal ni arbetar med. Finns det inte kan svaret inte läggas till utan utveckling.

Det Learn inte visar

Vi kunde inte bekräfta att alla journaler och dokument har ett bokföringssvar i standardworkflowet. Idén om att bokföra automatiskt efter godkännande har ungefär 170 röster på Microsofts idéportal, vilket tyder på att många inte hittar det de letar efter. Använd en sandlåda för att testa innan ni går vidare i produktion.

Tre alternativ för att slippa vänta

Schemalagd bokföring är det alternativ som är lättast att komma igång med, eftersom det bara kräver en jobbkörningspost och ett filter. Den största fallgropen är filtret: är det för brett bokförs journaler och ordrar som ingen har sett.

Schemalagd bokföring av godkända dokument. Jobbkön kan köra rapporter som Batch Post Sales Orders. Sätt filter på status frisläppt och bokföringsdatum till i dag eller tidigare, annars bokförs allt, även dokument som inte är klara. Det passar för dokument, inte för journaler.
Bokföring via jobbkö. I inställningarna för försäljning och inköp kan man slå på bokföring via jobbkö, så att dokument bokförs i bakgrunden och inte blockerar andra användare.
Ett flöde i Power Automate. Learn nämner flöden som utlöses av ändringar i Business Central, och godkännandeflöden. Ett flöde kan reagera på ett godkännande och starta något annat, men det kräver Power Automate-licens och uppsättning.

Risker med att ta bort det sista klicket

Det sista klicket är också en sista kontrollpunkt. Tar ni bort det måste godkännaren veta att godkännande betyder bokföring. Bokföringsdatumet måste vara rätt, perioden måste vara öppen och journalen måste vara testad. Fel som upptäcks efter bokföring rättas med motbokningar, inte genom att ta bort.

Använd 'Preview Posting' innan journalen skickas för godkännande och låt godkännaren se resultatet i godkännandemeddelandet.

Dokumentera dessutom vem som får godkänna och vilka beloppsgränser som gäller. Automatisk bokföring gör godkännandet mer kritiskt, så gränserna bör gås igenom minst en gång per år.

När det är rimligt

Automatisk bokföring efter godkännande passar bäst för återkommande, förutsägbara processer där godkännaren ser exakt det som bokförs. Det kan vara betalningar som är godkända i en journal eller försäljningsordrar under ett visst belopp som ändå godkänns rutinmässigt.

Det passar sämre för ovanliga eller stora bokningar där godkännaren behöver se konsekvensen i bokföringen. Där är det sista klicket en del av kontrollen. Bestäm vilka processer som hör till vilken kategori innan ni automatiserar något.

Testa alltid med en liten batch först. Se hur fel hanteras, vem som får besked och vad som händer om perioden är stängd eller bokföringsdatumet är fel.

Vad vi överväger

På vår lista över möjliga appar finns Approve and Post. Tanken är att en godkänd journal bokförs automatiskt med spärr och logg. Det är en idé vi överväger och ingen app du kan ladda ner eller köpa. Se listan om du vill följa utvecklingen.