Automatisch buchen, sobald das Buch.-Blatt genehmigt ist

Das Blatt ist genehmigt, aber jemand anderes muss daran denken, auf Buchen zu klicken. In der Zwischenzeit geht Zeit verloren, und das Blatt liegt herum. Der Artikel zeigt, was Business Central im Standard kann, wenn das Buchen auf eine Genehmigung folgen soll, wo die Grenzen liegen und welche Alternativen es gibt, wenn genehmigte Belege sich von selbst buchen sollen. Dazu gibt es eine Einschätzung des Risikos, wenn man den letzten Klick entfernt.

Was Learn über automatisches Buchen sagt

Microsoft Learn schreibt, dass Systemaufgaben wie automatisches Buchen Schritte in einem Workflow sein können und dass Benutzeraufgaben davor oder danach stehen können. Ein Workflow besteht aus einem Ereignis und einer Antwort, und man wählt unter Antworten, die Microsoft bereits erstellt hat.

Welche Antworten es gibt, hängt vom Belegtyp ab. Öffnen Sie die Seite Workflow Responses und prüfen Sie, ob es eine Antwort zum Buchen des Beleg- oder Blatttyps gibt, mit dem Sie arbeiten. Gibt es sie nicht, lässt sich die Antwort nicht ohne Entwicklung hinzufügen.

Was Learn nicht zeigt

Wir konnten nicht bestätigen, dass alle Blätter und Belege im Standard-Workflow eine Buchungsantwort haben. Die Idee, nach der Genehmigung automatisch zu buchen, hat im Ideenportal von Microsoft rund 170 Stimmen. Das deutet darauf hin, dass viele das nicht dort finden, wo sie suchen. Testen Sie in einer Sandbox, bevor Sie etwas in der Produktion ändern.

Drei Alternativen, damit niemand wartet

Geplantes Buchen ist die Alternative, mit der man am leichtesten anfängt, weil sie nur einen Jobwarteschlangeneintrag und einen Filter braucht. Die größte Falle ist der Filter: Ist er zu weit gefasst, werden Blätter und Aufträge gebucht, die niemand gesehen hat.

Geplantes Buchen genehmigter Belege. Die Jobwarteschlange kann Berichte wie Batch Post Sales Orders ausführen. Setzen Sie einen Filter auf den Status Freigegeben und ein Buchungsdatum heute oder früher, sonst wird alles gebucht, auch Belege, die nicht bereit sind. Das passt für Belege, nicht für Buch.-Blätter.
Buchen über die Jobwarteschlange. In der Verkaufs- und der Einkaufseinrichtung (Sales & Receivables Setup und Purchases & Payables Setup) lässt sich das Buchen über die Jobwarteschlange aktivieren, sodass Belege im Hintergrund gebucht werden und andere Benutzer nicht blockieren.
Ein Flow in Power Automate. Learn erwähnt Flows, die durch Änderungen in Business Central ausgelöst werden, sowie Genehmigungs-Flows. Ein Flow kann auf eine Genehmigung reagieren und etwas anderes starten, braucht aber eine Power-Automate-Lizenz und Einrichtung.

Risiken, wenn man den letzten Klick entfernt

Der letzte Klick ist auch ein letzter Kontrollpunkt. Entfernen Sie ihn, muss der Genehmiger wissen, dass Genehmigen Buchen bedeutet. Das Buchungsdatum muss stimmen, die Periode muss offen sein, und das Blatt muss getestet sein. Fehler, die nach dem Buchen auffallen, werden mit Gegenbuchungen korrigiert, nicht durch Löschen.

Nutzen Sie die Buchungsvorschau (Preview Posting), bevor das Blatt zur Genehmigung gesendet wird, und lassen Sie den Genehmiger das Ergebnis in der Genehmigungsbenachrichtigung sehen.

Dokumentieren Sie außerdem, wer genehmigen darf und welche Betragsgrenzen gelten. Automatisches Buchen macht die Genehmigung kritischer, daher sollten die Grenzen mindestens einmal im Jahr überprüft werden.

Wann ist es sinnvoll

Automatisches Buchen nach der Genehmigung passt am besten zu wiederkehrenden, vorhersehbaren Prozessen, in denen der Genehmiger genau das sieht, was gebucht wird. Das können Zahlungen sein, die in einem Blatt genehmigt wurden, oder Verkaufsaufträge unter einem bestimmten Betrag, die ohnehin routinemäßig genehmigt werden.

Weniger gut passt es zu unbekannten oder großen Buchungen, bei denen der Genehmiger die Auswirkung auf die Buchhaltung sehen muss. Hier gehört der letzte Klick zur Kontrolle. Entscheiden Sie, welche Prozesse in welche Kategorie fallen, bevor Sie etwas automatisieren.

Testen Sie immer zuerst mit einem kleinen Batch. Sehen Sie, wie Fehler behandelt werden, wer benachrichtigt wird und was passiert, wenn die Periode geschlossen oder das Buchungsdatum falsch ist.

Was wir prüfen

Auf unserer Liste möglicher Apps steht Approve and Post. Der Gedanke ist, dass ein genehmigtes Blatt automatisch gebucht wird, mit Sperre und Protokoll. Es ist eine Idee, die wir prüfen, und keine App, die Sie herunterladen oder kaufen können. Sehen Sie sich die Liste an, wenn Sie auf dem Laufenden bleiben möchten.